Por Roberto Gonçalves, CEO na eBox Digital S.A.
Independentemente do porte, toda e qualquer empresa tem como processo administrativo cotidiano o arquivamento de documentos. A prática é fundamental para manter todos os arquivos tanto organizados como em segurança, fazendo com que a gestão de documentos seja efetiva.
A ação é necessária, pois ela serve para manter os dados privados e todas as informações seguras levando em consideração tantos a Lei Geral de Proteção de Dados em vigor no Brasil como a GDPR que é uma norma internacional.
Entenda no que consiste o arquivamento de documentos
O arquivamento de documentos consiste na prática de sistematizar o processo de armazenar todos os papéis de maneira ordenada e de forma regular. Ao fazer isso, ficará fácil o processo de encontrar o que for necessário, pois o arquivamento de documentos é feito a partir de técnicas que vão classificar tudo o que for armazenado.
A função prioritária do arquivamento de documentos é fazer com que todas as informações fiquem seguras e fáceis de serem encontradas quando a busca for realizada. Além disso, a ação realizada de forma efetiva vai contribuir para que sua empresa tenha a capacidade de fazer o gerenciamento de todos os documentos de forma eficiente.
Benefícios do arquivamento de documentos
Quando se fala em arquivamento de documentos, significa que a empresa que adota essa medida consegue funcionar de uma maneira eficiente, pois os arquivos estão organizados e seguros fazendo com que a hora de busca seja simples, resultando na diminuição do tempo gasto com o levantamento de informações.
Como o tempo é dinheiro, a empresa que mantém em ordem os documentos fará com os colaboradores e os gestores desenvolvam suas atribuições a contento fazendo com que os resultados sejam obtidos mais rapidamente.
Atendimento a normas legais
O arquivamento de documentos ainda é uma forma da empresa atender as normas legais que podem ser jurídicas ou fiscais. Neste grupo, devem ser mantidas:
- notas fiscais
- registros trabalhistas
- documentos contábeis
- dados financeiros
No Brasil, a lei 8159/1991 é responsável por regulamentar a política nacional dos arquivos tanto públicos quanto privados. Nesta norma, ainda constam todos os documentos que devem ser arquivados com regras específicas, ainda mais aqueles que forem de interesse público.
Além da lei, foi editado ainda o decreto nº4.073/2002 que traz outras regras que têm relação direta com o arquivamento de documentos.
Já para a maneira de arquivar por meio de meios eletromagnéticos, foi publicada a lei 12.682/2012.
A norma que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos visa fazer com que todo o processo de transformação digital seja adequado tanto em instituições privadas quanto públicas e traz as definições a respeito de como esses documentos têm valor jurídico.
Em 2020, ainda foi editado o Decreto 10.278/2020 que define os critérios para que documentos públicos e privados sejam digitalizados e, ainda, traz formas em que podem ser comprovadas a integridade e a autoridade, como quando o documento é assinado de forma eletrônica.
Arquivamento de documentos garante preservação de informações valiosas
Além dos benefícios citados acima, o arquivamento de documentos ainda é o meio pelo qual as informações úteis são arquivadas. Assim, toda vez que for necessário fazer uma consulta ou recuperar, elas estarão disponíveis.
Essa medida traz a segurança da informação, pois como estarão guardadas da melhor forma possível, elas não estão sujeitas a serem perdidas ou serem roubadas, pois as informações confidenciais despertam o interesse de pessoas com más intenções.
Sem contar ainda que quando se faz uma organização de arquivos efetiva, a empresa ganha não só na parte administrativa como também operacional.
Manutenção de registros históricos internos
O arquivamento de documentos ainda garante a manutenção de registros históricos internos. Ter acesso a esses papéis significa sempre ser possível fazer uma avaliação de como está a produtividade da empresa podendo fazer por mês, por trimestre, por semestre e até mesmo anualmente.
Proteção de registros comerciais
Todas as empresas lidam cotidianamente com propostas, planejamentos de compras, vendas, valores de custos, informações dos mais variados setores, entre outros. A manutenção dos dados faz com que eles possam ser avaliados sempre que necessário traçando um paralelo das ações que já passaram e as que vêm pela frente.
Como a empresa pode fazer o arquivamento de documentos?
O arquivamento de documentos é um processo que requer começo, meio e fim. Entender todas as etapas e executá-las é a melhor maneira de garantir tanto a segurança da informação como o acesso quando necessário.
- Conheça a natureza do documento: todo documento tem uma função e natureza. Antes do arquivamento é fundamental ter todo esse conhecimento para que o processo seja facilitado e executado da forma correta.
- Arquivos devem ter triados: a triagem integra o processo de arquivo, pois é nesta etapa que será separado os documentos físicos dos digitais. Para fazer a separação, pode ser definida uma categorização que pode ser seguindo a ordem alfabética ou o ano do documento. Depois, separar de acordo com as necessidades da empresa, listando se são documentos de clientes, funcionários, contratos, rh, entre outros.
- Defina um local: após separar, agora é hora de definir o local em que todos os documentos serão mantidos. O ideal é que esse ambiente seja monitorado e tenha controle de acesso. No entanto, optar pela gestão de documentos digital é a maneira mais eficiente atualmente, pois torna os processos mais simples.
- Documentos contábeis devem ser separados por categoria: são vários os documentos contábeis, por isso é fundamental que eles sejam divididos e guardados para atender todas as normas, pois eles podem ser necessários em auditorias ou tributação. Assim, separe cada um deles conforme o assunto.
- Cuidado com documentos sobre compra de imóveis: contratos de compra e venda de imóveis e de financiamento, devem ser guardados de forma segura até que o registro da escritura seja efetuado. Essa guarda deve ser efetuada a fim de possibilitar que, caso necessários, esses documentos sejam conferidos.
- Acesso a documentos devem ser limitados: essa é uma medida de segurança fundamental, a fim de garantir que todos os dados sejam acessados apenas por quem pode. Lembre-se de manter os documentos pessoais e financeiros acessíveis apenas a quem pode ter acesso e utilize senhas para melhorar a segurança.
- Defina prazo para arquivamento de documentos: boa parte dos documentos precisam ser arquivados durante um prazo legal. Assim, é fundamental garantir a integridade deles. Em média, é preciso manter alguns documentos guardados por cinco anos, mas há outros que exigem prazo de 10 e 35 anos.
- Documentos precisam ser digitalizados: a digitalização é o meio mais eficiente de arquivar, porque ela mantém os dados seguros bem como o acesso a eles. Sem contar que evita gastos, torna a rotina de uma empresa mais ágil e não só mantém como preserva.
- Microfilmagem: no processo de arquivamento de documentos, há empresas que fazem uso do recurso da microfilmagem que nada mais é do que fazer uma foto e depois guardar com microfilme, porque ela dura mais que o papel. A técnica é boa, porque diminui o número de arquivos físicos.
- Use assinatura eletrônica: a utilização da assinatura eletrônica também é uma alternativa, porque reduz tempo, armazenamento de papeis e erros. Com o software próprio para assinar digitalmente, os profissionais têm maior mobilidade e também estão garantidos juridicamente.
Arquivamento de documentos: onde guardar?
Tanto físicos quanto digitais, os documentos precisam ser guardados, porque é fundamental escolher os locais em que será efetuado o arquivamento dos documentos que podem ser tanto físicos quanto na nuvem.
Os documentos físicos precisam ficar em
- plásticos
- pastas
- fichários
- armários
- salas
Além de tudo isso, eles ainda precisam estar em um local que ofereça as devidas condições a fim de garantir a sua integridade. Sem contar que é possível ainda recorrer a um software que vai ajudar a catalogar todos esses papéis e fazer com que eles sejam encontrados de forma simples toda vez que for necessário o seu uso.
Entenda como fazer o arquivamento de documentos digitais
Fazer a gestão de documentos digitais é a garantia que a empresa tem de evitar problemas a curto, médio e longo prazo. Além disso, ela consegue fazer com que tudo fique com a devida organização.
Para manter o arquivamento dos documentos digitais, a empresa precisa estar atenta à questão do espaço disponível.
Para isso, vez por outra, é necessário dar uma conferida o que realmente é necessário ficar arquivado e descartar o que realmente não precisa. Assim, o ideal é que essa limpeza seja executada uma vez por semana e sejam excluídos tanto o que não será usado como também o que já foi impresso.
É importante ainda que a sua estrutura de organização seja funcional para que o organograma faça todo o sentido para quem está buscando determinado documento. Por isso, é preciso que a classificação seja definida por critérios como:
- origem
- perfil
- acesso liberado
A manutenção dessas informações tanto no arquivamento físico quanto digital fará com que todos encontrem o que precisam com maior rapidez.
Lembre-se dos backups
Para evitar a perda dos arquivos, é fundamental que se armazenados digitalmente, o backup seja feito de forma frequente, ou seja, pelo menos uma vez por semana.
Mas, para ser efetivo, é fundamental que as pessoas tenham acesso sempre que precisarem, os dados estejam completos e as informações seguras, isso significa que só pode ter acesso quem realmente tiver a liberação.
Os critérios mencionados acima são fundamentais para que a política de backup entregue o que ela propõe que nada mais é do que ter uma cópia de cada documento em diferentes locais, pois essa medida vai garantir a redundância operacional.
Ainda na política de backup, é preciso levar em consideração qual o valor que os dados possuem, assim quem tem mais importância merece mais cópias e a quantidade de vezes que são modificados. isso significa que determinado documento só precisa entrar no backup se ele foi modificado, caso contrário, não tem necessidade.
Monitoramento constante do uso dos arquivos
Para que a empresa consiga otimizar toda a sua empresa e, ainda, manter a segurança da informação, ela precisa monitorar os arquivos. Para isso é necessário:
- observar quem tem acesso ao que
- em quais períodos esses arquivos são acessados
- quais tipos de operações são executados
- quais são as taxas de leitura e de escrita
- como são alterados
Essa ação vai dar um norte para a empresa a respeito de quais dados são considerados como prioridade. A digitalização dos documentos, o arquivamento dos dados, backups e monitoramento vão fazer com que a segurança de sua empresa seja cada vez mais eficiente.
É fato que essa digitalização, no começo, tende a causar um grande impacto. Apesar disso, sua empresa será muito beneficiada, porque o trabalho será integrado e a redução de custos é uma questão de tempo.
Sem contar que a perda de tempo na busca por papéis será uma realidade muito distante, porque os dados serão usados de forma efetiva. Além disso, a empresa terá capacidade para fazer uma avaliação sobre como o trabalho está sendo desenvolvido e as equipes poderão trocar dados sem medo deles sumirem.
Conte com a eBox para o arquivamento de documentos
A transformação digital já é uma realidade, porém a empresa que está em busca de meios para isso pode entrar em contato agora mesmo com o nosso time. isso porque, a nossa guarda de documentos físicos e digitais acontece de forma segura, pois trabalhamos com sigilo de informação.
Apresentamos ainda a redução de custos, porque os gestores têm a oportunidade de otimizar seu espaço físico por meio da terceirização do arquivamento de documentos.
Sem contar que tudo isso ainda passa a contar com um padrão de organização o que fará com que tudo seja encontrado rapidamente, porque nossos consultores desenvolvem projetos sob medida para sua companhia.
Como resultado, o cotidiano dos profissionais ganha mais produtividade e reduz o número de papéis circulando e, ainda, todos os prazos de autoria e fiscalização são atendidos. Para de perder tempo e aposte nos benefícios que a tecnologia veio trazer!
Publicado originalmente em eBox Digital.
