De acordo com dados da International Data Corporation, os gastos com impressão correspondem de 1 a 3 % das vendas anuais
das empresas. Um custo muito alto para as 6,3 milhões de micro e pequenas empresas brasileiras. Por isso, na hora de escolher a impressora é preciso deixar o instinto de lado e focar na necessidade.
O primeiro passo, segundo Daniel Monteiro, especialista da ImpressorAjato.com, é que o empreendedor tenha em mente pontos importantes sobre a utilização da impressora em seu negócio como a demanda do setor que irá atender, tipo de impressão, documentos coloridos ou preto e branco, entre outras informações. Por que é importante ter isso em mente?
Para ajudar nessa tarefa, o especialista da ImpressorAjato.com, elenca quatro fatores para identificar a melhor impressora para seu negócio:
1. Perfil da impressora: a impressora ou multifuncional deve estar preparada para atender uma demanda acima do planejado mensalmente. Por isso, é importante ter uma ideia de quantas páginas são impressas em média. Todos os modelos constam em sua ficha técnica a informação “capacidade máxima de impressão mensal”, que é o limite que a impressora suporta sem danificar seus componentes. Porém o recomendado é usar entre 20% e 25% dessa capacidade. Isso significa que o equipamento está preparado para atender sua necessidade e até mesmo um possível pico de uso. Como qualquer outro equipamento eletrônico, usar sempre no seu “limite” pode ser arriscado, trazendo transtornos a médio e longo prazo.
Também é um gasto dispensável adquirir modelos com alta resolução de imagem, se a intenção é a de apenas imprimir documentos para uso interno. Busque modelos deste tipo apenas se pretende produzir apresentações e materiais publicitários, que serão distribuídos externamente e necessitam melhor qualidade final.
2. Mobile x USB x Wi-Fi: praticamente todos os atuais modelos trabalham com pelo menos uma forma de impressão ou digitalização rápida sem a necessidade de usar o computador. A entrada USB é a mais comum atualmente, porém a tendência é que a utilização de dispositivos móveis seja mais frequente, via WiFi ou NFC, o que otimiza o trabalho, principalmente de funcionários que costumam trabalhar na rua como representantes comerciais, por exemplo.
3. Cuidados de manutenção: mesmo com garantia de 1 ano (ou mais), uma impressora sem uso, mesmo que seja por um dia, traz muita dor de cabeça para uma empresa. Por isso deve-se ficar atento às recomendações da fabricante. Também é recomendável nomear pessoas responsáveis em manusear o equipamento, principalmente para trocar o toner.
4. Comodidades: funções como impressão e digitalização duplex, e scanner com alimentação automática permitem que os funcionários produzam mais em menos tempo. Por exemplo, um scanner, quanto tempo um funcionário leva para digitalizar um contrato de 10 páginas se tiver que fazer manualmente uma por uma? E depois tem que organizar os arquivos no computador. Com uma máquina com mais recursos esse mesmo funcionário pode deixar as folhas no alimentador e aproveitar o tempo para realizar outra função. Então o que parece ser um gasto extra, supérfluo, acaba sendo um investimento no aumento da produtividade dos funcionários.
