Por Vicente Troiano
Para facilitar o tramite de documentos no ambiente corporativo e diminuir o espaço físico destinado para a guarda de papéis, as empresas aderiram a soluções terceirizadas para a organização e gestão de documentos que basicamente contemplava a armazenagem de documentos físicos e também a gestão destes eletronicamente com digitalização de documentos ou gestão de documentos que já nasceram digitais.
Mas se enganam as empresas que pensam que possuem uma gestão de documentos completa apenas com a armazenagem física e eletrônica de forma organizada.
As soluções de workflow, rastreabilidade e segurança complementam de forma essencial estes serviços mais básicos de gestão documental, já bem conceituados e de grande demanda no mercado. Mas afinal, para que servem estes processos?
Em uma corporação, trabalhar em equipe é fundamental na busca de qualidade e agilidade em processos de negócios. Porém, o sucesso de um grupo lida frequentemente com a falta de comunicação e integração entre as pessoas e áreas envolvidas. É neste aspecto que atua o workflow.
Segundo a Wikipédia, Workflow (fluxo de trabalho) é a sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas.
O workflow permite que as empresas controlem os processos de trabalho existentes na organização. Nestes processos, é controlado o tempo de execução de cada atividade e são gerados gráficos de acompanhamento das tarefas que foram realizadas ou não no prazo previsto. Além disso, com a implantação do workflow, o benefício imediato é a eliminação de papel e economia de tempo, o que favorece o desenvolvimento da companhia de forma sustentável.
A rastreabilidade de documentos é uma solução complementar que surgiu devido à necessidade localização precisa de um documento. Por meio da impressão de um código numérico, o documento adquire uma identidade única e pode ser monitorado a qualquer tempo e em qualquer local que esteja. Em termos práticos, o rastreamento permite saber "o que" (tipo de documento), "de onde" veio (a origem) e "para onde" foi (destino).
Com o rastreamento existe a possibilidade de adicionar e ter acesso a informações de documentos em qualquer ponto do processamento, permitindo o recebimento e o processamento do documento em setores diferentes, dentro ou fora da empresa, sem perdas ou dificuldades de registros.
Se possuir o registro online de informações, a solução de rastreabilidade também oferece maior segurança no armazenamento dos dados, permitindo identificar quem os adiciona ao sistema e serve como central de controle de informações da empresa e do processo.
Por outro aspecto, o fluxo de informações carece também da segurança, fundamental na gestão de documentos e informações empresarias.
O volume crescente de informações geradas dentro e fora da empresa está mudando o papel da segurança da informação empresarial. Com isso, novas necessidades surgem nas organizações e o foco do profissional da segurança da informação, está cada vez mais relevante.
O dilema que as organizações enfrentam é que, enquanto eles protegem suas informações de todos os riscos possíveis, isso não se alinha com a natureza diversificada e interativa de negócios de hoje.
Temos visto que as organizações são altamente conscientes da necessidade de manter a conformidade e assegurar aspectos de privacidade de dados sensíveis, e que a terceirização de serviços a um fornecedor confiável ainda é uma excelente alternativa para a segurança de dados quando se trata de manter o foco no negócio. Por esta razão, vale conhecer todas as soluções disponíveis para garantir uma gestão de documentos eficaz.
*Vicente Troiano é diretor de assuntos institucionais da ABGD e diretor de marketing e vendas da Recall no Brasil
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