Durante o painel “Quanto custa a perda da informação” apresentado nesta terça-feira no ECMSHOW SÃO PAULO, o especialista Luís Santoyo, consultor de records management, discorreu sobre o impacto do gerenciamento de arquivos nos custos de uma empresa.

Segundo ele, o armazenamento de arquivos ativos cresce a um ritmo de 25% ao ano, gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando por informações armazenadas de forma inadequada e funcionários perdem até duas horas diárias em busca de documentos extraviados.

“Para o profissional de gestão de arquivos, é intrigante perceber o investimento perdido com o armazenamento de dados tidos como estruturados. Cerca de dois terços de todos os papéis são inúteis para a empresa e poderiam ser destruídos ou removidos para setores que dispendessem menos despesas”, explicou o especialista.

Mas como se preparar para os prejuízos que a perda de informação acarreta? Para ele, é fundamental possuir uma base organizacional estruturada para horizontalizar o conhecimento dos processos entre os departamentos responsáveis, independente de o sistema de armazenamento da informação ser analógico ou digital.

De acordo com o especialista, empresas perdem um documento a cada 12 segundos. “Prejuízos inestimáveis de ordem financeira e reputacional ocorrem nas empresas diariamente por conta de erros de estruturação organizacional, tanto em situações de desastres naturais como em situações de falha humana, que configuram 67% dos casos de perda de documentos, tornando-os 30 vezes mais ameaçados por vírus, fator que lidera a causa da perda dos dados”, concluiu.