O trabalho remoto possibilita uma rotina mais dinâmica para empresas e colaboradores, desde que as ferramentas necessárias sejam disponibilizadas para que atividades sejam exercidas. Veja como a gestão de documentos pode te ajudar nesse processo:
Trabalho remoto e equipes híbridas estão se tornando cada vez mais presentes no cotidiano das empresas. Isso porque, para muitos profissionais, é possível trabalhar à distância sem que seu trabalho seja prejudicado.
Porém, todas essas mudanças trazem novos desafios aos gestores que precisam gerir de forma eficaz equipes remotas ou híbridas.
Para que isso aconteça da forma correta é necessário que todos os colaboradores tenham acesso às ferramentas e documentos importantes para exercer suas atividades independentemente de onde estão.
É aí que a gestão documental pode facilitar esse processo de adaptação ao remoto e ao híbrido, garantindo que colaboradores acessem à distância documentos e ferramentas com maior praticidade e agilidade.
Veja como a gestão de documentos aliada à tecnologia contribui para o trabalho de equipes híbridas e remotas:
Segurança dos dados
O trabalho remoto traz diversas vantagens para empresas e trabalhadores, mas ao mesmo tempo cria desafios como a segurança das informações de uma empresa.
Algumas soluções de gestão documental, como o GED, possibilitam o armazenamento e acesso mais seguros de documentos, permitindo que apenas colaboradores autorizados possam acessar informações específicas.
Essa tecnologia evita as invasões de hackers, cada vez mais frequentes no mundo corporativo, e impede que informações sigilosas sejam acessadas por pessoas não autorizadas.
Colaboração entre profissionais
A facilidade de acesso aos documentos da empresa também faz com que seja possível a colaboração entre profissionais através da interação digital.
Esse é também outro desafio do trabalho à distância, já que poucas empresas investem em ferramentas para otimizar a comunicação entre sua equipe.
Investido em soluções tecnológicas de gestão documental, esse fluxo de trabalho se torna constante, como também passa a permitir que colaboradores se sintam mais satisfeitos e engajados.
Facilidade na hora de procurar documentos
Outra grande vantagem de alinhar a gestão de documentos à tecnologia é a facilidade de encontrar documentos importantes para que atividades sejam desenvolvidas.
Esse tempo economizado aumenta a eficiência e produtividade de equipes que antes demorariam horas para encontrar um arquivo que poderia estar armazenado de forma desorganizada.
Continuidade dos processos de trabalho
Criar uma estrutura para que o trabalho que antes era realizado presencialmente continue sendo feito à distância é fundamental para dar continuidade aos negócios de uma empresa.
Com a gestão documental isso não só se torna possível, como também facilita para que essas atividades sejam aprimoradas e realizadas de forma mais assertiva.
Menos papel
Ser uma empresa paperless tem suas vantagens, mas a principal delas é a digitalização de documentos para que eles possam ser acessados de qualquer lugar com mais segurança e praticidade.
Com uma boa gestão de documentos isso se torna possível e ainda gera mais economia para a empresa com a redução dos gastos com papel e materiais para impressão.
Assinaturas digitais com validade jurídica
Outra vantagem que um sistema GED traz é o suporte para que sejam feitas assinaturas digitais, já que o processo manual demanda muito tempo e pode levar semanas quando se trata de uma equipe localizada em diferentes cidades.
Com essa tecnologia é possível assinar um documento com rapidez e garantir que o mesmo tenha validade jurídica de acordo com o Decreto nº 10.278/2020 que diz respeito ao que é necessário para a transição entre documentos físicos e digitais, incluindo a assinatura online.
Otimização de atividades e processos
O GED é um sistema bastante completo que assegura pleno acesso às informações da empresa. Uma das suas ferramentas, o workflow, facilita no mapeamento de processos e atividades para que sejam agilizados, aprimorados e automatizados.
Assim, é possível garantir uma tomada de decisões mais rápida e assertiva, gerar mais economia, além de centralizar informações de forma integrada.
Viu só como a gestão documental alinhada à tecnologia pode facilitar a melhoria do trabalho de equipes remotas e híbridas
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Publicado originalmente em Soluarq
