Denominado “Projeto Horizonte”, proporcionou resultados visíveis na empresa, como apuração de resultados em minutos, maior agilidade na tomada de decisão e acesso a um número maior de informações confiáveis. A implementação na CIAFLU, que é um dos fabricantes dos produtos Coca-Cola no país, também contemplou a integração com o “BASIS”, sistema próprio de gestão comercial
Buscar melhores práticas em gestão empresarial, automatizar e estruturar os sistemas de suporte aos seus processos de negócio. Estes foram os principais objetivos da Companhia Fluminense de Refrigerantes - CIAFLU, um dos primeiros fabricantes de Coca-Cola no Brasil, ao investir no projeto denominado Horizonte. A companhia, sediada em Porto Real - RJ pretendia ainda com a iniciativa, finalizada em agosto, implantar uma estrutura para suportar o crescimento, excluindo a duplicidade de informações em diferentes sistemas, e aprimorando a tomada de decisão.
Para a implementação do projeto Horizonte, a CIAFLU contou com a expertise e apoio da Red&White, empresa especializada em soluções gerenciais de TI. A solução escolhida para a viabilização do projeto foi o ERP - SAP All-in-One na versão ECC 6.0 (Enterprise Central Component). As áreas atendidas pela iniciativa são produção, fiscal, manutenção, compras, estoques, controladoria, finanças e gestão patrimonial. Atualmente a base de dados do ERP SAP na CIAFLU possui 349 GB em produção e é utilizada por cerca de 200 profissionais. Com a finalização do projeto Horizonte, foram desativados os sistemas anteriores SISPRO e um sistema próprio de gestão financeira.
O projeto também contemplou a integração com “BASIS”, sistema legado comercial utilizado pela CIAFLU. O processo de integração SAP x BASIS, conduzido pela Red&White, ocorreu por meio de programas ABAP (Advanced Business Application Programming) que gravam as transações diretamente nos respectivos bancos de dados dos sistemas. Para evitar um número grande de programas ABAP e eventuais inconsistências, as próprias funcionalidades do SAP foram utilizadas para distribuir ou gravar as transações contábeis, fiscais e de estoques do BASIS dentro do sistema SAP.
O BASIS é responsável pelos processos de emissão de nota fiscal, gestão de preços e equipamentos de mercado, como geladeiras, freezers e materiais de merchandising, além de fazer interface com o software que faz a comunicação entre as empresas (usuárias de NF-e), e a Secretaria da Fazenda do Estado para emissão e controle das notas fiscais eletrônicas. O sistema é empregado nas áreas comercial e de controladoria para gestão dos contratos de comodatos, que podem ser realizados manualmente ou através de funcionalidades automatizados do SAP. Com a implementação do ERP, a gestão do contas a receber do BASIS passou a ser gerida diretamente no SAP.
De acordo com Marcelo Feitosa, Gerente de Projeto da CIAFLU, os resultados já são perceptíveis. “A apuração dos resultados está automatizada em um sistema integrado. Um fechamento contábil mensal que antes demorava dias, agora fica pronto em minutos, uma vez que as transações são registradas em tempo real. Tudo isso representou maior agilidade na tomada de decisão e acesso a um número maior de informações confiáveis”, explica.
Após o SAP, já se percebe uma melhoria na gestão das despesas a partir de uma nova estrutura de centros de custos e lucros, e maior detalhamento dos custos de produção. A CIAFLU também ganhou maior agilidade no processo de conferência e conciliação das informações contábeis e financeiras e flexibilidade na criação das visões gerenciais com maior detalhe dos custos de produção. O ERP - SAP All-in-One proporcionou ainda agilidade na correção dos apontamentos de produção e movimentação nos estoques. Além de correção das informações fiscais na origem (recebimentos físico e fiscal), maior visibilidade dos controles de processos, rapidez na correção dos erros de movimentações e controle efetivo das manutenções predial, de frota, industrial, refrigeração e TI.
“O projeto Horizonte é uma referência dentro do sistema Coca-Cola e do mercado SAP no segmento de bebidas. A CIAFLU solicitou uma revisão especializada de consultores BASIS/COCA-COLA para avaliar a interface construída pela Red&White, e esta foi classificada como uma das melhores já desenvolvidas no sistema Coca-Cola Brasil”, ressalta Roberta Melgaço, da Área de Arquitetura e Soluções da Red&White.
O ERP SAP All-in-One versão ECC 6.0 é a versão mais recente do sistema da SAP direcionado para o middle market e inclui todos os módulos, tais como Finanças (FI), Controladoria (CO), Vendas e Distribuição (SD), Administração de Materiais (MM), entre outros. A solução permite que os usuários trabalhem mais rapidamente e com melhor relação custo X benefício, conectando-os diretamente aos processos de negócios, integrando as informações e as funcionalidades que precisam para tomar decisões e executar ações. Também permite inovar e adaptar-se às mudanças de requisitos do segmento de atuação do cliente com menor custo e com maior velocidade.
“A Red&White foi escolhida pela sua grande experiência em empresas do segmento de bebidas e do sistema Coca-Cola Brasil. A proposta inovadora foi muito bem aceita devido a segurança e confiabilidade que a CIAFLU encontrou na Red&White”, diz Feitosa. Além da CIAFLU, a Red&White implantou melhorias no ERP SAP na Refrescos Bandeirantes, também uma das principais fabricantes de Coca-Cola no Brasil, onde o upgrade para a versão 6.0 já está em fase de execução.
A implementação
O projeto reuniu uma equipe técnica de oito profissionais de TI com especialidades diferentes. O processo, que demorou cerca de seis meses, teve início em 10 de fevereiro e foi concluído no dia 1° de agosto. A fase de treinamentos, iniciada em 16 de fevereiro, foi aplicada nas áreas de finanças, custos e orçamento, planejamento de produção, gestão de materiais e compras e manutenção industrial e frota.
Para garantir o pleno funcionamento dos sistemas de informação da companhia, além da implementação da solução ERP SAP, a CIAFLU contará com o suporte continuado da Red&White, por meio do AMS - Application Management Service. Trata-se de um centro especializado em prover serviços de gerenciamento, suporte e manutenção de sistemas visando reduzir custos e riscos operacionais e trazer maior valor agregado aos ativos de TI.
“Nós estamos tão satisfeitos com a implementação da solução pela Red&White que daremos continuidade à parceria com a contratação do serviço AMS Provider”, afirma Feitosa.
“O projeto Horizonte é a base de um planejamento estratégico maior da organização, associado às metas de longo prazo da companhia. Logo, novos projetos de TI surgirão dando sequência às mudanças planejadas em busca da governança plena de TI”, finaliza Feitosa.