Uma empresa de guarda de documentos ajuda na gestão e guarda adequada de arquivos, assim como vários outros benefícios. Saiba mais!
O grande volume de documentos de uma empresa, pode causar acúmulos e ocupar espaços físicos que poderiam ser utilizados por atividades que geram lucros para a empresa. Por esses motivos, diversas empresas optam por terceirizar essa atividade contratando uma empresa de guarda de documentos.
Uma gestão eficiente de documentos pode significar melhores oportunidades para o negócio. Além disso, é possível diminuir preocupações com perdas de documentos, deterioração e extravios. Para entender o que é a guarda de documentos e quais as vantagens envolvidas na contratação de especialistas, como uma empresa de guarda de documentos, continue a leitura!
O que é a guarda de documentos?
Para entender melhor, é importante começar explicando o quão podem ser volumosos os documentos de empresas que utilizam meios impressos, isso porque quanto mais documentos em papel, mais eles ocuparão o espaço produtivo em sua empresa. Por isso, pode se tornar complicado, até mesmo inviável, realizar a gestão desses documentos de forma eficiente.
Para contornar esse problema, atualmente há no mercado empresas especializadas em armazenar, catalogar e digitalizar documentos. Para isso, existem grandes centros físicos e utilização de tecnologias que possibilitam esses serviços.
Portanto, caso haja uma desorganização e a utilização de meios pouco tecnológicos talvez a contratação de uma empresa de guarda de documentos poderá significar algumas vantagens para a sua empresa, confira quais são elas a seguir.
1. Otimização de tempo
Uma das vantagens está relacionada ao tempo que os serviços de guarda de documentos podem conferir para um negócio, já que o time que antes era destinado para organizar documentos físicos, pode ser redirecionado para suas devidas funções.
Além disso, quando a guarda é feita internamente na sua empresa, é comum que sejam gastas longas horas realizando a procura quando um documento específico é solicitado, gerando um desperdício de tempo que diminui sua lucratividade. No entanto, quando o serviço de guarda é terceirizado esse possível desperdício tende a ser eliminado.
2. Facilidade na localização de informações importantes
Quando esse serviço é contratado, é possível solicitar (além do armazenamento e tipificação dos documentos) a digitalização, seja parcial ou total. Com isso, você terá possibilidade de consultar seus documentos através de sistemas online, tornando assim a consulta desses documentos um processo mais rápido e prático.
Caso ainda necessite do documento físico, bastará solicitar pelo sistema de requisição dessa empresa especializada e em poucas horas ela lhe entregará.
3. Conservação dos documentos
Quando os documentos ficam acumulados em suas instalações, geralmente há uma falta de cuidado apropriado e, por consequência, uma maior incidência de possíveis incidentes e ocorrências. Além disso, muitas pessoas podem ter acesso, o que colabora para a desorganização e o risco de pessoas não autorizadas terem acesso ao conteúdo de documentos privados.
Todos os espaços de empresas de guarda de documentos são específicos para armazenar com segurança e sem chances de riscos documentos de diferentes tipos e volumes, portanto o investimento pode fazer a diferença no fluxo de trabalho da sua empresa.
4. Catalogação dos documentos
Quando contratado, esse serviço, conta com o adicional da catalogação de documentos, isso visando sempre a otimização de tempo e facilitando nos momentos de consultas. Sendo assim, o próprio contratante pode indicar quais são os filtros e categorias que fazem sentido para a catalogação.
Algumas opções podem ser:
- tipos de procedimentos;
- datas de entrada e data de quando podem ser descartados;
- clientes atendidos;
- nomenclaturas;
- segmento atendido.
5. Redução de custos
Ao terceirizar seu acervo documental, além de todos os benefícios já citados, é possível agregar a redução de custos para o seu negócio em todos os setores. Ademais, gastos como: alocação de equipes para limpeza e organização de pastas, espaços sendo mal utilizados, impressões desnecessárias e mobiliários para o arquivamento de documentos podem ser evitados e muitas vezes eliminados.
Conte com a Prado
Agora que você entendeu sobre as vantagens de contratar os serviços de uma empresa de guarda de documentos, confira os serviços da Prado Chaves acessando nosso site. Oferecemos soluções de gestão de arquivos e informações, somos uma empresa que atua como o armazenamento, digitalização e organização de diferentes segmentos. Se está com curiosidade, acesse agora e não perca mais tempo!
Publicado originalmente em Prado Chaves
