Hoje, todos os que de alguma forma atuam com o gerenciamento de documentos eletrônicos, estão tentando chegar a uma conclusão sobre a possibilidade do descarte dos originais em papel depois de digitalizados. Normas, opiniões e pareceres, muitas vezes contraditórios, têm contribuído para gerar mais dúvidas do que certezas. Este texto tem como propósito lançar um pouco de luz sobre esse ainda tão controverso tema. 
[private] Para tanto, considerando matérias pertinentes já pacificadas na área do Direito e aspectos inerentes ao tema tecnicamente comprovados na área de Informática, é necessário assumir como verdadeiras as seguintes afirmações:
A imagem resultante do processo de digitalização de qualquer documento original em papel é cópia eletrônica;
Portanto, a legislação aplicável para cópias de documentos em papel, aplica-se também para cópias eletrônicas;
No entanto, é possível existirem adulterações no original em papel produzidas de tal forma que somente uma perícia teria condições de detectar e;
Ainda não se conseguiu provar que a digitalização, da forma como é hoje praticada para documentos, consegue captar para a imagem TODAS as evidências de possíveis adulterações existentes no documento original em papel.
Diante disso, pode-se concluir que um documento digitalizado a partir do original em papel que não tenha sido certificado por uma perícia como íntegro, não pode ser legalmente presumido autêntico, porque o documento original pode ter sofrido adulterações anteriores ao processo de digitalização. Isso porque, o processo de digitalização pode não captar evidências que possibilitariam detectar essas eventuais fraudes através de uma perícia na imagem do documento. Assim, se o original em papel for eliminado, não será possível provar por meio da imagem que o mesmo era autêntico quando foi digitalizado.
Algumas normas permitem descartar os originais dos documentos em papel quando digitalizados sob certas condições como é o caso da Resolução nº 1.821 do Conselho Federal de Medicina (CFM). Neste caso, não há dúvida de que a imagem tem validade jurídica no âmbito de competência do CFM, mas em caso de arbitragem, se a parte contra quem está sendo apresentada a imagem como prova contestar a autenticidade, certamente será aplicado o Artigo 225 do Código Civil que diz textualmente: “As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas, fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão”. Mas e se a imagem estiver autenticada com fé pública? Vejamos então o que diz o Artigo 223 do Código Civil: “A cópia fotográfica de documento, conferida por Tabelião de Notas, valerá como prova de declaração de vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original”. E se a imagem estiver registrada? Neste caso, se a transladação pelo Registro de Títulos e Documentos se deu por meio da digitalização, então a autenticidade do original pode ser contestada.
Com tudo isso, recomenda-se que a eliminação dos documentos originais em papel, depois de digitalizados, seja tratada considerando-se em cada caso a futura necessidade ou não de mediação ou arbitragem e a temporalidade. Observe-se que mesmo em situações onde a eliminação do papel não seja possível, a digitalização não deve ser desconsiderada quando a acessibilidade é importante.
Um aspecto que precisa ser levado em conta em qualquer projeto de migração dos documentos em papel para eletrônicos é a possibilidade de geração de originais eletrônicos com assinatura digital, principalmente dos documentos produzidos dentro da organização. Neste caso, o documento não nasce mais em papel, inexistindo a digitalização e assim acaba-se de vez com os problemas anteriormente citados. Um bom exemplo é a Nota Fiscal Eletrônica que, até o final de outubro de 2009, eliminou a impressão de mais de 1,5 bilhão de folhas em papel onde inúmeros benefícios podem ser relatados, como as 300 mil árvores que deixaram de ser derrubadas. [/private]
* Texto escrito por Stefano Kubiça, MSc consultor especializado em Certificação Digital. stefanokubica@gmail.com
