Quando o Guia Business Media publicou o estudo do mercado de Guarda de Documentos, em 2015, o universo era muito diferente do que é agora. Se na época as empresas estavam começando a entender a importância da ligação com o mundo digital e gerenciar suas informações em vez de abarrotá-las em armários sem controle, hoje o cenário é diferente.
Em cinco anos o mercado é disputado por mais empresas, e as tecnologias e comunicação evoluíram muito. O Brasil trocou duas vezes de Presidente, enfrentou oscilações econômicas, ondas de desemprego, aprovações de decretos como 10.278 (que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, para que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais) e leis, como a 14.063 (que desburocratiza as assinaturas eletrônicas de documentos para ampliar o acesso a serviços públicos digitais) e a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. Além da forte influência disso tudo, não podemos esquecer: o Coronavírus.
Nas entrevistas a seguir é perceptível a influência de boa parte desses fatores, e certamente eles seriam decisivos para moldar a situação atual, mas a COVID-19 mudou drasticamente todas as nossas percepções do que é possível. Há um ano, ninguém teria acreditado que toda a indústria se movimentaria, em vários mercados globalmente, durante um período de altos e baixo sem precedentes. Enquanto que uma grande parte dos trabalhadores trabalham em casa.
A pandemia também forçou a indústria a pensar mais amplamente sobre os riscos além de uma compreensão mais prática de como implantar nossas equipes em um ambiente de trabalho massivamente distribuído. Mudanças que teriam levado muito mais tempo para serem realizadas, foram aceleradas em semanas ou dias. Confira.
Nos últimos 5 anos tem sido perceptível uma diminuição do volume de documentos em papel enviados para arquivo, ou as quantidades vêm se mantendo ou até mesmo crescendo?
Marcelo Dorigati Carreira/ Diretor de Marketing e Vendas na Access - Eu diria que nos últimos 2 anos essa diminuição passou a ser perceptível, principalmente nos segmentos de Bancos e Seguradoras, acredito também que a partir de 2021 esse processo acelerará em outros setores, devido a quebra de Paradigma que existia nas empresas no Brasil, sobre o trabalho em Home Office, que agora se tornou uma realidade, as empresas precisarão transformar alguns processos para o digital, permitindo o acesso às informações remotamente.
Sidney Rivetti/ Sócio Diretor na Arktec - Sim, uma diminuição significativa.
Cleusa Frochlich/ Sócia Gerente Adm. na Armazém de Dados - O volume de papel pode vir até diminuir com passar de mais alguns anos. Pelo menos aqui no Espírito Santo, mas a necessidade de digitalização tem aumentado;
Pedro Alvares de Melo/ CEO na Metrofile - De acordo com os estudos e índices operacionais apurados pelos últimos 5 anos, constatamos que alguns seguimentos reduziram significativamente o quantitativo de documentações físicas e implementaram novas tecnologias, e outros seguimentos ainda possuem um fluxo intenso de envio de documentações físicas, muitas ainda atreladas a necessidades legais.
O processo de transformação digital é célere e com as soluções que temos disponíveis, conseguimos oferecer tecnologia, segurança da informação, redução de headcount, flexibilidade na elaboração de projetos, que trazem um maior controle das atividades estabelecidas para todas as áreas das empresas.
Francisco Lopes de Aguiar/ Sócio Co-fundador e Diretor Técnico de Governança Documental na Soluarq - Constatamos em nossos clientes uma diminuição gradativa na produção, tramitação e armazenamento de documentos em suporte papel. No entanto muitos de nossos clientes ainda armazenam / custodiam no arquivo intermediário/permanente grandes volumetrias de "documentação legado" em suporte papel. A maioria de nossos clientes ainda não concluíram a totalidade da digitalização de seu legado, pelo contrário estão iniciando seus projetos de digitalização muito precocemente.
Essa constatação oportuniza a médio e longo prazo para as empresas do segmento de GED/ECM e empresas de consultoria em Gestão Documental a participação em projetos de Digitalização com Certificação Digital.
É sabido que projetos de Digitalização acabam provocando outras demandas e oportunidades de negócios como, por exemplo, (assinaturas digitais de documentos, serviços notariais digitais, pois entendemos que a "Digitalização" é uma porta de entrada para alavancar inúmeros projetos de Transformação Digital dos Negócios e Documentos.
O fato das organizações iniciarem tardiamente a digitalização de seus acervos legados, talvez esteja relacionado com ausência de uma agenda prioritária e/ou mesmo com a falta de maturidade e/ou confiabilidade acerca dos processos de digitalização. Percebemos em alguns de nossos clientes, que mesmo existindo diversas estratégias para alavancar projetos de Transformação Digital dos seus negócios, ainda não há instituído uma cultura de maturidade, segurança e confiabilidade nos processos de digitalização, em especial aos projetos relacionados com o GED/ECM.
Na prática verificamos que coexistem nas organizações diversas iniciativas de implementação de softwares/plataformas e sistemas de negócios para cumprir a formalização de processos específicos. A heterogeneidade desses sistemas/plataformas acabam provocando a dispersão dos documentos natodigitais e dificultando o seu acesso e uso centralizado dos mesmos.
Outro importante fator relaciona-se com a descontinuidade desses sistemas, como também a ocorrência de perdas de documentos decorrentes de processos de migração não planejados.
Por fim, esses riscos acima mencionados acabam por provocar desconfiança nos responsáveis/colaboradores pelos processos de negócios das organizações - fatores esses acabam por motivá-los a imprimir documentos nato digitais como forma de garantir muitas vezes uma falsa idéia de preservação a médio e longo prazo dos documentos em suporte papel - persistindo assim o volume de documentos em suporte papel.
É importante ressaltar que na maioria das organizações ainda há carência de compreender e implementar projetos de digitalização com aderência aos preceitos recomendados pela Gestão Documental, como também implementar projetos de Gestão Documental vinculados com a abordagem de Governança Documental, isto é, aplicar um olhar micro (Gestão Documental) e olhar macro (360º) (Governança Documental).
Retomando o tema acerca da diminuição e aumento de documentos produzidos em suporte papel. Vale lembrar que é somente em março de 2020 que foi promulgada a Lei da Digitalização, pois anteriormente não tínhamos instituído no Brasil um marco legal para garantir a segurança jurídica dos processos de digitalização.
Acredito que a ausência de dispositivos legais, técnicos e normativos, dentre outros motivos acabaram inibindo as empresas a realizarem a transformação digital de seus documentos, em especial do legado.
Entretanto acreditamos que atualmente exista um cenário motivador para alavancar projetos de digitalização dos acervos legados, contribuindo substancialmente para sensibilizarem a empresas na diminuição da produção de documentos em suporte papel, são eles:
- Promulgação do Decreto 10.278/2020 para garantir a segurança jurídica da digitalização, porém ainda carece de aporte técnico-normativo (como fazer - melhores práticas) para orientar o mercado;
- Impacto da pandemia COVID/19 na sociedade e nas organizações/trabalho home-office - oportuniza projetos de Gestão Eletrônica de Documentos e Digitalização de Documentos, Plataformas de Assinaturas Digitais, pois com esses recursos, as pessoas podem trabalhar com mais mobilidade e tomar decisões remotamente a partir do acesso online aos conteúdos documentais. Assim as empresas estão tendo que investir na digitalização de documentos em suporte papel para incluí-los nos fluxos e sistemas de negócios, visando promover o acesso e uso em ambientes digitais remotos, pois surgiram várias mudanças nos fluxos e processos de negócios: o contato com clientes a distância; vendas on-line; etc).
- Transformação Digital - enquanto orientação estratégica das organizações (integração de tecnologias; dados, documentos e informações, processos de negócios e clientes) para promover negócios digitais inovadores.
- Impacto da LGPD nos processos documentais - A digitalização oportuniza redução dos riscos de segurança dos registros em suporte físico. A digitalização e posterior guarda/custódia em repositórios digitais confiáveis minimizam os riscos, reforçando o controle financeiro por evitar possíveis perdas e vazamentos ou descumprimento dos dispositivos da respectiva Lei.
Diante do exposto e das perspectivas do cenário atual, trabalhamos com a visão de que ainda coexistirão a médio e longo prazo oportunidades híbridas para atuação das empresas desse segmento, mesmo considerando que gradativamente, de fato irá diminuir a volumetria de documentos em suporte papel e conseqüentemente a demanda de projetos no mercado.
Você acredita, que com o processo acelerado de transformação digital, as empresas de guarda de documentos ainda terão espaço em nosso mercado daqui a 20 anos?
Access - Para responder sua pergunta tenho que dividir as empresas do segmento, eu diria que as empresas que oferecem somente a guarda de documentos físicos terão cada vez menos oportunidades, já empresas do setor como a Access continuarão tendo grande valor para seus clientes, muitas novas oportunidades de soluções estão surgindo com a entrada da LGPD.
Arktec - Sim.
Armazém de Dados - Creio que nos próximos 20 anos ainda vai existir espaço para empresas de guarda de documentos, mas terão que se adequarem ao novo mercado;
Metrofile - Entendemos que a transformação digital é a peça chave no negócio, pois da mesma forma que a qualidade e segurança são uma exigência na guarda de documentos físicos, isto é replicado para o armazenamento e processamento de grandes volumes de dados digitais. O poder de processamento com a utilização de tecnologia para geração de insights voltados a tomada de decisões será o grande diferencial para a sobrevivência das atuais empresas de guarda.
Soluarq - O ritmo acelerado da Transformação Digital nas empresas é uma realidade em curso, embora imponha alguns desafios como também oportunidades, deve ser assimilado enquanto uma exigência frente ao cenário atual e rumo ao futuro.
Para assegurar a sua existência, posicionamento e grau de importância no mercado brasileiro, as empresas de guarda precisam reinventar-se. É de fundamental importância que as empresas de guarda e gestão documental institua uma visão estratégica para criação de um ambiente organizacional dinâmico e flexível que seja capaz de internalizar tais modificações no seu mindset organizacional. É necessário que os lideres estejam dispostos a ressignificar a visão, missão, valores e estratégias de seus negócios para adequar-se a esse cenário em constante evolução, de maneira ágil e orientada para propor soluções orientadas a resultados para atendimento das necessidades impostas pela Transformação Digital.
Na prática significa afirmar que as empresas de guarda deverão adotar enquanto abordagem para fundamentar e orientar a sua visão de negócios os princípios da Governança Documental (visão macro 360º) e Gestão Documental (visão micro) para abordar a complexidade e demandas advindas desse cenário.
Hoje, quanto a guarda de documentos representa no faturamento da sua empresa? E os outros serviços, ligados a digitalização, BPO, etc.?
Access - A guarda de documentos físicos representa menos de 30% do faturamento total da empresa, mas ainda existe um crescimento considerável ano sobre ano, maior que em países como os Estados Unidos ou como em países na Europa. A procura por guarda de documentos físicos cresceu durante a pandemia.
Arktec - Guarda de documentos - 75%, demais Serviços: Digitalização, Organização, Destruição Segura, BPO, APPs – 25%
Armazém de Dados - A guarda representa praticamente 80% do faturamento, os demais correspondem a serviços de classificação e digitalização;
Metrofile - Atualmente a maior parte do faturamento ainda está voltado a guarda de documentos, mas a fatia do BPO está em evolução constante e devido a procura das empresas por soluções completas que possuam tecnologias como ECM, BPM, RPA, este cenário será revertido em no máximo 10 anos.
Soluarq - Curiosamente, a Soluarq iniciou suas atividades em 2006 e até então não atuávamos no segmento de Guarda e Custódia de Documentos Físicos.
Nossa atuação estava vinculada somente a projetos de consultoria e assessoria de Gestão e Governança Documental. Porém, nessa trajetória surgiu oportunidades para alavancar projetos de Guarda e Custódia de Documentos, oportunizada justamente porque imprimimos uma visão 360º para abordar os projetos de nossos clientes a partir das contribuições da abordagem da Gestão e Governança Documental. Porém, a Guarda de Documentos físicos não representa a totalidade do nosso faturamento.
São essencialmente os projetos de Gestão Documental e de Governança Documental que representam significativamente nosso faturamento. Destacam-se alguns serviços: Digitalização Arquivística de Documentos; Catalogação/Classificação de acervos legados, Descarte Seguro de Documentos; Transformação Digital de Documentos e processos de negócios - aplicação de assinaturas digitais; Serviços Notariais Digitais; Mapeamento de processos Documentais e Portal de Governança Documental.
É importante destacar que a principal frente de trabalho da Soluarq no cenário atual está vinculada aos projetos de implementação de Governança Documental, tendo como abordagem estratégica os contributos da Transformação Digital e a Governança Corporativa.
Sua empresa tem planos para que o serviços de digitalização, BPO e outros sejam sua principal oferta nos próximos 5 anos e passem a representar seu maior faturamento?
Access - A Access no Brasil já nasceu como uma empresa onde a tecnologia é o CORE do nosso negócio, na Access classificamos esses serviços como Digital Services, eles representam a maior fatia do nosso faturamento, pelo menos nos últimos 10 anos.
Arktec - Sim, Já estamos em grande evolução com esses serviços
Armazém de Dados - Estamos fazendo estudos e nos preparando para isto;
Metrofile - Talvez não em 5 anos, mas de forma gradativa. A nossa empresa tem como foco agregar valor nos serviços de BPO e digitalização através de nosso know-how e soluções.
Soluarq - Coincidentemente estamos reformulando nossa visão, missão, valores e abordagem estratégica para melhor se posicionar no mercado para atender com agilidade as demandas e oportunidades provocadas pela Transformação Digital.
O modelo Governança, Gestão e Estratégia Empresarial da Soluarq tem como propósito institucional tornar-se a melhor opção de mercado para gestão e preservação documental digital, com a finalidade de ajudar nossos clientes a garantir a garantir a segurança empresarial através da transformação e preservação digital de documentos, dados e informações corporativas.
Nesse sentido acreditamos que os projetos de Digitalização é uma das alternativas estratégicas para oportunizar a captação de outros projetos no cenário da Transformação Digital de nossos clientes. Pois, entendemos a Digitalização enquanto recurso estratégico - porta de entrada para conceber e iniciar os projetos de Transformação Digital de nossos clientes.
Como dito anteriormente, hoje a Soluarq já oferta ao mercado um leque de soluções tecnológicas, procedimentais e metodológicas que abrangem o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos (Plataformas de GED/ECM; Captura/Digitalização; Armazenamento Digital em Repositórios Digitais Confiáveis; Plataformas de Assinaturas Digitais/Eletrônicas; Plataforma de Serviços Notariais Digitais; Sistemas de Mapeamento de Processos Documentais; Portal de Governança Documental).
Sendo assim, para garantir nosso posicionamento estratégico frente aos desafios e oportunidades de negócios da Transformação Digital, imprimimos nossa atuação no mercado a partir do nosso propósito institucional: "Paixão em transformar documentos em informações digitais! Menos Papéis e Mais informações. Menos Papéis e Mais agilidade".
As empresas de guarda de documento já estão preparadas para oferecer soluções tecnológicas sem a utilização de papel nos processos de negócios dos seus clientes ?
Access - A Access e outras grandes empresas do setor já estão fazendo isso há vários anos, para muitos de nossos clientes, nós fomos o acelerador da transformação digital, como atendemos diversos setores, conseguimos extrair melhores práticas, tendências e inovações aplicadas em setores que já estão mais à frente na jornada digital e trazer isso para outros que estão iniciando essa jornada.
Arktec - Sim, as maiores empresas do Mercado
Armazém de Dados - Acho que não, más temos que acompanhar o mercado e caminhar juntos com a demando do cliente.
Metrofile - Sim, em diferentes níveis. A Metrofile está preparada para ofertar soluções que permitam o cliente a trabalhar este mundo híbrido do digital e papel até que sua transformação seja concluída.
Soluarq - Ao meu ver, a maioria da empresas de guarda ainda não adequaram a sua estrutura tecnológica para responder com agilidade e qualidade as demandas provocadas e oportunizadas pela Transformação Digital. Enfatizou-se e ainda enfatiza o ambiente físico (documento em suporte papel) em detrimento do documento digital.
Vale lembrar que o core business da maioria das empresas desse segmento tinham e ainda têm como ramo de atividade básica a guarda e acesso ao documento em suporte papel. Os sistemas/plataformas foram concebidos para gerir a logística da caixa de arquivo até a estante/localização dela num determinado galpão. São sistemas que foram concebidos a partir de uma lógica estática, ao contrário da natureza dos documentos nato digitais que herdam naturalmente fluxos e tramitação em ambientes digitais.
Acredito que as empresas desse segmento deverão revisitar/reformular suas práticas operacionais, em especial sua abordagem para com o tratamento dados aos documentos, sejam físicos ou digitais.
Na prática, creio que é necessário realizar uma "ecologia da informação" - menos papel e mais informação", e claro, a partir desse viés desenvolver e implementar soluções tecnológicas que tenham total aderência aos princípios da Gestão Documental; Governança Documental; Governança da Segurança da Informação; Governança de Processos de Negócios e Governança de TI. Ainda se faz necessário fazer muita lição de casa para propor soluções resolutivas e eficazes frente ao cenário de Transformação Digital das empresas brasileiras.
O mercado brasileiro ainda tem espaço para o surgimento de novas empresas de guarda de documentos, como estamos vendo surgir nos últimos anos?
Access - Acredito que o mercado brasileiro passará por uma consolidação das empresas do setor, como aconteceu nos Estados Unidos há cerca de dez anos.
Arktec - Para grandes empresa não
Metrofile - Creio eu que o futuro é a continuação da consolidação deste mercado com empresas mais especializadas.
Armazém de Dados - Espaço existe, mas algumas empresas que estão aparecendo não têm um know-how das atuais, e oferecem serviços de qualidade inferior. O problema que elas aparecem com volores que marginalizam o mercado;
Soluarq - Reinventar-se, Inovar-se é o lema para enfrentar os desafios impostos em especial frente a pandemia COVID/19, bem como captar oportunidades advindas desse cenário. É nítido verificar que o segmento de GED/ECM, Gestão Documental e Digitalização está em alta em meio a crise do corona vírus. E ainda tem sido impulsionado a partir dos preceitos difundidos no mercado pela Transformação Digital dos negócios das empresas.
No entanto, constamos que esse espaço em ascensão diz respeito a abertura de novas empresas de guarda que venha ofertar como ramo de atividade básica serviços e soluções para ajudar as empresas a realizarem a Transformação Digital de seus negócios - inaugura-se para as empresas de guarda, oportunidades de negócios para ofertarem ao mercado serviços e soluções para Governança da Custódia Digital de Documentos (dados e informações). No entanto acredito que as empresas de guarda atuarão com ambientes e sistemas e soluções hibridas para atender demandas de guarda, localização e acesso tanto a documentos em suporte papel, bem como digitalizados e nato digitais.
Porém só conseguirão manter-se posicionadas no mercado aquelas empresas que obtiverem em seu DNA vantagens competitivas por ofertarem soluções sistêmicas, procedimentais e metodológicas. Para isso, se faz necessário que as empresas de guarda vá além do gerenciamento de caixas de arquivo, rumo a uma efetiva Governança Documental e Governança da Informação.
Qual sua recomendação, como um dos principais executivos da sua empresa, para que seus clientes eliminem cada vez o uso do papel?
Access - É importante ter todos os processos mapeados, para identificar quais devem ser transformados para o digital e que trarão ganhos para a empresa, seja de posicionamento no mercado, eficiência, redução de tempo ou custo, escalabilidade ou até aumento de vendas. Já vi muitos casos em que o anseio de ter tudo digital, acabou gerando resultados inversos ao esperado, não transforme qualquer processo só por transformar, para dizer que a empresa é paperless, se dedique aos processos que vão trazer resultados.
Arktec - Utilização da Tabela de Temporalidade
Armazém de Dados - Fazerem uma integração melhor de seus processos, transformando seu arquivos digitais.
Metrofile - Ter o foco em processos. Um processo mal estruturado, mesmo que rodando sob uma poderosa ferramenta, continuará a ser um processo mal estruturado e gerará ainda mais retrabalhos. O mapeamento correto do processo antecede qualquer outra atividade e proporcionará a empresa agilidade nas informações, ainda mais em uma época de alto turnover é preciso manter o conhecimento dentro das estruturas empresarias.
Soluarq - Internalizar a cultura da Transformação Digital de seus processos e dos documentos aliados com os princípios da Governança Documental. Conceber uma arquitetura de processos de negócios pautados em "Menos papéis" e Mais informações". "Menos papéis e Mais agilidade". È necessário mudar a cultura organizacional, configurar o mindset para internalizar inovação e transformação digital. Na prática significa adotar os princípios da Governança Documental
- realizar mapeamento dos processos documentais do acervo legado, visando avaliar o acervo arquivístico e propor avaliação do tempo de guarda e destinação com a finalidade de racionalizar a volumetria e fazer o descarte e eliminação segura de documentos;
- Digitalizar o legado com certificação digital em compliance com o Decreto 10.278/2020 (acesso versus preservação digital a longo prazo) - seleção de conjuntos documentais críticos frente ao segmento dos negócios da sua empresa (históricos; regulatórios, legais, societários, trabalhistas, previdenciários, tributários, técnicos)
- Implementar Repositório de Documentos natodigitais e digitalizados centralizado/único - a partir das recomendações técnicas, procedimentais e normativas para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq;
- Realizar a transformação digital de processos de negócios e documentais - redesenhar processos e atividades;
- Parametrizar os sistemas de processos de negócios com requisitos mínimos recomendados pela arquivística (Gestão Documental);
A pandemia de alguma forma aumentou a procura por serviços mais digitais? Caso sim, aumento considerável?
Access - Sim aumentou consideravelmente, tivemos um acréscimo no faturamento nos serviços como BPO e digitalização acima do que planejamos.
Arktec - Sim, um aumento bem considerável na buscar por serviços digitais
Armazém de Dados - Um pouco, no nosso caso, mas as empresas deixaram de trabalhar na organização de seus arquivos pelo fato de seus colaboradores estarem em home office, más em contrapartida a busca por digitalização vem crescendo.
Metrofile - Sim. A experiência da pandemia mostrou o quão importante é possuir os documentos digitais para agilidade nos processos diários. Algumas áreas como o RH se destacaram neste momento, pois implementaram a utilização de assinatura eletrônica através de nossas ferramentas transformando seus processos em paperless.
Soluarq - Sim! Com certeza, houve aumento na procura por soluções de Digitalização e Assinaturas Digitais, visando a transformação digital dos processos de negócios e documentos.
O mundo, como um todo está mudando depois da pandemia. Qual será a mudança mais drástica no mercado de guarda de documentos e serviços?
Access - A mudança nesse setor já teve início há alguns anos atrás, as empresas que tiveram a visão de que precisavam evoluir suas soluções, prestando serviços de maior valor agregado para seus clientes, que envolviam tecnologia e fazer parte do processo produtivo dos clientes, já se prepararam para processos que nascem digitalmente, essa é a grande mudança.
Debora Porral/ Operações na AGM - A mudança mais significativa será a maior maturidade digital em todos os setores, já compreendida como prioridade nas empresas brasileiras, de médio e grande porte, desde 2019 e aceleradas por causa de 2020.
O processo de coleta, digitalização e interpretação de informações, o próprio Big Data, o BI e o Analytics provaram a sua vantagem competitiva e inclusive permitiram a comercialização desses próprios dados em novos modelos de negócios dentro das empresas.
Empresas de guarda de documentos e serviços que ainda não possuem soluções digitais que oferecem integração completa com essas ferramentas têm que se adequar.
Arktec - Diminuição na geração de documentos e o aumento na procura por serviços.
Metrofile - A mudança mais drástica é o aumento significativo de serviços e soluções digitais que não ficarão restritas somente às empresas grandes porte, mas também as de médio e pequeno porte.
Soluarq - Pensar e atuar com " Menos Papéis e Mais informações. Menos Papéis e Mais agilidade". É uma mudança cultural, transformar o mindeset organizacional. Pensar complexo e agir no simples.
Palavras-chave para provocar mudança organizacional: Governança Documental; Governança de Dados; Governança Corporativa; Governança de TI; Governança de Processos; Governança da Segurança da Informação; Governança da Informação; Transformação Digital; Gestão de Riscos; Mobilidade; Agilidade; fluxo; Integração; Inovação; Colaboração; Compartilhamento; Interação; Transparência; Aprendizagem contínua; Engajamento; Criatividade; Motivação organizacional; Resiliência; Sustentabilidade Ambiental; Eficiência; Inspiração; Otimização; Autoatendimento; Proatividade; Documento Digital; Documento Digital Arquivístico; Preservação Digital a longo prazo; Custódia Digital; RDC-Arq - Repositório Arquivístico Digital Confiável; IA - Inteligência Artificial; RPA - Robotic.
O quanto o planejamento para 2020 da sua empresa teve que ser modificado em função da pandemia?
Access - O plano em relação as despesas teve grandes mudanças, manter todos os colaborares em segurança, seja trabalhando em casa, quanto os que permaneceram em nossas unidades, consumiu grandes esforços e investimentos, mudar o comportamento das pessoas, para que permaneçam saudáveis e seguras está sendo um grande desafio.
Arktec - Reorganização e reestruturação dos Serviços Internos e novos Serviços.
Armazém de Dados - Estamos em expansão de novas unidades e nos preparando para oferecer novos serviços;
Soluarq - Considerando o cenário que o país enfrentou (período pandemia) e pós-pandemia, o planejamento estratégico na pandemia e pós se tornou algo essencial para a sobrevivência da Soluarq. Foi necessário nesse contexto formular um plano de ação para enfrentar os obstáculos impostos pela pandemia COVID. De modo geral, felizmente foi possível contingenciar nossas atividades, não foi um ano perdido. Porém para não comprometer substancialmente a performance dos entregáveis aos nossos clientes, foi necessário adotar e implementar protocolos mínimos para minimizar os impactos ocasionados pela pandemia.
O mercado ganhou algum novo nicho neste período? Como setores que antes não procuravam
Access - Empresas do nosso segmento atendem todos os setores e tamanhos de empresas, no nosso caso, não surgiu nenhum novo setor que não atendíamos, o que mudou foi o aumento da procura por BPO, empresas que precisaram terceirizar parte do processo, pois perderam eficiência operando remotamente.
AGM - Em 2019, os setores brasileiros que possuíam um grau menor de maturidade digital eram os de indústrias avançadas, de base, transporte e infraestrutura e bens de consumo. Esses setores devem investir mais na digitalização de seus processos do que agora em diante, essa foi a tendência fora do país e existe uma possibilidade de que isso ocorra aqui. Isso pode ser analisado de acordo com um estudo de "Notas de Maturidade Digital" usando o conceito A&DQ (Analytics & Digital Quotient) dessas empresas.
Armazém de Dados - O trabalho de home office, e a utilização de serviços digitais;
Arktec - Sim, varias empresas que antes não utilizavam o serviços, principalmente os serviços digitais.
Metrofile - Sim, atualmente as empresas estão muito preocupadas com a gestão de seus dados, pois com o avanço da tecnologia é essencial que a gestão da informação digital seja realizada com segurança, controle e assertividade. Tivemos uma busca muito grande para o armazenamento seguro de dados.
Soluarq – Acredito que a pandemia veio estimular ainda mais as frentes de trabalho relacionados com os serviços de "formalização/validação de documentos" inerentes aos processos de negócios de diversos segmentos do mercado por meio de regras estabelecidas pelos clientes, identificando pendências, irregularidades, fraudes e não conformidade. Essa atividade pode ser realizada home office e está diretamente vinculada aos processos de negócios e documentais aplicados nos seguintes cenários: Contratos; Processos Jurídicos; Prontuários médicos; Prontuários de Funcionários; Documentos para liberação de Cartão de Crédito; Processo de abertura de conta bancária; Seguros Diversos, etc.
E como está sendo a adaptação das empresas em relação à LGPD? Houve aumento na procura ou mais exigências de seus clientes com relação à segurança dos seus dados?
Access - Percebemos que ainda existem muitas dúvidas quanto aos papeis e responsabilidades, quando você é um CONTROLADOR ou um OPERADOR dos dados, muitos de nossos clientes tiveram essas dúvidas e estavam nos atribuindo responsabilidades no processo que seriam deles como CONTROLADORES. Em relação aos nossos sistemas e tecnologias houve muito desenvolvimento para estarmos em conformidade com a lei.
Arktec - a Arktec já vinha seguindo todas as exigências de confidencialidade da informação, e com a LGPD estamos aprimorando mais. Sim tivemos um aumento na procura
Armazém de Dados - Por enquanto estão se estruturando na nova lei, inclusive nós também, más sempre trabalhamos com esta visão.
Metrofile - Com certeza, a Metrofile está aderente as regras previstas na LGPD. Nós não tivemos muitas adaptações a serem realizadas, pois já estávamos trabalhando a algum tempo nas exigências da GDPR, que é a lei europeia para tratamento de dados.
Nossa prioridade sempre foi garantir a segurança da informação a todos os nossos clientes.
Soluarq - Por utilizar uma visão macro (360º - abordagem da Governança Documental) nos projetos de nossos clientes, as questões da LGPD são contempladas. No entanto, percebemos que até o momento que a maioria das empresas ainda não priorizaram em seu planejamento estratégico projetos de implementação para atender os requisitos da LGPD. Acreditamos que essa demanda será provocada a partir de 2021 e com certeza irá aquecer ainda mais o segmento de Gestão Documental e GE/ECM no cenário brasileiro.
Sua empresa já está preparada para atender a todas as exigências da LGPD? Mesmo no que se refere à destruição segura dos documentos armazenados em papel, você acredita que o mercado brasileiro tem uma real preocupação com esse processo?
Access - Sim já estamos em conformidade com a lei e finalizando o nosso projeto, fomos assessorados por um grande escritório de advocacia, um dos principais nesse assunto. A destruição segura de documentos ainda é pouco procurada no Brasil, mas a procura por esse serviço cresceu a partir de 2019
Arktec - Sim, nossa empresa esta preparada para atender toda as exigências da LGPD. Sim, há uma preocupação maior no mercado, inclusive com exigências de clausulas contratuais
Armazém de Dados - Estamos nos adequando. Acho que o mercado ainda está meio descrente da aplicação da lei;
Metrofile - Sim. Nós já cumpríamos com essas regras antes mesmo de virarem lei. As empresas estão cada vez mais conscientizadas sobre o processo de destruição segura das documentações e por diversas vezes enviam um preposto para acompanhar nosso processo.
Soluarq - A Soluarq possui uma metodologia própria e diferenciada para atender os requisitos da LGPD, em especial as atividades relacionadas com o "Descarte e Eliminação Segura de Documentos".
Entretanto é importante ressaltar que a LGPD na sua aplicabilidade "sobrevaloriza" o documento digital (dados em ambientes digitais) em detrimento dos documentos em suporte papel. Sendo assim, esse fato, acaba por provocar nas empresas uma despreocupação da aplicabilidade desta lei nos ambientes físicos (Arquivo Setorial; Arquivo Corrente e Arquivo Geral/Inativo), aumentando os riscos de vazamento e uso indevido dos dados, por comprometer a segurança dos dados registrados nesses documentos em suporte papel.
Hoje, quais são as maiores ameaças para as empresas de guarda de documentos e quais as maiores oportunidades?
Access - Ameaças passam por não evoluir tecnologicamente e as oportunidades também estão relacionadas a essa evolução.
AGM - Esse período demonstrou ser ambas as coisas: uma oportunidade e uma ameaça. Essa interpretação depende da visão das empresas de Guarda de Documentos e de seu próprio grau de maturidade.
O futuro foi "acelerado" na era COVID e uma evolução foi solicitada - ou à força, ou por preparo estratégico - nas empresas de Guarda de Documentos. É como se o ano de 2020 redefinisse a "linha de largada" para todos os negócios e mercados e no nosso mercado isso é duplamente importante.
Players que possuem boa consciência situacional, mesmo antes desse período, e já ditavam regras e novos normais no mercado de ECM/ GED tiveram esse ano todo para investir em talento, tecnologia e competirem mais acirradamente.
Sem planejamento e investimento, no entanto, esse período é uma ameaça. Por exemplo, se um player trabalha apenas com armazenamento físico: governos aprovaram leis que validam mais processos de forma digital, clientes sofreram downsizing, renegociaram preços, analisaram seus custos de uma forma muito mais fria, sistemática e detalhada para sobreviver. O conceito paperless ganhou uma expressão muito mais significativa.
Um estudo da consultora McKinsey, em 2019, com 124 companhias brasileiras mediu o grau de maturidade digital e apontou que aproximadamente 90% dessas empresas ainda possuíam GAPs e desafios na área de GED/ ECM àquela época. Tais desafios se dividem em 4 setores: estrategia, capacidades, organização e cultural digital.
Empresas que se preparam conseguem trazer valor aos seus clientes nessas áreas e terão vantagem competitiva. Players que precisam se modernizar, isso será um esforço a mais.
Arktec - Maior ameaças: diminuição rápida da geração de documentos principalmente por causa home office. E maiores oportunidades: Novas Tecnologias, Soluções Digitais
Armazém de Dados - A maior ameaça é o termino da documentação em papel, e em contrapartida vem outras oportunidades como a geração do documento digital, nosso conhecimento na gestão documentação e apoio na gestão dos processos organizacionais nas empresas;
Metrofile - A transformação digital que aparenta ser uma ameaça para o segmento, se tornou uma oportunidade para as empresas que investem constantemente em tecnologia, pois gerou a necessidade de novos serviços e soluções que visam garantir segurança, controle e eficácia na gestão da informação das empresas
Soluarq - No meu entendimento, as principais ameaças para as empresas de guarda estão relacionadas com a ausência de práticas procedimentais, metodológicas e operacionais da Gestão Documental, bem como a falta de adoção de estratégias advindas da Governança Documental e da Transformação Digital compreendida enquanto recursos estratégicos para se (re)posicionarem no mercado de modo a garantir a competitividade e a perenidade de seu negócio.
Que recomendação você faria para seus clientes, que ainda geram milhões de documentos em papel? Sua empresa pode ajudá-los a diminuir essa utilização?
Access - Muito da geração desses papeis ainda é fruto da burocracia em nosso país, minha recomendação é continuem mantendo o foco em suas atividades CORE e deixem que a sua gestão documental está em boas mãos.
Armazém de Dados - Otimizar o fluxo documental, e ter uma ampla visão sobre a temporalidade de seus documentos.
AGM - Elaborar uma migração em etapas do modelo atual para um que contemple o grau ideal de maturidade Digital e disseminação da cultura paperless em sua organização, encontrar líderes que multipliquem essa filosofia em todas as direções e iniciar a migração digital por esses departamentos.
Investimento em talentos e otimização de processos para que eles se iniciem em meios digitais. Utilização de ferramentas de GED e ECM que contemplem a interpretação de informações e entreguem estas a ferramentas de Analytcs e Business Inteligence.
Mostrar a eficiência e a redução de custos em horas da equipe, papel, assertividade e velocidade nas decisões da liderança através deste modelo. Demonstrar inclusive as possibilidades de diversificar negócios e lucros dentro da própria organização com a interpretação mais rápida de dados que alimentam todo esse processo.
Arktec - Utilização da Tabela de Temporalidade
Metrofile – Buscar empresas que possuam reputação e experiência no mercado, evitando retrabalhos e custos futuros. Avalie além da oferta financeira, quesitos da prestação básica de serviço como a guarda de documentos, pois existirá um legado a ser tratado durante algum tempo. Avalie se este parceiro poderá lhe ajudar a evoluir com os processos, através de time qualificado, metodologia e tecnologia.
Soluarq - A Soluarq pode ajudar a sua empresa a transformar documentos em informações digitais! Menos Papéis e Mais informações. Menos Papéis e Mais agilidade", esse é nosso propósito institucional.
Atuamos com a visão de que para garantir a melhor performance e resultados estratégicos dos nossos projetos de Gestão Documental de nossos clientes, se faz necessário fazer um alinhamento da “Gestão Documental” com os preceitos advindos da Governança Corporativa, utilizando-se da “Transformação Digital”, enquanto componente estratégico para abordar os projetos de gestão de documentos de nossos clientes.
Assim, a partir da nossa experiência, estamos cada vez mais convencidos de que conceber projetos de Gestão Documental a partir da abordagem da “Governança”, é o caminho mais assertivo para que a sua implementação gere boas práticas sustentáveis a longo prazo, atendendo assim as constantes mudanças e complexidades provocadas pelos ambientes internos e externos das organizações.
Ao reinventar a Gestão Documental no mercado brasileiro, utilizando-se da abordagem da “Governança da Gestão Documental” é um diferencial da nossa marca no mercado.
Governança Documental para a Soluarq, trata-se da concepção de um macro programa organizacional que visa orientar e sustentar os aspectos procedimentais e metodológicos para assegurar os requisitos da Autenticidade – (identidade e integridade) dos documentos a partir da adoção de um conjunto de métodos, procedimentos e tecnologias para apoiar as atividade de produção; versionamento; assinaturas digitais; retenção; organização; captura/digitalização; armazenamento; preservação; segurança; compartilhamento, rastreabilidade/controle do fluxo, acessibilidade, usabilidade de documentos e auditabilidade/monitoramento para garantir conformidade e aderência às políticas legais, normativas e regulatórias das empresas.
Na prática a adoção da Governança Documental pode contribuir significativamente para ajudar nossos clientes na redução de grandes volumetrias de documentos produzidos e acumulados em suporte papel a partir da realização de algumas ações como demonstrado a seguir:
- realizar mapeamento dos processos documentais do acervo legado, visando avaliar o acervo arquivístico e propor avaliação do tempo de guarda e destinação com a finalidade de racionalizar a volumetria e fazer o descarte e eliminação segura de documentos;
- Digitalizar o legado com certificação digital em compliance com o Decreto 10.278/2020 (acesso versus preservação digital a longo prazo) - seleção de conjuntos documentais críticos frente ao segmento dos negócios da sua empresa (históricos; regulatórios, legais, societários, trabalhistas, previdenciários, tributários, técnicos)
- Implementar Repositório de Documentos natodigitais e digitalizados centralizado/único - a partir das recomendações técnicas, procedimentais e normativas para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq;
- Realizar a transformação digital de processos de negócios e documentais - redesenhar processos e atividades;
- Parametrizar os sistemas de processos de negócios com requisitos mínimos recomendados pela arquivística (Gestão Documental);
Publicado originalmente na Revista ABEINFO nº 3
