Menos “pirotécnica”, a tecnologia de RPA (Robotic Process Automatization) desponta como a que pode trazer, no curto prazo e com relativa facilidade de implantação, o maior impacto para as empresas. No entanto, atingir o real potencial desta ferramenta vem apresentando uma série de armadilhas que compromete ou até inviabiliza muitos de seus benefícios.

O RPA é uma tecnologia de automatização de processos de negócio com alto nível de repetição, com regras mapeáveis e com baixo nível de variação. De forma geral, esses processos envolvem a consulta e o uso de informações e a execução de tarefas simples, como a criação de e-mails, emissão de notas e guias de pagamento etc. Essas atividades passam a ser realizadas por um “assistente virtual”, programado por meio de um software com tecnologia própria.

Um relatório recente1 aponta que o mercado potencial de RPA no mundo pode chegar a até impressionantes US$ 50 bilhões. O investimento em 2019 nesta área deve ser de cerca de US$ 2,1 bilhões, crescendo a uma taxa anual de 37%. Já um outro estudo2 (2018) indica que 80% das empresas estão em alguma etapa jornada de implantação desta tecnologia, sendo que apenas 4% delas possuem operações em larga escala. Complementar a esses dados, há referência de mercado3 que revela que a implantação do RPA pode ocasionar uma redução de custos de até 65%.

Além da redução, o RPA traz ainda benefícios como aumento de produtividade, maior disponibilidade (24X7, 365 dias), redução de erros operacionais, padronização na execução de processos e consequente melhor qualidade, atendimento de prazos de forma mais rápida, maior controle, rapidez, melhor gestão da informação (incluindo geração de dados e estatísticas), compliance e segurança.

A jornada até este horizonte tem suas etapas e percalços, veja abaixo um resumo dos sete principais:

1 – Mapeamento correto dos processos: Algumas empresas implementam prematuramente o RPA, não tendo mapeado e estruturado corretamente os processos que serão robotizados. O que pode gerar a necessidade de muitas revisões, estabelecer muitas exceções e até retrabalhos, além de reduzir a eficiência atingida com a implantação.

2 – Processos realmente padronizáveis: É comum que determinado processo tenha a percepção de ser padronizado, mas quando olhamos na prática há muitas exceções, situações particulares e demandas paralelas. A automatização por meio de RPA tem a possibilidade de abarcar vários padrões, porém, dependendo do volume, a programação não é economicamente viável e pode demandar demasiada supervisão humana.

3 – Participação de TI: O projeto de RPA começa pelas áreas de negócio e processos, mas superadas as questões de base, o departamento de TI deve ter participação ativa, pois é ele que tem as informações detalhadas sobre a arquitetura de software da empresa e especificações dos sistemas com os quais o RPA vai interagir. Além disso, passada a implantação, é necessário o acompanhamento dos robôs por profissionais especializados para fazer os ajustes, manutenções e até próximos desenvolvimentos que vão garantir o retorno sobre o investimento realizado.

4 – Expectativas dos stakeholders: Esta é uma questão básica de gestão de projetos e ainda mais importante na robotização. De um lado, as expectativas de redução de custo devem ser muito bem avaliadas por meio de um Business Case bem construído (uma vez que varia muito de situação para situação), bem como a visibilidade das interações humanas, que ainda serão importantes para identificar eventuais falhas de processamento e situações atípicas, analisar os dados gerados pelos robôs e até mesmo identificar necessidades de melhorias e novas oportunidades.

5 – Engajamento dos colaboradores: Semelhante ao item anterior, mas com foco nas pessoas que passarão a interagir com os robôs. É importante entender que se trata de um novo modelo de trabalho, em que os robôs executam tarefas repetitivas e os colaboradores as partes, estratégicas, analíticas e criativas do trabalho, além de supervisionar os sistemas. É preciso construir e cultivar esta ‘boa convivência’ entre robôs e humanos.

6 – Operação assistida: É importante também que, após a implantação, a empresa se prepare para a operação diária dos robôs. No princípio, é comum que surjam dúvidas, exceções e até programações extras que vão garantir a maior fluidez e eficiência dos processos nos médio e longo prazos e ter equipe dedicada a esta operação é um fator crítico de sucesso.

7 – Gestão da informação e dados remotos não estruturados: A quase totalidade dos RPA lidam com grandes quantidades de dados. Para que seja possível a automação, esses dados precisam estar estruturados e acessíveis em ambientes seguros. Por exemplo, informações de notas fiscais devem estar digitalizadas ou, em outra situação, os diversos bancos de dados acessados devem ter formatos compatíveis.

O RPA tem um objetivo geral claro, aumentar a eficiência das empresas em determinadas áreas. Logo, ao final da implementação, além dos cuidados já apontados, é necessário monitorar os indicadores de execução “fazer a conta” para validar que o investimento inicial teve o retorno esperado. Com isso, é possível dirigir os próximos passos, seja para uma expansão dentro da mesma área, abertura de novas frentes de trabalho e até, em casos muito raros, deixar este modelo caso o custo/benefício não seja o desejado.

Jacqueline Santos

Gerente de projetos da Cosin Consulting Linked by Isobar