Definição de taxonomia corporativa

Imaginemos a seguinte situação: um banco procura ter uma visão holística de seus clientes e almeja ter uma forma única de recuperação de todo o conteúdo não estruturado relacionado a esses, permitindo novas iniciativas como a implementação de Business Intelligence (BI) sobre este conteúdo. Reúne as principais áreas de negócio para definir como o conteúdo relacionado aos clientes será indexado. A área responsável pelo negócio conta corrente logo sugere agência e número da conta. A área de câmbio protesta – “alguns de meus clientes não têm conta corrente”. Quando alguém então propõe o CPF ou CNPJ, a área internacional lembra que alguns dos clientes são do exterior e que não possuem nem conta corrente nem CPF. Está instaurado o impasse (ou a oportunidade)! 

Com a abordagem de cunho cada vez mais corporativo para a implementação de iniciativas de Enterprise Content Management (ECM) nas organizações, eliminando-se as desvantagens do arquipélago de informações, surgem entre outros desafios a necessidade de criação de uma taxonomia corporativa que permita a unificação da visão do conteúdo (inicialmente) não estruturado sob uma única máquina de pesquisa. Esta abordagem pode ser expandida se levarmos em conta que a tendência de se ter TODO o conteúdo de uma organização estruturado ( oriundo de sistemas e de bancos de dados) e não estruturado (gerado de forma humana) de maneira integrada é cada vez maior.

Para tanto é necessária a criação de uma equipe multidisciplinar que vai procurar a melhor forma de fazer este trabalho. Esta equipe deveria ter representantes dos usuários (afinal, são os que mais vão necessitar das informações), da área de sistemas (para assegurar que a infraestrutura computacional suporte as definições), de banco de dados (para ajudar na modelagem) e especialistas em Ciência da Informação (trazendo as visões acadêmicas de criação de taxonomias).

Quanto mais cedo se iniciar esta iniciativa, melhor. Aliás, é uma iniciativa independente de implementação de ferramentas de busca. Ou seja, podemos definir a taxonomia corporativa primeiro, fazer sua prototipação, consolidá-la e por fim implementar o ferramental de indexação e pesquisa que vai tirar proveito desta. Um ponto importante a ser lembrado é que estamos lidando com um elefante e a melhor (ou única) alternativa para sua ingestão é a de fatiarmos e comermos um bife por vez.

Devem ser identificados os requisitos de cada um dos universos usuários para se apontar semelhanças e diferenças.  Nesta fase a análise de vocabulários controlados existentes pode ser útil bem como a busca de suporte em padrões de mercado. O padrão Dublin Core, após ter sido normatizado pela ISO é um bom exemplo e a tentativa de se obter padrões para a interoperabilidade entre aplicações e organizações é uma tendência deste mercado.

Por outro lado precisamos nos recordar de que existem os sistemas legados e de que esses carregam não só informações valiosas, mas também grandes investimentos em termos de recursos e de tempo. Avaliar o impacto, a coexistência e a integração com esses sistemas visa minimizar o custo de captura e conversão dos metadados e preservar os investimentos já realizados.

Para ter mais chances de sucesso nesta empreitada, além da equipe multidisciplinar já citada, é importante a existência de um patrocínio forte que consiga minimizar resistências contra a integração (quebra do domínio das ilhas) e de uma boa metodologia como o Method for an Integrated Knowledge Environment (MIKE2).

E, por fim, lembre-se que a melhor ferramenta de pesquisa não é mágica a ponto de recuperar algo que não esteja adequadamente indexado. [/private]

 

* Texto escrito por Walter W. Koch, diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001.Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil.

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