Manter os documentos impressos guardados de maneira segura e organizada pode ser um desafio para a maioria das companhias. Quando as informações circulam, de forma física, dentro e fora do ambiente das empresas o risco de perdas, trocas e até adulterações é muito alto e, caso uma dessas possibilidades aconteça, os danos financeiros e de credibilidade também pode ser muito grandes.
Atenta a esse problema, a Simpress, líder em outsourcing de impressão e em gestão de documentos, acaba de lançar uma solução de captura e digitalização documentos. A novidade pode ser personalizada para escolas e hospitais, além de diversos departamentos como RH e Financeiro de empresas de todas as atividades. Essa tecnologia evita a perda, troca e a adulteração de documentos ao eliminar o tráfego em papel e diminuir consideravelmente o tempo dos processos que envolvem informações físicas. Além disso, aumenta a segurança, já que o arquivo passa a ser rastreado.
A partir de um equipamento multifuncional que tenha a solução instalada, o usuário pode digitalizar as informações de forma organizada e inserir dados e comentários para facilitar futuras análises e pesquisas. A solução faz com que as multifuncionais se tornem um ponto de captura de documentos que são transferidos diretamente para uma pasta definida pelo departamento de TI do cliente. A solução proporciona que os usuários tenham o mínimo de interação com as configurações do arquivo para que a padronização dos processos seja garantida.
Ela garante aplicações parametrizadas e não customizadas, dispensando a necessidade de programação e diminuindo consideravelmente o tempo de instalação, além de permitir a gestão do ambiente de maneira centralizada evitando instalações locais. Portanto, melhora a usabilidade ao disponibilizar poucas telas ao usuário que insere os índices, digitaliza os documentos e os associa aos tipos de arquivos da aplicação.