Saiba como proteger a empresa de fraude documental

Saiba como proteger a empresa de fraude documental

Por Marcelo Araújo, CBO, Diretor Comercial na Ebox Gestão e Proteção da Informação S.A.

Marcelo Araujo

SEGURANÇA

A fraude documental é uma prática ilícita que envolve a falsificação, manipulação ou adulteração de documentos com o objetivo de enganar, ludibriar ou obter vantagens indevidas. Esses documentos podem ser contratos, recibos, faturas, comprovantes, documentos pessoais entre outros, essenciais para a tomada de decisões e funcionamento correto de uma empresa. 

A fraude documental representa um sério risco para as organizações, pois prejudica os processos internos e externos, como financeiros, reputacionais e legais. A instituição pode sofrer perdas substanciais devido a pagamentos indevidos, desvios de fundos e gastos não autorizados. Pode ainda, afetar a confiança dos clientes, parceiros e investidores, comprometendo a imagem da instituição. 

Neste artigo, você vai conhecer vários tipos de fraude, como identificá-los e como se proteger. Continue a leitura e descubra!

Conheça os tipos de fraude documental mais aplicados

As fraudes documentais estão cada vez mais presentes nas corporações. É importante conhecer os diversos tipos praticados sobre os documentos e conhecer as suas características.

Falsidade ideológica

A falsidade ideológica de documentos envolve a manipulação intencional de informações essenciais em documentos, visando enganar ou obter benefícios indevidos. Isso pode incluir a alteração de dados como assinaturas, datas, valores e informações relevantes. Essa prática ilegal compromete a veracidade dos registros e documentos, podendo levar a consequências legais sérias, como multas e processos judiciais, além de prejudicar a confiança nas transações comerciais e nos processos internos das empresas.

Simulação de falso

As fraudes que acontecem em contratações ou simulação de falso, a matéria da documentação é literalmente falsa. A adulteração se dá ao criar uma cópia simulada do documento original. Essa técnica usada para realizar esse tipo de fraude pode ser feita por disfarce, fingimento ou simulação.

Montagem

A fraude documental por montagem ocorre quando indivíduos mal-intencionados manipulam ou criam documentos falsos por meio de ferramentas de edição, como software de design gráfico ou processamento de texto. Isso envolve a modificação de conteúdo, assinaturas, datas ou até mesmo a criação de documentos fictícios. Essa prática busca enganar destinatários ou autoridades, comprometendo a autenticidade dos registros. 

Clonagem

A clonagem de documentos envolve a reprodução ilícita de um documento autêntico, geralmente por meio de técnicas de digitalização e impressão. Os fraudadores copiam informações como assinaturas, selos e layout para criar uma réplica aparentemente legítima. 

Essa cópia falsa pode ser usada para enganar indivíduos ou instituições. A clonagem de documentos pode levar a transações fraudulentas, roubo de identidade e falsas representações, prejudicando a confiança nas trocas comerciais e nos processos organizacionais.

Observe como identificar fraudes nos documentos

Identificar fraudes em documentos requer atenção a detalhes e conhecimento das características autênticas. A detecção de fraudes em documentos requer uma abordagem cuidadosa e criteriosa. Em caso de dúvida, é sempre aconselhável buscar a opinião de especialistas em autenticação de documentos. Aqui estão alguns passos importantes:

  • verifique a autenticidade das fontes: certifique-se de que o documento foi obtido de uma fonte confiável e legítima;
  • analise assinaturas: compare a assinatura com outras assinaturas conhecidas da mesma pessoa. Procure por inconsistências, tremores, diferenças na pressão da caneta e espaçamento irregular entre letras;
  • examine selos e carimbos: verifique se os selos e carimbos estão nítidos e bem alinhados. Muitas vezes, os fraudadores têm dificuldade em recriar esses detalhes com perfeição.
  • observe a qualidade da impressão: fraudes podem revelar problemas na qualidade da impressão, como diferenças de cor, pixelização e bordas irregulares;
  • verifique datas e informações: confira se as datas estão corretas e coerentes com outros documentos. Analise os detalhes das informações para detectar discrepâncias;
  • utilize luz ultravioleta: muitos documentos possuem elementos de segurança visíveis apenas sob luz ultravioleta. Esses elementos podem incluir tintas especiais, marcas d'água e fibras invisíveis;
  • confirme com a fonte original: se possível, entre em contato com a fonte original do documento para verificar a autenticidade e as informações;
  • consulte especialistas: se suspeitar de uma fraude, consulte especialistas forenses ou legais para uma análise mais detalhada;
  • analise o contexto: considere o contexto em que o documento está sendo apresentado. Se algo parecer fora do lugar ou muito conveniente, isso pode levantar suspeitas;
  • fique atento a erros gramaticais: muitas fraudes contêm erros de ortografia e gramática. Preste atenção a esses detalhes.


Veja como a corporação pode se proteger

Apesar de ter esses inúmeros meios de detectar fraudes nos documentos, o melhor mesmo é evitá-los por intermédio de recursos seguros e que não tomem tempo da sua equipe.

Adote programas de compliance

Implementar um programa de compliance robusto é fundamental para prevenir e detectar fraudes em uma empresa. Aplique políticas e procedimentos claros que orientem os funcionários sobre como lidar com documentos, transações e situações suspeitas.

Ter um código de conduta e ética que defina padrões dos comportamentos esperados de todos os funcionários, promove uma cultura de integridade, assim, todas as práticas dos colaboradores ficam alinhadas aos princípios da instituição

É bem significativo fornecer treinamento regular aos funcionários para conscientizá-los sobre os riscos de fraude, como identificá-los e como relatar suspeitas de maneira adequada.

Controles Internos: Implemente controles internos eficazes para garantir a precisão e a confiabilidade dos documentos, incluindo revisões de assinaturas, confirmações de transações e verificação de documentos.

Outra estratégia que costuma dar certo é estabelecer a segregação de funções, ou seja, divida as responsabilidades de maneira que nenhuma pessoa tenha controle absoluto sobre um processo ou transação. Isso reduz as oportunidades para a fraude.

Crie canais de denúncias que seja seguro e confidencial, para que os funcionários possam relatar preocupações ou suspeitas de fraude sem medo de retaliação, isso pode abrir precedentes para investigações mais precisas na empresa.

Faça uso de tecnologias para gestão de documentos

As tecnologias para gestão de documentos desempenham um papel crucial na prevenção de fraudes empresariais. Essas ferramentas não apenas fortalecem os processos de gestão de documentos, mas também criam uma camada adicional de segurança que desencoraja tentativas de fraude e protege os ativos da corporação de maneira abrangente. Por meio da digitalização, armazenamento seguro e automação de fluxos de trabalho, essas tecnologias podem realizar:

  • autenticação avançada (biometria, reconhecimento facial e impressões digitais);
  • trilha de auditoria;
  • assinaturas eletrônicas;
  • controle de acesso;
  • armazenamento criptografado;
  • integração de dados;
  • monitoramento em tempo real. 

Enfim, a incorporação de tecnologias avançadas de gestão de documentos desempenha um papel fundamental na salvaguarda das empresas contra fraudes documentais. Ao oferecer os recursos ideais, a tecnologia fortalece a segurança dos dados e promove a integridade dos documentos, contribuindo para um ambiente empresarial confiável e protegido contra ameaças fraudulentas.

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