No ECMShow 2010 tive a honra de conduzir o Talk-Show sobre fatores críticos de sucesso na implementação de sistemas de ECM. Baseado nos depoimentos dos executivos presentes e na minha experiência pessoal acabei por listar alguns dos fatores críticos que mais se aplicam à realidade brasileira: 
[private] Conceituação do mercado – o mercado brasileiro continua com problemas para ter uma visão clara do processo evolutivo e, consequentemente das definições e conceitos por trás de: DI – Document Imaging - tecnologia para a digitalização de documentos físicos, popularizada na década de 80; GED – tradução de Electronic Document Management empregada no Brasil da década de 90 para designar as tecnologias de DI, Document Management, workflow e COLD; ECM – gestão do conteúdo corporativo introduzido em meados de 2000 para atender aos requisitos crescentes da web; EIM – gestão da informação corporativa integrando as informações não estruturadas com as informações estruturadas. Torna-se cada vez mais importante a evangelização deste mercado para que os projetos partam de premissas verdadeiras.
Aplicabilidade – para muitos ainda não está claro onde se encaixam as tecnologias de ECM/EIM. É fundamental que haja o entendimento que o objetivo não é a eliminação do “arquivo morto”, nem a criação de uma realidade de “paperless office”. No primeiro caso existem argumentos suficientes do ponto de vista de custo e legislação para descartar esta abordagem; no segundo caso ainda estamos muito longe da eliminação total do papel, inclusive por questões legais. Talvez seja mais apropriado se falar em “less paper”. De qualquer forma, o foco da aplicabilidade é a minimização de riscos, criação de novas realidades, minimização de custos obtida através do aumento da produtividade e melhor atendimento ao cliente.
Legislação – apesar de mais de 15 anos de história (o primeiro projeto apresentado pelo senador Sebastião Rocha é de 1996), o Legislativo brasileiro ainda não conseguiu chegar a um consenso sobre uma lei para a conversão de documentos físicos em imagens digitais. Apesar de toda a bagagem com documentos digitais adquirida com o Projeto de Lei 2200 para documentos digitais, o mercado brasileiro continua armazenando em meios físicos para obter amparo legal no caso de documentos criados em papel.
Infraestrutura de TI – o decréscimo contínuo do custo das mídias de armazenamento vem ajudando sobremaneira a expansão das bases instaladas de ECM. Hoje em dia, ninguém se assusta mais quando se fala em comprar GB ou TB, diferentemente de poucos anos atrás. E a evolução contínua das redes, nos permitindo colocar um documento em qualquer parte do mundo, com os aumentos de banda e redução de custos constitui a outra perna necessária para se colocar os sistemas de ECM em pé.
Outros fatores mencionados foram: As Ilhas do Eu - falta da cultura de colaboração, fazendo com que cada usuário se sinta dono de suas informações não compartilhando-as; Cultura – necessidade de gestão da mudança face à natural resistência à introdução de novas formas de fazer; Governança Documental – nas organizações as informações estão divididas normalmente entre os responsáveis pelo arquivo ativo e inativo, a área de TI e/ou as áreas usuárias, dificultando uma visão holística e custos de hardware, software, serviços x ROI (Retorno do Investimento) que ainda têm sido bastante incipientes, impedindo que as organizações tenham ganhos passíveis de ser obtidos rapidamente.
A Perda – perdemos Carminda Nogueira de Castro Ferreira, que se tornou uma referência no mercado brasileiro da biblioteconomia desde 1964. Como consultora em assuntos documentais orientou organizações como Itaú, Duratex, TAM, ONU e Unesco. Doutora pela Universidade de Coimbra com diversas condecorações internacionais, soube como ninguém construir pontes entre conceitos de gestão documental do ponto de vista da biblioteconomia e arquivística com o mundo digital. Carminda, sentiremos falta de suas divertidas provocações ao mundo híbrido. [/private]
* Texto escrito por Walter W. Koch, diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001.Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil.
