Desde 2006, a multinacional americana DHL, empresa mundial de logística, em parceria com a brasileira Work Image, investe em gestão documental. Os benefícios para a empresa se refletem em resultados financeiros, por conta da rapidez na apuração de entrega de frete e redução de derrotas em processos trabalhistas, além de ganhos em espaço físico com a terceirização de guarda de documentos, aumento da segurança legal para a empresa e melhoria em processos internos.
A gestão documental se aplica a qualquer realidade de negócio. Para uma companhia do porte da DHL, a atividade ganha força por conta do gigantesco volume de documentos gerados, algo inerente à sua atividade. Está a cargo da Work Image a gestão de mais de 100 mil canhotos de entrega por mês e cerca de 100 transportadoras. Depois de entregue a mercadoria, a empresa digitaliza, armazena e disponibiliza o comprovante de entrega em até 24horas.
Os processos desenhados de forma exclusiva para a DHL permitem ainda a gestão das transportadoras parceiras da empresa americana. Após a comprovação da entrega, as transportadoras tem seu frete pago pela empresa. Este processo entrega à DHL uma melhoria em fluxo de caixa e pagamentos, além de uma garantia na eficiência do serviço prestado. “Conseguimos ver, pela Internet, se determinada entrega foi realizada e quem a recebeu, sem ter de recorrer ao documento físico. Isso demonstra uma agilidade e beneficia diretamente nossa empresa e clientes”, explica o CEO da companhia, Joakim Thrane.
Depois do sucesso do trabalho em gestão documental em transportes, a empresa passou a estender a atividade para outras áreas. Em 2007, a área de Gateway, responsável pelos processos de importação e exportação entregou a gestão documental de mais de 100 mil documentos mensais à Work Image. O maior problema à época da implantação era a dificuldade da empresa em entregar mais rapidamente à Fiscalização os documentos solicitados. Problema solucionado.
Pela mesma transformação passou a área de Recursos Humanos. No mesmo ano, a Work Image passou a gerir documentos de mais de 2 mil funcionários na DHL Express. Em outubro de 2012, começou este trabalho na DHL/DGF. O maior problema eram as derrotas em processos trabalhistas por falta de documentos. “Este tipo de problema pode acontecer em grandes empresas. Com o sistema customizado implantado na DHL, em qualquer área, é feita uma auditoria nos documentos faltantes e o aviso é automático. Desta forma a empresa não é pega de surpresa quando necessita de determinado documento para uma audiência trabalhista, por exemplo”, explica Rubens Bessan, gerente comercial da Work Image.
No mercado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management – ECM) desde 1995, a Work Image realiza o atendimento dos setores de Recursos Humanos e Logística/Transportes, além de outras áreas como importação e exportação, cadastro de clientes, fluxo de pagamento contábil e jurídico. Tem unidades nas regiões de Tamboré, Piracicaba, Sorocaba, Rio de Janeiro , Rio Grande do Sul e no Vale do Paraíba.
A empresa faz a gestão diária de 500 mil novos documentos, armazenados em em nove galpões em seis cidades diferentes. Em Barueri, sua sede, são 15 mil m2 apenas para armazenagem de documentos. 500 mil prontuários de funcionários estão em seus bancos de dados, de cerca de 400 clientes ativos, com um índice de retenção anual de 99,1%.
O trabalho da Work Image consiste em promover uma auditoria completa em documentos empresariais, digitalizando e arquivando-os fisicamente e em ambiente web, estabelecendo sua gestão de acordo com as necessidades de cada cliente.
Todo este trabalho segue rígidos processos de gestão, capazes de identificar gargalos e periodicamente avisar quais documentos deveriam constar da base de dados. Qualquer informação está disponível no sistema próprio desenvolvido pela Work Image, acessível a qualquer hora de qualquer lugar.
Os principais benefícios que a terceirização da gestão de documentos trazem são a agilidade e assertividade na busca por informações. Além disso, há ganhos financeiros reais, como maior sucesso em processos trabalhistas e assertividade na cobrança, melhor atendimento a uma eventual reclamação de clientes e fácil acesso a informações relevantes, auxiliando na tomada de decisões.
A Work Image trabalha apoiada em uma tendência certa para um futuro próximo, a abolição do papel nas relações empresariais, maior armazenamento de informações e processamento nas nuvens. “O papel, gradativamente, será menos importante nos negócios, mas não o documento”, afirma Marcelo Escorel, diretor da WI. “Em alguns anos não precisaremos mais declarar imposto de renda, tudo será feito automaticamente pelo governo, com informações recebidas eletronicamente do mercado. Assinaturas eletrônicas e o uso da biometria já são uma realidade”, confirma.
