É muito comum ouvir de grandes empresas que procuram uma solução de ECM o desejo de digitalizar tudo que detêm em sua base de dados. Tal visão se deve à antiga perspectiva acerca do ECM como uma simples digitalização dos documentos.

“Para obter sucesso ao recomendar a estratégia de ECM, é preciso conhecer real necessidade de armazenamento de informação da empresa, como por exemplo, se ela demanda certificação digital”, afirmou José Guilherme Junqueira Dias, superintendente da SBK BPO e palestrante do painel “Como escolher e comprar uma solução de Gestão de Informações”, apresentado no ECMSHOW SÃO PAULO 2013.

Segundo dados do Gartner, cerca de 50% dos projetos de ECM falham quando a empresa dispende menos de seis meses na escolha da solução e do fornecedor, o que mostra que o caminho a ser percorrido para o êxito da otimização da gestão de documentos deve partir de uma análise feita sob medida, que envolva os stakeholders e seja simples e funcional, de acordo com o especialista.

A partir da correta estruturação do gerenciamento documental da empresa, explicou ele, é possível revisar a estratégia de BPM que permita a avaliação da real necessidade de automatizar o gerenciamento de dados e, assim, obter ganhos em eficiência e eficácia no processo de tomada de decisão.

De acordo com José Guilherme, há questões regulatórias que constituem um obstáculo na gestão inteligente de documentos da empresa. “Tecnologias em final de vida como o microfilme, que, por conta da legislação necessitam ser guardadas, continuam arquivadas dentro das empresas, pois o documento original se faz necessário em caso de contestação”, afirmou.

“A falta de uma política de gestão documental leva a empresa a não administrar corretamente o fluxo de seus documentos. Raras são as companhias com políticas sólidas de gestão de documentos. O nível de maturidade das corporações ainda é muito baixo”, destacou.