A Casa Freitas conta com a solução de gestão de documentos fiscais eletrônicos para compliance e gerenciamento de milhares de notas fiscais
Com 34 unidades abertas e um centro de distribuição, a história da Casa Freitas teve início em 1959 na cidade de Fortaleza (Ceará), por meio de uma sociedade entre irmãos. A rede varejista e atacadista é especializada em utilidades do lar, brinquedos, decoração e cama, mesa e banho, e está presente em quatro estados (Ceará, Maranhão, Pará e Piauí). Para evoluir a gestão de seus documentos fiscais eletrônicos e intensificar o compliance, a Casa Freitas conta com a Systax, empresa de inteligência fiscal e única a sistematizar a tributação de todos os segmentos econômicos nas 27 Unidades Federativas.
A solução DFE é utilizada para otimizar atividades importantes na rotina da atacadista e varejista, sendo que possibilita acesso rápido às informações solicitadas pela Secretaria da Fazenda, maior conformidade, gerenciamento dos documentos ficais, automatização da GNRE e outros pontos. “Começamos a utilizar a ferramenta de uma forma que conseguíssemos agregar com outras partes da empresa, como o setor de compras e patrimônios, por exemplo. Algo que chamou nossa atenção foi o e-commerce, na parte tributária relacionada ao Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais, que, antes, fazíamos manualmente. Hoje, fazemos a GNRE de forma automática”, explica Duilio Fontenele, Coordenador Fiscal da Casa Freitas.
Sem a ferramenta implementada, os processos seriam realizados de forma inteiramente manual. “Seria quase um processo ‘artesanal’. Não vejo nossas operações sem essa solução. A plataforma da Systax nos dá mais segurança e confiabilidade. Além disso, com a quantidade de notificação que recebemos da Sefaz conseguimos ter um retorno muito rápido justamente por conta da ferramenta”, ressalta Duilio. “A longo prazo, buscamos informações ainda mais consolidadas, até mesmo o cruzamento de informações com o SPED”.
Atualmente, o apoio da Systax na gestão dos documentos também é fundamental para a Casa Freitas. Todas as Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimento de Transporte Eletrônico ficam concentrados em um único campo, o que resulta em uma base sólida gerenciada em tempo real, conforme destaca o executivo. “Conseguimos ver essas informações in loco. É uma base muito sólida para termos todas as informações dentro do sistema em tempo real”. Duilio ainda comenta que “conseguimos integrar isso com o nosso ERP, ou seja, assim que é emitida uma nota fiscal para nós, se estiver tudo configurado e o pedido de compra estiver liberado, ele já cai do nosso sistema apenas para conferência, o que deu um ganho muito bom de produtividade”.
Na parte de compras, milhares de notas fiscais são transacionadas dentro do DFE. Considerando o período de pandemia, a Casa Freitas começou uma forte movimentação por meio do e-commerce e a solução da Systax foi essencial neste contexto para ganhos, principalmente, de agilidade. “Passamos a movimentar muito nossas operações com e-commerce. Ganhamos em agilidade, em questão de 15 a 20 minutos conseguimos gerar um tributo que passávamos uma ou duas horas no processo manual”, esclarece o Coordenador Fiscal.
Thais Borges, Sócia e Diretora Comercial da Systax, sinaliza a importância de empresas de diferentes segmentos se atentarem à gestão dos documentos, bem como ao compliance como um todo. “Essas informações não podem ficar perdidas dentro da estrutura corporativa. É fundamental que as empresas consigam localizar as documentações de forma fácil e ágil, evitando possíveis problemas com o Fisco”, pontua. “A tecnologia vem para somar e traz benefícios diversos às companhias, que certamente estarão em conformidade ao se atentarem a essa questão. Estamos muito felizes em ajudar a Casa Freitas em seus desafios tributários”.
