Muito se tem falado na gestão do conteúdo não estruturado, gerado dentro das empresas, a partir de fontes como e-mail, Word, Powerpoint que se fossem citadas, tomariam mais da metade de uma página simples. 
[private] A gestão de conteúdo, cujo objetivo é explícito na composição do termo, tende a prover um controle mais efetivo sobre o conteúdo produzido por todos os funcionários. Enfim, a gestão do conteúdo pode ser traduzida como um efetivo controle sobre todo o conhecimento produzido na seara empresarial.
Falar em gestão do conteúdo difere da gestão de conteúdo. Muitos podem pensar – é apenas uma questão de semântica – porém, a semântica da utilização de uma preposição muda o foco total da objetivo da atividade. Quando falamos em gestão do conteúdo, estamos falando da gestão, logo estamos estabelecendo processos de captura, indexação, armazenamento, tráfego de rede e disponibilização para o usuário final do conteúdo.
Quando falamos em gestão de conteúdo, estamos falando na gestão do conhecimento. Se faz necessário estabelecer alguns processos, mais voltados ao controle da produção de conteúdo, baseando-se em termos referentes aos mecanismos que devem ser disponibilizados para o usuário, quais as mídias em que esse conhecimento deve ser armazenado e quais as implicações em buscas federadas ou até mesmo em processos de estabelecimento padronizado de uma taxonomia.
Para isso, vamos considerar duas questões básicas:
1 – Qual a minha necessidade em gerenciar o conteúdo produzido na empresa? A resposta, nem sempre é simples. Infelizmente, não há uma receita de bolo, uma fórmula mágica para que essa pergunta seja respondida. A gestão do conteúdo deve, sempre, levar em consideração quais os impactos que este conteúdo pode proporcionar aos processos produtivos da empresa. Afinal, só estabelecemos processos de controle quando queremos mensurar, de forma mais eficiente, os resultados obtidos (ou esperados) da execução, seja na forma financeira, seja na forma de indicadores.
2 – O meu conteúdo está estruturado? Essa é uma das perguntas mais capciosas que existem. E a resposta, por lógica dedutiva é bem simples: Se estou buscando uma solução de ECM, obviamente, não. Porém, analisando esse questionamento, sob a ótica de uma empresa orientada a processos (todas as empresas são orientadas a processos, porém, poucas os têm documentados e definidos), grande parte do conteúdo, por natureza da orientação a processos deve ser claramente estruturada, definida e identificável, pois, caso uma das condições acima venham a falhar, as demais, por variação de falha, colocam em risco a aderência do conteúdo à execução do processo.
Uma vez que conseguimos identificar que a gestão de conteúdo é um processo orientado por entradas (captura e geração), processamento (indexação, armazenamento, taxonomia e temporalidade) e saídas (disponibilização e acesso) podemos construir uma base para a criação de uma metodologia abrangente que englobe os requisitos funcionais e os requisitos específicos.
Para que a avaliação seja feita de forma coerente, é necessário considerar a arquitetura como a parte mais importante em todo o processo. Se a arquitetura da solução for aderente ao negócio, certamente, o desenvolvimento de interfaces para usuário final é bem mais fácil. Tem de ser considerado que, muitas vezes, a visão do analista de sistemas nem sempre é compatível com a visão do usuário. A grande sacada da avaliação do pilar da arquitetura de ECM está em mesclar o que é funcional tanto para o usuário final como para o analista de sistema incumbido da missão de desenvolver a interface e torná-la funcional ao usuário.
A experiência tende a mostrar que o processo de avaliação de uma solução de ECM nem sempre pode ser feita com as informações prestadas pelos fornecedores. É altamente recomendável que seja feita uma avaliação prévia, preferencialmente, nas instalações do fornecedor, com o intuito de verificar pontos como suporte, tollfree, escalabilidade, capacidade de desenvolvimento entre outros pontos. Um dos detalhes importantes é visitar os clientes do fornecedor escolhido, não com o intuito de criar deméritos para o fornecedor, mas com o objetivo de usar o conceito de lições aprendidas e, durante a visita, identificar os pontos falhos no processo de implantação. Esse aspecto é muito importante, pois reduz custos, otimiza as horas trabalhadas e garante o comprometimento e a entrega nos prazos factíveis e de acordo com a necessidade de cada empresa. [/private]
* Texto escrito por Fabiano Alves Passos, quality control da diretoria de segurança operacional da GOL Linhas Aéreas Inteligentes.
