Muitos falam do ECM mas também muitos a associam a gerir papel digitalizado...a gerir PDF’s ou algo do tipo. O ECM é muito mais do que isso e pode proporcionar enormes ganhos de eficiência, de operacionalidade e de recursos humanos que no final se convertem em ganhos financeiros, por isso mesmo deveriam ser os Diretores Financeiros a se preocuparem com o tema.
Algo que normalmente passa ao lado é que uma solução de ECM representa um repositório único de tudo o que é documento. Já temos aqui dois temas para esclarecer convenientemente.
Um repositório único significa que não há documentos em mais lado nenhum da organização. Nem no software aplicacional que é utilizado como software de contabilidade, ERP’s, CRM’s, gestão de projetos, etc, nem nos emails individuais das pessoas, nem nas diretorias dos PC’s pessoais ou da rede onde se está conetado. Tudo o que é ficheiro relevante para a organização ou empresa deve estar somente num lugar: na ferramenta de ECM!
Se assim for permite que qualquer pesquisa, com qualquer tipo de critério, mesmo critério cruzado, vai encontrar todos os documentos que satisfazem esses critérios de busca, independentemente da origem do documento....e é isso que é verdadeiramente importante. Na linguagem anglo-saxónica tal se designa de e-Discovery e está na base da implementação das necessárias conformidades legais de muitas normas nacionais e internacionais.
Independentemente das questões legais podemos ver, desde logo, os benefícios que daí surgem: Não perdemos tempo a pesquisar documentos ! Não temos de ir a cada aplicação ver se tem documentos do nosso interesse, não temos de perguntar a cada funcionário se tem no seu email alguma mensagem do nosso interesse, não temos de ir pesquisar das diretorias e sub-diretorias dos servidores e/ou dos vários PC’s individuais se têm lá algum ficheiro que nos possa interessar....no pressuposto que lendo o nome do ficheiro ficamos esclarecidos.
A perda de tempo é gigantesca e veja só....se desconhecermos que um dado documento existe, desconhecemos a informação que contém e isso pode afetar gravemente as decisões que tomamos.
Quanto ao que chamamos de documentos já é mais fácil entender o que são do que foi referido acima. O termo “Documento” abrange muito mais do que simplesmente o papel digitalizado.
Documentos podem ser também papel digitalizado, mas ainda emails, anexos de emails, planilhas Excel, documentos Word, desenhos CAD, PDF’s, fiheiros imagem de qualquer tipo, ficheiros de audio, MP3’s, ficheiros de video....enfim todo o tipo de ficheiros que você pode ter em sua organização.
A empresa Gartner publicou em 2006 uma informação em que afirmava que desde 1999 93% dos documentos criados já nasciam no formato digital e que desses somente 30% eram alguma vez impressos em papel. Por isso mesmo necessitamos da Gestão Eletrônica de Documentos. 93% deles são eletrônicos logo à nascença. E se existe uma ferramenta especializada em gerir documentos eletrônicos então não vamos dispersá-los por outras cujo objetivo é diferente, vamos concentrá-los na ferramenta especializada.
No que respeita ao ECM muitos têm dúvida em que área pode ser aplicado. Meu Deus....em todas as áreas administrativas e operacionais de sua empresa ! Se existem documentos numa qualquer área, essa área beneficiará da utilização do GED. Tipicamente as áreas administrativas onde o ECM é amplamente usado são as seguintes:
A possibilidade de utilizar o mesmo ECM para todas as áreas da empresa permite, de imediato, que os documentos fluam por todos os autorizados e que os workflows documentais sejam implementados transversalmente a toda a empresa acelarando, sem precedentes, a execução dos processos internos.
A utilização do ECM pode eliminar um enorme espaço de superfície por remoção dos arquivos físicos de papel cuja ocupação, dependendo do preço por m2 pode ser bastante dispendiosa. O papel tem todo o tipo de problemas que geram também todo o tipo de ineficiências associadas:
- O papel ocupa espaço físico
- O papel não permite backup sem que se faça uma cópia que também ocupa espaço físico
- O papel está acessável a qualquer pessoa que consiga chegar perto
- O papel se degrada com abuso humano, humidade, calor, parasitas de todo o tipo
- A informação em papel não é segura
- Muito tipo de informação não pode ser colocada em papel (audio, video, cad, etc)
Desta forma é possível chegar rapidamente a um conjunto de benefícios triviais relativos à utilização do ECM, já reconhecidos desde 2003 por professores de universidades brasileiras (Silva, Barreto, Mendes, Souza, & Silva, [2003]):
- Poupanças com espaço ocupado com arquivos físicos
- Poupanças de tempo com o processamento de documentos
- Melhoria de serviço aos clientes internos e externos
- Diminuição e/ou eliminação de impressões em papel e/ou fotocópias para uso interno
- Melhoria da segurança de acesso aos documentos
- Melhoria da preservação da informação nos documentos
As ferramentas ECM tendem a evoluir para ferramentas GEC (Gestão Eletrônica de Conteúdos)[1] devido à abrangência da sua funcionalidade. Daniel Joelson (Joelson, 2010)defende a utilização da GEC para efeitos de política de recuperação de desastres, o que consiste num benefício já não básico mas cuja poupança pode levar a valores muito superiores aos listados acima. Quanto valia a sua informação se a perdesse ? Esta é a grande pergunta a fazer até para poder dimensionar com razoabilidade a solução ECM ou GEC que necessita.
Existem entidades que constroem análises regulares sobre as consequências da implementação de soluções ECM/GEC sendo que uma das mais recentes da organização AIIM (Miles, 2011)trouxe algumas novidades muito interessantes. Os três motivos mais fortes para adoptar uma solução ECM foram, respetivamente do mais importante para o menos, os seguintes:
- Melhoria de eficiência da organização
- Melhoria de processos de negócio
- Melhoria das conformidades legais
É de realçar que foram exatamente os mesmos motivos do estudo realizado em 2010, também pela AIIM (Miles, 2010) o que significa que os motivos principais que levam a adopção destas soluções são puramente organizacionais com vista à redução de custos fixos e, consequentemente, ao aumento do lucro bem como à diminuição do risco legal de não-conformidades.
Como em tudo numa organização a introdução de novas metodologias de trabalho como o GEC/GEC vai permitir o despertar de novos paradigmas muito estranhos ...até hoje. Um deles é que os funionários que apenas lidam com documentos não necessitam de se deslocar ao escritório para os pesquisar, processar e mesmo arquivar. Podem executar todas essas funções remotamente e até através de dispositivos móveis como telefones inteligentes ou iPad’s. Isto é claramente uma pedrada no charco organizacional, ou melhor dizendo é uma secada nesse charco pois pode poupar muito dinheiro às empresas que tenham a visão para tal.
Mas como refere Francis Patrick (Patrick, 2001) a resistência está nos olhos de quem vê e o proponente à mudança necessita documentar o seu caso muito bem pois estamos perante uma questão de colaboração e não perante uma questão de autoridade hierárquica. Aqui o papel de consultor externo é de grande mais valia para a organização pois aquele acumula a experiência de muitas intervenções em empresas de variados ramos de negócio e de variada dimensão.
* Texto escrito por João Penha-Lopes, Arquiteto de Fluxos de Informação Organizacional (https://pt.linkedin.com/in/joaopenhalopes).
Muito bom o artigo!