Quem nunca ouviu a frase “na minha bagunça eu acho tudo”? Se você conhece alguém que se utiliza dessa premissa, não acredite! Na era digital é quase impossível achar os documentos armazenados de forma desordenada. Também não há como ser produtivo sem criar e seguir regras no momento de organizar arquivos.
O mesmo acontece com as empresas. Sem metodologia, todos perdem muito tempo com atividades que deveriam ser simples como armazenar e acessar arquivos.
A falta de método causa muitos transtornos para empresas de todos os tamanhos e setores da economia. Entre eles, desperdício de recursos de armazenamento, perda de produtividade e, o mais grave, perda de segurança dos dados e informações.
Não é difícil encontrarmos o mesmo documento, que por qualquer motivo foi enviado para cinco pessoas dentro de uma corporação, armazenado em duplicidade em vários locais diferentes – diretórios locais, rede e até na internet.
À medida que os colaboradores alteram e respondem, o mesmo arquivo vai ganhando mais cópias. Logo fica impossível descobrir qual é e onde está a última versão do arquivo inicial. Com o ritmo tão acelerado do mercado, a busca nesses casos passa a ser outro martírio.
Multiplicando esse episódio por centenas e milhares de colaboradores dá para se ter uma ideia da dificuldade que é manter esses arquivos virtuais em ordem.
Por esses motivos, a Gestão Inteligente de documentos ou em inglês ECM – Enterprise Content Management - é uma tendência que não para de crescer no mundo e também no Brasil. De uma forma simplificada, é um conjunto de estratégias e ferramentas utilizadas para capturar, armazenar, compartilhar, preservar e disponibilizar arquivos.
Como não é possível confiar em controles manuais, existem softwares e ferramentas capazes de fazer isso de forma inteligente.
O ganho de produtividade ao se utilizar recursos de ECM é exponencial em todos os departamentos da empresa.
Além do processo de armazenagem, o ECM propicia a indexação correta, workflow automático (quando várias pessoas estão envolvidas em um processo de aprovação) gestão de notificações (quando um contrato está prestes a vencer), entre outros recursos.
Para ilustrar, uma empresa que já usa o ECM no processo de admissão de pessoas, por exemplo, captura os dados dos documentos do futuro funcionário via scanner. Os dados são enviados para o setor de Recursos Humanos, que automaticamente abrirá o repositório correto para armazenar esses e os demais documentos que virão na sequência como, por exemplo, o exame admissional, entre outros. Quando as férias desse colaborador estiverem perto de vencer, os gestores são avisados com antecedência.
As tecnologias de ECM disponíveis no mercado já operam em sintonia com a computação em nuvem, o que propicia ainda mais economia e produtividade.
Na era do Big Data, não dá mais para acreditar que é possível gerenciar documentos da mesma forma que fazíamos na época do fichário, não é mesmo?
* Paulo Theophilo é Diretor de Marketing e Negócios da Simpress
