Criar um roteiro de gestão da informação se mostrou fundamental depois de um ano como foi 2020, ano que a maioria das pessoas quer esquecer.
As palavras como “desafio”, “mudanças” e “transformação” são as que mais descrevem o ano corretamente, por outro lado, todas as dificuldades enfrentadas nos últimos meses trouxeram ensinamentos para as empresas, o mais importante foi saber ser resiliente diante de adversidades.
Sem dados uma empresa não funciona, e esses dados devem ser armazenados corretamente e precisam ser facilmente acessados e compartilhados, de forma que possam ser analisados para que gere insights úteis para os negócios.
Assim, profissionais de gerenciamento de informações estão aplicando o que aprenderam nos últimos meses para construir uma estratégia de gestão da informação que aumente a flexibilidade para antecipar mudanças no mercado e permita alcançar a maior produtividade possível.
Por que investir em uma estratégia de gestão da informação?
Gerenciar as informações em poder da empresa pode ser muito complexo. Dados em duplicidade, sistemas diferentes em cada departamento, falta de integração entre os sistemas e normas regulatórias causam pesadelos para os profissionais responsáveis por organizar essas informações.
Essa confusão pode levar a problemas de conformidade, perda de documentos e prejuízos financeiros com multas e punições, além de tornar os processos de negócios lentos e ineficientes.
Em um ambiente econômico difícil, que exige agilidade na tomada de decisões, as empresas precisam ter uma visão completa do negócio, e isso só é possível quando a governança da informação é feita de maneira eficiente.
Anatomia de um plano de gestão da informação forte e integrado
Um programa de gestão da informação integrado deve ajudar as empresas a serem competitivas ao mesmo tempo em que atendem às normas de conformidade vigentes.
Para isso, deve contar com um conjunto abrangente de soluções de gestão da informação para transformar a estratégia de governança que devem, também, estar adequadas às necessidades da empresa, ao orçamento disponível e aos planos para o futuro.
Dessa forma, contar com um roteiro para construir um plano integrado de gestão da informação, que capacite as empresas a atingirem seus objetivos de curto e longo prazo, é essencial para os negócios
Etapa 1: Mapeie sua jornada
Como acontece com qualquer projeto, o ponto de partida é mapear os processos e os resultados desejados e retroceder a partir daí. Para isso, é preciso entender as pessoas, processos e objetivos que impactam no projeto para determinar o que é necessário para sua implementação no prazo e dentro do orçamento.
Etapa 2: Inventariar formatos e processos
Analisar processos e o fluxo de trabalho contribui para estabelecer quais os pontos fortes e as lacunas que precisam ser vencidas para criar uma estratégia que contemple as prioridades e objetivos do projeto, independentemente do nível de maturidade digital da empresa.
Etapa 3: Analise seu programa de gestão da informação atual
É importante analisar a estratégia de gestão da informação em uso pela empresa, levantando o que está ou não funcionando para buscar soluções que ofereçam otimização contínua.
Etapa 4: Orçamento e cronograma
O orçamento e o cronograma precisam estar alinhados aos objetivos da empresa, seja para atender às normas regulatórias ou tornar o acesso à informação mais fácil.
Etapa 5: Foco na estratégia e nos recursos necessários
Resultados de sucesso requerem supervisão estratégica integrada a uma compreensão clara das necessidades e prioridades da empresa. Nesta etapa, é necessário considerar quais habilidades são desejadas, o tempo necessário para finalizar o projeto, quais recursos estão disponíveis e solicitar ajuda de especialistas quando for preciso.
Etapa 6: Taxonomia e Metadados
Não importa a forma com que as informações são armazenadas, a recuperação é a parte mais complexa para ser feita. Portanto, é importante mapear e aplicar uma taxonomia consistente e um esquema de metadados para garantir o sucesso da estratégia
Etapa 7: Lançamento do projeto
Não adianta pegar a solução de gestão da informação em uso e tentar adaptá-la a uma nova realidade. Para a estratégia ser implementada com sucesso é necessário começar com os resultados desejados e trabalhar de trás para frente, como visto na etapa 1.
Etapa 8: Considerações para ambientes com uso intensivo de papel
Ao planejar uma estratégia de gestão da informação é necessário saber exatamente quais pessoas podem acessar os documentos, então, a solução ideal precisa contemplar a digitalização de documentos físicos para garantir o acesso consistente e seguro às informações.
Etapa 9: Considerações para ambientes digitais
Muitas soluções digitais são fáceis de adotar e difíceis de controlar, resultando em mais desorganização. Para evitar riscos, é necessário procurar por uma solução que automatize a conformidade e segurança dos dados.
Etapa 10: Parceria com especialistas
Fazer essa jornada por conta própria é possível, mas pode trazer dificuldades que seriam vencidas facilmente com o apoio de um parceiro especializado. Fale com um dos nossos especialistas e conheça nossa solução de gestão da informação. Assim, te ajudamos a definir seus objetivos e priorizar as próximas etapas do seu projeto.
Publicado originalmente em Access
