A Controladoria Geral do Município de Pinhais (Região Metropolitana de Curitiba - PR) publicou, em dezembro de 2014,uma Instrução Normativa que institui o "workflow de liquidação da despesa" na Prefeitura de Pinhais. Para isso, a entidade utiliza o SE Workflow, software para automação de Processos de Negócio, desenvolvido pela SoftExpert – fornecedora de softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
A Prefeitura de Pinhais já utiliza os produtos da SoftExpert desde 2006,
mediante Processo Licitatório. Com essa Instrução Normativa, o órgão detalha os procedimentos relacionados ao uso do SE Workflow e apresenta os fluxogramas dos processos, estabelecendo ainda a ordem de apresentação dos documentos na composição do arquivo digitalizado que passa a tramitar eletronicamente.
O público-alvo da Norma é composto por servidores públicos que trabalham em todas as Secretarias Municipais com os processos de pagamento aos fornecedores, bem como pelos respectivos Fiscais de Contrato, Diretores e Secretários Municipais, os quais no seu conjunto preenchem informações, atestam e aprovam as informações inseridas, de modo a permitir a análise eletrônica para liquidação e pagamento da despesa.
“Como consequência direta haverá significativa redução dos custos relacionados à manutenção em arquivo dos mais de 10 mil protocolos abertos anualmente para esta finalidade”, conta Lincoln Américo, subcontrolador de Normas e Informações Gerenciais da Prefeitura de Pinhais.
Lincoln explica ainda que atualmente estes custos estão presentes em todo o ciclo, indo desde a aquisição de um grande volume de papel, passando pelo custo das impressões até o valor gasto com a estrutura de arquivamento (prateleiras, arquivos deslizantes, prédios públicos, etc.).
“Um dos benefícios imediatos do workflow é a substituição de toda a documentação impressa que atualmente compõe o protocolo físico de pagamento pelos arquivos digitalizados dos documentos e pelo preenchimento do formulário eletrônico associado ao processo (BPM), de forma integrada à Base de Dados da Contabilidade no ERP da Prefeitura”, complementa Lincoln.
De uso obrigatório a partir deste mês, a iniciativa levou em conta o esforço despendido na revisão da Instrução Normativa 021/2009 e, principalmente, o Projeto Piloto executado ao longo de 2014 pelas Secretarias de Educação, Finanças, Administração e pela Comissão Técnica de Recebimentos de Bens da Prefeitura, que já resultou na abertura de mais de 2.500 instâncias do processo eletrônico.
