Com certeza, você já parou para pensar quais são os maiores desafios que a sua empresa enfrenta no dia a dia. A princípio, é bem provável que uma das primeiras coisas que veio à sua cabeça foi a vontade de gerir documentos de maneira mais eficaz.
Sendo assim, é essencial, antes de qualquer coisa, entender como funciona o armazenamento de informações da sua empresa. Já houve uma migração para o digital ou são guardadas de forma física?
Se o consumo de papel ainda for alto, saiba que você não está sozinho, já que, segundo dados do Serasa Experian, 44% das companhias guardam os papéis sem digitalizar. Porém, o mesmo levantamento mostrou que 87% das empresas querem aderir ao conceito de escritório paperless, para eliminar o consumo de papel.
Portanto, no artigo de hoje, vamos explorar um pouco mais sobre o que é um escritório paperless e o que o seu negócio está perdendo por ainda não ter adotado essa prática.
Continue lendo e saiba mais sobre essa tendência mundial que tem cada vez mais adeptos.
O que é paperless?
Derivada do inglês, a palavra paperless pode ser traduzida livremente como “sem papel”.
Dessa maneira, quando falamos de um escritório paperless, estamos nos referindo a um gerenciamento com políticas internas que zeram o consumo de papel no ambiente de trabalho. Ou seja, é a mudança dos meios físicos para os digitais, tanto online (armazenamento em nuvem) quanto offline (digitalização de documentos).
Ter um escritório paperless, no entanto, não é uma tarefa simples. Isso requer uma reestruturação da cultura organizacional para implementar essa prática naturalmente, aos poucos. Com isso, é necessário oferecer as condições certas para que o comportamento dos colaboradores mude nesse sentido.
Para mostrar a importância de aderir exclusivamente aos meios digitais, preparamos uma lista com 4 vantagens que você está perdendo por não ter um escritório paperless. Confira!
4 vantagens de ter um escritório paperless
1. Redução de gastos
A circulação digital dos documentos garante menos custos voltados para a compra de suprimentos de papelaria e escritório, como folhas de papel, pastas, cartuchos de tinta para impressoras etc.
2. Agilidade no acesso aos arquivos
Imagine encontrar o arquivo que você precisa sem gastar horas procurando — um feito que seria impossível no armazenamento físico, dependendo do seu acervo. No digital, isso é bem mais ágil! Bastam alguns cliques.
3. Negociações com tempo de duração menor
Fechar negócios se torna mais simples e menos burocrático no paperless. Não é preciso enviar contratos pelos Correios e esperar uma devolutiva. Em questão de minutos, você consegue assinar, enviar para a outra parte envolvida e receber o documento assinado.
4. Mais segurança
O escritório paperless proporciona mais segurança, pois mostra quem acessou cada informação e quando isso foi feito. Tudo projetado para um gerenciamento mais seguro e eficaz.
Contrate uma solução integrada para gerir os documentos do seu negócio
Agora que você já sabe o que está perdendo por não ter um escritório paperless, deve ter percebido também como isso deixa o dia a dia mais descomplicado e agradável. Que tal investir na implementação desse movimento na sua empresa?
Se não souber como fazer isso, não se preocupe. Oferecemos soluções integradas em organização, temporalidade de documentos, BPO, digitalização, GED e Descarte Seguro.
Quer saber mais? Solicite agora o contato gratuito com o time da Soluarq para tirar as suas dúvidas.
Publicado originalmente em Soluarq.
