O Colégio Notre Dame de Campinas implementou o Fluig, plataforma de gestão de processos, documentos e identidades da TOTVS, para aprimorar o andamento das solicitações e simplificar o acesso dos funcionários aos arquivos da instituição. Além do Card Fluig BPM (Business Process Management) e do Card Fluig ECM (Enterprise Content Management), para a gestão de processos e documentos, a organização também adotou o Card Social e habilitou o uso do Fluig nos celulares de seus funcionários.
O colégio utiliza o ERP da TOTVS desde 1998. Para aprimorar ainda mais o controle das atividades e a organização das informações, a instituição buscou uma solução de BPM e ECM e encontrou no Fluig a ferramenta adequada para as suas necessidades. A plataforma entrou em funcionamento em abril deste ano e já conta com mais de 50 usuários nas áreas administrativas. Em 2015, estará disponível também para os professores do colégio.
Por meio do recurso de workflow, os funcionários inseridos na plataforma conseguem realizar inúmeras solicitações, como compras ou reembolsos. Antes de adotar a ferramenta, as requisições eram realizadas por meio de planilhas eletrônicas preenchidas por cada departamento e enviadas à área responsável. Atualmente, este processo é realizado dentro do Fluig, conferindo padronização aos procedimentos.
Para fazer um novo pedido, basta acessar a Central de Tarefas, escolher a requisição desejada e realizar a solicitação com os mesmos dados da planilha. A centralização das informações facilita o levantamento de uma nota fiscal antiga ou até mesmo a garantia de um produto específico, tanto do computador da empresa, quando pelo celular.
“A grande vantagem da plataforma é a possibilidade de acompanharmos as solicitações do início ao fim, sendo possível visualizar, inclusive, em qual etapa do processo a requisição está parada. O acesso à plataforma por meio do celular permite aos gestores dar continuidade ao processo a qualquer hora e de qualquer lugar, conferindo uma agilidade inimaginável até então”, explica André de Almeida Guesse, gerente de TI do Colégio Notre Dame.
A instituição também implementou o recurso de Gestão de Documentos da plataforma. Agora, os arquivos são armazenados no Fluig e agrupados por área, porém, devido ao recurso de gestão de identidade, o Identity, será possível limitar o acesso às informações por funcionário. Os manuais dos departamentos, por exemplo, serão restritos aos funcionários daquele setor. O objetivo é facilitar o acesso aos arquivos.
Além de restringir o acesso, o uso dos Cards ECM e Identity também permite a colaboração entre os funcionários, recurso importante para assuntos da diretoria, por exemplo. Por meio desses recursos é possível liberar o acesso a um documento de planejamento estratégico a todos os envolvidos visando estimular a criação do mesmo por meio de um processo colaborativo.
Outro Card adotado pelo Colégio Notre Dame é o Social, usado por todos os funcionários da empresa inseridos no Fluig. O recurso de comunidades e o chat da plataforma estabeleceram uma interação entre os funcionários, algo que não era possível quando a ferramenta de comunicação era a intranet, pois esta permitia apenas a divulgação de comunicados da empresa.
Hoje, há interação entre todos os funcionários, o que confere fluidez às informações da instituição. Por meio das comunidades, a bibliotecária avisa os livros novos que chegaram à escola e o departamento de comunicação divulga eventos e acontecimentos do colégio.
De acordo com Gilmar Hansen, diretor de produtos do Fluig, a plataforma confere inúmeros benefícios às empresas do segmento de Educação. “A ferramenta permite a construção de atas de reuniões e grandes projetos de forma colaborativa, incentivando o compartilhamento de informações e conhecimento. Além disso, o acesso à plataforma por meio de smartphones e tablets garante a agilidade necessária às empresas hoje em dia“.
O Colégio Notre Dame atende a aproximadamente 1.600 alunos do Ensino Infantil ao Médio. Em 2015, a instituição expandirá o uso desses recursos a todos os departamentos e adotará o Fluig nos outros colégios do Grupo.
