Texto de Fernando Capovilla

Hoje com 6 anos de experiência em RPA, desde a origem da sigla, que vem mudando a forma das empresas verem o backoffice, consigo perceber que a maioria das empresas e aventureiros persistem no erro de olhar RPA como tecnologia e falhando na decisão estratégica ao não se permitir compreender que RPA na verdade é PROCESSO. Nesse texto venho discutir o temeroso PAYBACK! Como comprovar o ganho de um RPA? Como calcular o beneficio do projeto?

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Quando comecei a escrever esse artigo, pensei: "Não vou repetir mais que RPA é processo e não tecnologia, chega de falar de maturidade de processos.", mas se você ainda não entendeu esse recado, POR FAVOR, leia meu primeiro artigo clicando aqui.

Em minha jornada de RPA aprendi algumas formas de como calcular um projeto e sei que cada cliente e situação pedem um modo diferente de cálculo, porque afinal de contas, nós todos sabemos que RPA não é só o beneficio do FTE ( Full time employee = Eu, tu, nós, vós, eles ) mas também os 8 desperdícios de lean, a acuracidade e a agilidade do processo e muito mais. Hoje quero mostrar a você, leitor, ao menos 2 das principais formas de calcular um benefício RPA.

Vou carinhosamente apelidá-los de método "Fast food" e "Gourmet food", onde suas diferenças são gritantes porém com resultados "parecidos", cada um com seu nível de assertividade.

Antes de continuar, quero deixar claro que como um taurino nato, adoro uma comida Gourmet #ficaDica.

Metodologia FAST FOOD

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A comida "fast food" é bonita aos olhos, tem um sabor delicioso, nos é oferecida com cores vibrantes e fica pronto em 5 min, porém é certo que em menos de 2 horas estaremos com fome novamente.

Sim, é por isso mesmo que apelido esse processo de "fast food", isso porque ele irá te ajudar no momento imediato, será fácil de vender ao cliente, ira custar pouco mas não vai te sustentar por muito tempo.

Essa metodologia é composta no seguinte roteiro:

1. Faça o mapa do processo.

No modelo "fast food" você não pode dedicar muito tempo no mapeamento do processo, mas ao menos tenha ele em nível alto;

2. Defina quais as etapas serão robotizadas;

Com o processo mapeado, então é hora de colorir! Pinte todas as etapas do processo que serão substituídas por um robô. Nessa hora, mesmo em modelo "Fast food" use um recurso que já fez ao menos 1 dezena de RPAs.

3. Calcule a redução;

Nessa hora é que colocamos isso em 2 minutos e meio no microondas e esperamos o "bip". Já para RPA, é hora de pegar o processo "As-Is" feito no item 1, deduzir do que será robotizado no item 2 "To-be" e Voilà, você agora tem um beneficio esperado.

4. Calcule o custo.

Se você sabe o que será robotizado e isso foi feito por uma pessoa com alguma experiência, então é hora de partir para um planning poker e definir o esforço em tempo que é a mesma coisa que custo.

Não entendeu?

Se você tem 10 FTEs na operação que será robotizada e você entende que 30% dessa atividade pode ser substituída por um RPA, você terá uma redução esperada de 3 FTEs no processo. ( 10 - 30% = 3 ). Esses 3 FTEs tem um custo mensal que é muito além do salário, tais como: Impostos, benefícios, cadeira, mesa, ramal, celular, computador, multas, internet, suporte de IT, suporte de RH, energia elétrica... ( nunca pensou nisso? ). Nesse momento é tempo de colher o custo desses 3 FTEs e deduzir do custo do RPA feito na etapa 4.

Mesmo chamado de "fast food" com uma boa experiência em análise de processos e RPA o nível de assertividade chega em até 90%.

Metodologia GOURMET FOOD

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Já a comida Gourmet, em sua maioria tem um tempo de preparo mais lento, cheio de temperos, recheios e sabores, completo no paladar e muito nutriente. Um verdadeiro banquete aos taurinos! Esse tipo de comida se bem feito, te sustenta por MUITO TEMPO, além de ser normalmente mais saudável.

Mas antes de continuar , preciso que você entenda o que é um VSM ( Value stream mapping ) e se você ainda não conhece essa poderosa ferramenta 6Sigma eu indico que antes de continuar leia um pouco mais sobre essa ferramenta

Essa metodologia é composta no seguinte roteiro:

1. Faça o VSM do processo. ( As Is ) ;

Nesse VSM o mais importante além de ter um processo muito bem mapeado é mensurar Tempo e Volume de cada atividade.

2. Analise a maturidade dos processos;

PARA TUDO! ISSO é o que irá definir seu projeto como sucesso ou fracasso muito mais do que o Artefato que será criado.

Agora, sua tarefa é entender a maturidade do seu processo usando Lean 6Sigma, onde aqui reforço o meu primeiro terceiro artigo. ( Sério, leia! ). Além disso, não se esqueça de definir seus NVA, NNVA e VA e atuar neles.

Aqui o resultado será um processo mais enxuto, inteligente e padronizado, que por consequência irá gerar um RPA mais eficiente, barato ( por ter menos etapas ) e muito mais estável.

( Sim, suas noites em claro devido ao um RPA que não funciona corretamente é porque você não fez essa etapa. )

3. Faça o processo VSM "To-Be";

Agora com um VSM pronto e um processo maduro, teremos então o processo "To-be" e nele podemos definir com uma equipe técnica em RPA quais etapas serão robotizadas , o tamanho e por consequência custo do produto.

4. Volte aos VSMs.

Com as etapas a serem robotizadas definidas na etapa anterior (3.) e o cálculo de FTEs necessários no processo feito pelo VSM original (1.) você só precisa deduzir o tempo e volume do processo que será feito pelo robô e então terá o beneficio do seu projeto ao comparar o VSM As-Is (1.) com o VSM To-Be (3.).

A Melhor e mais segura metodologia de RPA!

Essa metodologia irá garantir para você o exato beneficio do Artefato antes mesmo do investimento financeiro e produção, onde normalmente a falha é reduzida em 0.03% ( Muito baixo comparado ao modelo "Fast food" que é aproximadamente 10% com muita experiência ).

Conclusão

IMPORTANTE: Seja qual for a metodologia escolhida, essa deve ser feita ANTES do investimento na construção do RPA.

Por fim, e não menos importante, um projeto de RPA normalmente tem um Payback em até 1 ano. Existem casos onde o payback acontece depois desse período mas esses normalmente tem outros benefícios que não são só o financeiro. Quer um exemplo?

Processos de Impostos e obrigações fiscais: se pagos corretamente e em dia você normalmente tem uma operação estável e tranquila até que em algum momento você toma uma multa fiscal e toda aquela paz se torna uma briga de apontar dedos. Nesse momento um RPA não apresenta um ROI já que a multa nunca aconteceu nos momentos de #paz, mas ao aplicar o RPA nesse processo, mesmo sem um retorno aparente, ele existiu, já que o artefato garantiu a acuracidade, pontualidade e assertividade do processo.

Portanto nesse artigo, entrego a você leitor, 2 formas de calcular um projeto RPA antes do investimento financeiro para encontrar o agora amado Payback.

Existem diversas formas de chegar nesse número, mas aos meus 6 anos de trabalho com RPA e +200 artefatos criados, posso afirmar que as duas metodologias funcionam para todos os projetos.

Espero ter ajudado e se gostou da um "like", compartilha esse artigo com seus amigos.

Forte abraço.

Texto de Fernando Capovilla

Fonte: https://www.linkedin.com/pulse/rpa-como-calcular-o-payback-do-seu-fernando-capovilla/