Por Carlos Roberto Lorenz Albieri
Advogado militante na área empresarial, Especialista em Contratos Empresariais pela PUC/SP, antigo head jurídico de empresa de BPO em guarda de documentos

No mundo corporativo, diversas são as áreas de negócio que fazem parte da parte preventiva e de fato participam do “core business”. Cada área contribui com uma etapa para a administração empresarial como um todo. Essa reunião e coordenação de áreas traduz a “gestão” da empresa.

Contudo, não só de áreas internas que se compreende o todo de uma atividade empresarial. É necessária a contratação de diversos serviços terceirizados que, além de necessários, ao longo do tempo se tornam essencialmente estratégicos. A terceirização de guarda documental e os serviços terceirizados (BPO) de documentos e processos, certamente é uma delas.

Neste contexto, qualquer empresa que deseje realizar a terceirização de algum de seus processos de negócio, ou a guarda de documentos e serviços assessórios, deve observar alguns cuidados, assim como em todas as demais contratações terceirizadas, vejamos.

Antes de mais nada, a área de contratação do serviço deve buscar informações comerciais acerca dos “players”, histórico e infraestrutura empresarial de cada fornecedor, independentemente das quantidades e objetos a serem contratados. Obviamente que em casos de grandes escopos, a contratação deve estar amparada de procedimentos e envolvimento de demais áreas do negócio da contratante que possam assegurar de forma assertiva as exigências legais em termos de infraestrutura física, virtual e jurídica.

Nestes casos, geralmente são oportunidades que envolvem RFQ/RFI/tomada de preços prévios. De toda forma, a contratação geral de uma empresa de guarda ou de terceirização de processos de negócio, deve observar, além das questões técnicas acima mencionadas, de maneira objetiva, outros pontos que, juridicamente possam amparar o contratante nas mais diversas situações.

Estes pontos devem estar traduzidos de forma clara, no contrato de prestação de serviços. Muitas vezes, algumas empresas apostam em contratações apenas com base em propostas comerciais, no entanto, essa “omissão” de informações só prejudica contratante e contratada. Sendo assim, é condição “sine qua non” a existência de um contrato claro que permeie a relação e possa antever algumas questões durante a relação. Neste sentido, observa-se as previsões do Código Civil em seus artigos 421 a 480 que amparam as regras e condições dos contratos em geral, incluindo as adaptações a esse tipo de prestação de serviços. Considera-se o contrato que envolve o BPO, de forma geral, um negócio jurídico bilateral, devendo dispor, obrigatoriamente, deveres/obrigações, direitos e responsabilidades.

Dentre tais aspectos, no caso dos contratos de BPO ou de guarda de documentos, sejam estes físicos e/ou eletrônicos, sugere-se sempre a observância de um objeto claro, destacando e conceituando cada serviço a ser executado. Isso porque existem diversas etapas operacionais e produtivas tanto nos serviços referente a processos e/ou análise documental, como na guarda de documentos físicos, tais como, transporte dos documentos, passando pela preparação documental (higienização, digitação, indexação, digitalização) e armazenagem propriamente dita.

E não só bastarão as conceituações adequadas. Também é necessária uma nomenclatura contratual que seja idêntica à operacional pois podem existir alterações na legislação no decorrer dos anos, que também modificam o conceito e, por consequência, sua nomenclatura.

Todas estas e outras conceituações são necessárias para que se possa analisar os riscos operacionais e de responsabilidade do fornecedor. Não se pode recomendar este tipo de contratação de forma simples, por adesão ou apenas amparada em proposta comercial.

Outro aspecto importante, será a observância da aplicação da futura LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), tendo em vista que o seu objetivo é criar segurança jurídica das informações/dados de pessoas naturais e jurídicas, padronizando e protegendo-as.

Isso tudo deverá estar conjugado com o fato da exigência e existência de cláusula de confidencialidade que deve prever que o fornecedor terá acesso aos dados da contratante e de terceiros, inclusive. Nesta cláusula, de forma geral, sugere-se que exista a previsão de quais dados especificamente serão tratados e compartilhados.

Por fim, os demais aspectos contratuais no geral passam pelo cumprimento de prazos operacionais, exigidos muitas vezes via “service level agreement” e condicionáveis a aplicação de multas relacionadas à própria precificação contratual. A recomendação final deste tipo de contrato é sempre analisar as condições de execução e prazos bem como eventuais condições em caso de rescisão contratual, já que, como apontado, os serviços executados neste tipo de contrato são bastante específicos e é necessário sempre esmiuçar as atividades a serem realizadas.

Pelas peculiaridades do tema, não haveria como esgotá-lo, contudo, poderá ser utilizado como referência neste tipo de relação, lembrando que a experiência e expertise profissional demonstram que os cuidados e recomendações variam bastante a depender das características de cada serviço contratado.