Por Roberto Gonçalves, CEO na eBox Digital S.A.
As empresas conhecem qual o risco da gestão inadequada de documentos? Fato é que quando a gestão de documentos é feita de forma deficiente, a companhia tende a sofrer graves problemas.
Fato é que, quando se tem estratégias eficientes no gerenciamento de dados, as empresas conseguem se manter competitivas no mercado e se destacam frente à concorrência.
Para ajudar os gestores a desenvolverem ações eficientes, serão listados abaixo alguns riscos a que a empresa está sujeita quando a gestão não é executada da melhor maneira possível. Confira!
Gestão inadequada de documentos gera desorganização
Para começar listando qual o risco da gestão inadequada de documentos, vamos falar da desorganização. A manutenção de papéis organizados é sempre muito difícil quando várias pessoas têm acesso a eles.
Apesar das pessoas acreditarem que isso não seja um problema, a má gestão dos documentos é um problema grave, por diferentes fatores como:
- documentos podem ser perdidos
- papéis importantes podem ser arquivados em lugares errados
- desorganização gera perda de dinheiro e tempo
- causa confusão
As empresas que desejam se destacar em um mercado tão competitivo como o atual devem apostar em meios de inovar a sua gestão a fim de garantir ações que façam com que ela se destaque frente à concorrência e uma das alternativas de inovação é a gestão eletrônica de documentos.
A organização é um fator importante nesse processo, porque a companhia passa a contar com uma base em que os procedimentos são executados com
- eficiência
- transparência
- atendimento de prazos
Além disso, todos os processos precisam ser sistematizados de forma eficaz a fim de possibilitar que eles sejam acessados sempre que for necessário. Sem contar que a desorganização ainda impacta no espaço físico e na presença de problemas como umidade, ácaros, entre outros.
Ao fazer uma gestão eficiente de documentos, a empresa terá a certeza de que seus clientes e os potenciais clientes prestarão atenção nas ações e vão apontar sua instituição como destaque. Por sua vez, os concorrentes buscarão imitar o que está dando certo.
Perda da credibilidade é mais um risco
A competição em todos os segmentos é alta. Tomar todo cuidado é pouco ainda mais quando o assunto é a gestão de documentos. Uma empresa precisa manter tudo devidamente organizado para fornecer as informações quando for solicitado por um acionista ou cliente.
A falta de organização e a demora na disponibilização do que foi solicitado faz com que a sua empresa perca a confiança e a crediblidade.
Por isso, quando se opta por uma gestão de documentos eficiente fica fácil atender a todos as solicitações e mostra que sua empresa é organizada e atende a todos os pedidos o mais rápido possível.
Empresas devem ter uma política de backups
A falta de uma política de backups pode ser considerada como um dos mais graves entre os riscos de uma gestão inadequada de documentos. Isso porque, atualmente, é fundamental que as empresas contem com um sistema eficiente de armazenamento e de cópias de segurança de arquivos.
A ausência da política de backups pode impactar diretamente nas atividades que vão trazer graves consequências no serviço que é entregue ao cliente.
Quando não se tem uma política, a sua empresa gasta mais com
- impressão
- papel
- suprimentos para impressão
- espaço interno para armazenar todos esses documentos
As empresas que apostam em uma gestão de documentos eletrônica, conseguem manter todos os documentos digitalizados e armazenados na nuvem. Essa medida dá maior segurança, pois só terá acesso aos documentos quem for devidamente autorizado e eles não vão se perder, diferentemente do que acontece em virtude da falta de organização.
Sem contar que ainda é possível alocar todos os arquivos em diferentes locais, o que vai garantir que caso algum erro aconteça, todos os documentos permaneçam seguros. No entanto, uma alternativa eficiente para manter todos os papéis físicos e digitais é a guarda de documentos, porque ela trabalha tanto com os físicos como digitais.
Qual o risco da gestão inadequada de documentos? Falta de controle de acessos
O manuseio de documentos importantes dentro de uma companhia é algo que faz parte do cotidiano. Por esse motivo, é fundamental que a empresa tenha muita atenção com relação a manutenção da segurança da informação.
Uma empresa que deseja saber qual o risco da gestão inadequada de documentos deve entender que permitir que todos tenham acesso a todos os documentos é um grave problema.
Isso porque, a falta de um controle rígido e ativo sobre o acesso aos diferentes documentos podem fazer com que sua empresa sofra com uma ruptura na segurança.
Por esse motivo, é imprescindível que seja criada uma política de controle de acesso. Por meio dessa ação, será possível que cada usuário tenha uma senha e seja liberado somente as informações que ele precisa ter acesso.
Além disso, faz-se necessário ainda que os profissionais tenham certificação digital e as credenciais que autorizem o acesso a ambientes onde estão os documentos considerados sensíveis.
Tudo isso é necessário, principalmente porque está em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Problemas com o cumprimento de normas legais
Quando uma empresa não consegue fazer uma gestão adequada de documentos, ela não atende a legislação vigente. Com isso, ela deve estar em conformidade com as leis que determinam que os documentos precisam ser tanto manipulados como preservados conforme as regulamentações.
Assim, quando a gestão é inadequada a empresa sofre com problemas financeiros e judiciais.
Para evitar essa situação desagradável, a companhia precisa fazer com que todos os processos sejam uniformizados em todos os departamentos e, ainda, precisa atender todas as regulamentações para que problemas com a justiça não aconteçam devido a falta de transparência.
Conte com a eBox para fazer a gestão correta dos documentos
Agora que já sabe qual o risco da gestão inadequada de documentos, é preciso contar com quem faz a gestão dos documentos da sua empresa de forma eficiente, como é o caso da eBox.
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Publicado originalmente em eBox.
