A Acesso Digital apresentou a novidade em solução de digitalização de documentos. Agora, o SAFE-DOC, principal ferramenta de digitalização de documentos da empresa, também é direcionado para auxiliar na gestão de Notas Fiscais (NF) de produtos e serviços, sejam elas físicas ou eletrônicas. O objetivo é aprimorar os processos internos, desde o recebimento da NF até o armazenamento. A solução é indicada, principalmente, para empresas de médio ou grande porte, que possuem diversos departamentos, filiais e unidades.
Seja com a digitalização das notas fiscais físicas, recepção automática de arquivos XML ou impressão em PDF das notas de serviço, o SAFE-DOC está preparado para ser o “malote digital” das empresas, evitando que os documentos transitem fisicamente e garantindo que fiquem disponíveis em um único local para processamento. A ferramenta também tem um módulo de workflow, caso estes documentos precisem passar por aprovações internas antes de serem pagos pelo departamento responsável.
“O conceito de malote digital é simples, mas resolve a maior parte dos problemas fiscais das empresas, pois a logística de documentos é sempre muito complicada por haver prazos e datas de vencimento. Se a empresa tem o faturamento centralizado, as demais unidades ou filiais precisam encaminhar os documentos para a matriz ou para o departamento responsável pelos lançamentos, seja por malote físico ou e-mail. Se o faturamento é descentralizado, os problemas já são outros, como o aumento do custo e possíveis problemas com as demais áreas, como erros de cálculos, extravio e até o não lançamento das notas”, explica Martins.
