Gerir contratos pode ser um grande desafio para as empresas. Na maioria dos casos o número de clientes e fornecedores pode fazer com que a gestão manual desses documentos seja imprecisa. Isso acarreta em perdas de prazos, vencimento dos acordos e demora no processo de renovação de parcerias.
Ciente desse problema e preocupada em resolvê-lo a Simpress, líder em outsourcing de impressão e em gestão de documentos, desenvolveu uma solução de gestão de contratos que fornece inteligência a esse processo ao automatizar e disponibilizar via web e dispositivos móveis as datas de vencimento, os valores de multas e outras informações disponíveis nos acordos.
Por meio desse software é possível controlar versões e fazer inclusões de aditivos aos contratos. Além disso, todo o histórico de negociação é gravado em um único local, organizando o conteúdo de forma mais profissional e segura. “Se o cliente tem interesse em armazenar proposta e e-mails trocados ou alterações que o departamento jurídico acerta, ele pode guardar esse conteúdo de forma detalhada, com datas e informações precisas”, explicou Paulo Theophilo, diretor de marketing da Simpress.
Para garantir essa segurança todos os contratos ficam registrados na nuvem da Simpress ou no servidor do cliente. A escolha é do contratante do serviço. Com isso, os benefícios são os mais variados. A solução garante mobilidade; planejamento mais apurado ao fazer o controle dos acordos em um sistema e não em planilhas auxiliares e menos manuseio de papel e agilidade, já que a informação digitalizada fica disponível para ser acessada em tempo real e só por pessoas autorizadas.
Assim, é possível realizar tarefas mais elaboradas como workflows eletrônicos. Por exemplo, um departamento acessa o documento, faz considerações, propõe alterações e envia para o próximo setor analisar o contrato.
