Por Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio na Reis Office
Em uma época em que a expressão da moda é transformação digital, argumentar a importância da impressão no ambiente corporativo chega a soar de forma estranha aos ouvidos dos gestores. Entretanto, não se engane: diferentemente do que muitos pensam, a impressão de arquivos e documentos agiliza processos e otimiza negócios. Uma boa estratégia nesse quesito garante maior circulação das informações, utilização de insights na tomada de decisão e, claro, mais praticidade no dia a dia. Em suma: oferece todas as condições para que uma organização possa crescer e se destacar em seu segmento. Mas como isso é possível? Confira cinco motivos que reforçam a importância das impressões:
1 – Circulação das informações
Soluções em nuvem conseguem digitalizar e centralizar os dados da empresa em um único local, mas será que isso garante maior circulação das informações? Em vez de cada colaborador ter que acessar as permissões na rede corporativa, a impressão de documentos tem como principal característica a circulação, uma vez que o papel pode ser compartilhado, emprestado ou até passado adiante entre os colaboradores da empresa, garantindo que um conteúdo trafegue entre os departamentos.
2 – Análise detalhada de relatórios
Hoje, a maioria dos gestores sabe que os dados digitais em si não dizem muita coisa. É preciso ter muita análise para transformá-los em insights para os negócios. Nesse sentido, não há formato melhor do que os relatórios impressos. Eles não só combinam e cruzam as diferentes informações, como também reúnem os resultados no mesmo local. Assim, os gestores conseguem fazer uma leitura mais cuidadosa para encontrar as melhores estratégias em suas tomadas de decisões.
3 – Gerenciamento de documentos
Engana-se quem pensa que a impressão de documentos é um ato isolado dentro do ambiente corporativo. Pelo contrário, a prática deve ser parte integrante de uma estratégia maior de gerenciamento de documentos. Isso obriga a empresa a desenvolver uma política clara em relação a suas informações, definindo quais documentos podem ser impressos, quais serão digitalizados e os níveis de permissão para cada um deles. Assim, a corporação não só agiliza os processos como também reforça a segurança de seus dados.
4 – Uso inteligente de recursos
Sim, também parece contraditório, mas a impressão de documentos garante maior economia de recursos financeiros da empresa. Ainda que a atividade demande uso de suprimentos como papel e toner de impressoras, o fato é que uma política de impressões dentro da empresa sempre leva a um uso consciente de recursos, uma vez que fica claro quais documentos podem ser impressos e quais podem ser digitalizados. Em suma: a liberdade de imprimir faz o profissional pensar a importância de cada documento.
5 – Integração das equipes
Por fim, é inegável que a impressão também facilita a integração entre os diferentes departamentos e profissionais da empresa. Se a informação circula mais no papel e os gestores se debruçam mais nos documentos para fazer análises, é natural esperar que haja mais trocas de experiência e compartilhamento de conhecimento nas mais diversas áreas. Apresentações, memorandos e demais conteúdos podem passar de mão em mão, garantindo maior agilidade em todos os processos.
