O ano de 2020 foi de grandes aprendizados para empresas e grande parte destes estiveram relacionados às tecnologias. É inegável a importância da implementação de sistemas e softwares que impulsionaram as inovações que precisaram ser feitas, como é o caso do ERP.

O ERP ( Enterprise Resource Planning ) é uma tecnologia transformadora, alterando a forma como a empresa trabalha. Com isso se elimina uma série de processos repetitivos, reduz custos e otimiza o fluxo de informações e a confiabilidade dos dados internos. Nesse sentido, os processos de tomada de decisão e de resposta às falhas são nitidamente aprimorados.

"Para o usuário, o ERP representa uma forma mais simples de trabalhar. Ele terá mais facilidade para utilizar informações de terceiros, realizar as suas rotinas diárias e auxiliar outros setores", explica Fábio Rogério, sócio diretor da ALFA Sistemas de Gestão (Alfaerp.com.br).

Fábio Rogério explica que para que o ERP possa atender à demanda da sua empresa, é necessária dedicação das equipes na fase de implementação. Essa é uma das etapas mais importantes do processo e precisa ter o máximo de engajamento dos líderes e de todos que terão acesso à plataforma. Afinal, quando a implementação ocorre com sucesso, é possível atingir a total aderência do software aos processos e às necessidades da organização.

É importante que as empresas utilizem algumas metodologias nesse processo de transição e implementação. As dinâmicas que podem ser bem aproveitadas são metodologias como PMI/PMBOK (Project Management Institute), BPM ( Business Process Management) ou CMMI (Capability Maturity Model Integration). Todas possuem ferramentas que podem auxiliar a implementação e favorecer uma instalação de sucesso.

Para simplificar o processo de implementação de um ERP, Fábio Rogério, da ALFA Sistemas de Gestão elencou alguns pontos de atenção:

• Metodologias corretas - Fazer uso de metodologias que suportem a implementação do ERP, como vimos, é fundamental. Porém, não é apenas um olhar mais atento à metodologia que garante o sucesso da implementação de um ERP. Outros fatores também são importantes para que a implementação aconteça da melhor forma. Listamos a seguir.

• Apoio da gestão - A direção da empresa precisa estar comprometida e engajada com a implementação do ERP, da mesma forma que deve ser a principal responsável pelas mudanças culturais da empresa. Quando isso não ocorre, dificilmente a ferramenta será utilizada de forma eficaz, gerando um investimento sem retorno. É justamente a direção da organização que deve definir as regras e delegar autonomia aos gestores, líderes de times e demais colaboradores.

• Planejamento - Muitos gestores erram ao não planejar adequadamente os projetos de tecnologia, principalmente nas projeções de tempo e custos, que normalmente ocorrem devido a escopos mal definidos. Por isso, é essencial que a empresa e a parceira contratada para fornecer a tecnologia invistam o tempo adequado nas definições e no planejamento do projeto.

• Definição de necessidades e metas - Ao investir em um software como o ERP, a empresa precisa fazer um mapeamento detalhado dos processos internos e analisar se a plataforma terá a eficiência esperada para a necessidade da organização.

• Equipe engajada - Uma equipe bem preparada e engajada é fundamental para que a implantação aconteça com excelência. Quando os profissionais se envolvem no projeto, eles desenvolvem maior domínio da plataforma e conseguem utilizar melhor os recursos.

• Suporte eficiente - É primordial que a empresa responsável pela implementação ofereça suporte durante todo o processo. Assim é necessário analisar a estrutura da empresa, se esta possui uma equipe capacitada e pronta para atender às mais diversas demandas deste processo.