As instalações de ECM no Brasil estão ficando cada vez maiores e mais complexas, seja em termos de volumetria ou de tipos de conteúdo. Organizações usuárias com dezenas de milhares de scanners instalados, milhões de imagens geradas por dia e milhões de caixas armazenadas em guarda terceirizada já são uma realidade. Isso nos traz um novo desafio: a governança deste novo mundo.
A implementação de um modelo de governança em ECM implica, inicialmente, na elaboração de uma Política de Gestão Documental.
Como exemplo, poderíamos imaginar o seguinte cenário:
• Política - todos os conteúdos são retidos pelo período necessário tendo em vista requisitos legais, administrativos e operacionais;
• Norma – o gestor da área de negócio deverá aprovar a destruição do documento indicado como documento com temporalidade vencida através de formulário específico;
• Procedimento – o documento deverá ser destruído através de fragmentadora de papel em nível de segurança superior a 4, com picotes de diâmetro inferior a 1,9 x 15 mm.
Obviamente que o trabalho de elaboração de política, normas e procedimentos deve estar calcado nos normativos já existentes na organização, em modelos de melhores práticas e nas regulações de mercado.
Cito entre elas as normas ISO, a metodologia MIKE2 e regulações específicas de cada uma das indústrias. Após a criação da política, das normas e do procedimentos, vem a necessidade de gestão do ambiente de ECM propriamente dito. A norma ISO 38500, apesar de ser aplicada para a Governança Corporativa de tecnologia da informação, nos auxilia na estruturação deste modelo.
Porém, a gestão de conteúdo tem as suas especificidades decorrentes de um mundo híbrido (físico e digital). A Governança deve garantir o planejamento da implementação de ECM de tal forma que ofereça o melhor suporte à organização e assegure padrões nos processos captação, armazenamento, acesso, disponibilização, destruição de conteúdos, assim como processos de aquisição de hardware, software e serviços para se minimizar riscos da existência de ilhas tecnológicas.
Além disso, a Governança tem como papel permitir a continuidade, segurança e o melhor desempenho do sistema sempre que possível, com o uso de indicadores, e a melhoria contínua. Ela também deve assegurar a conformidade do sistema de ECM perante as normas, políticas e outras regras formais internas e externas; como também, garantir que o ambiente de ECM respeite a responsabilidade social e ambiental e assim sucessivamente. Porém, a gestão de acervos híbridos (por exemplo, o mesmo documento em papel e em meio digital) traz novos desafios à sua estruturação.
O grande desafio (e talvez novo) é a criação de indicadores que reflitam a realidade do mundo ECM, ou seja, métricas e controles específicos que permitam uma governança e gestão efetiva deste novo e desafiante mundo que agregue valor ao negócio.
