A Ética Conservação Facility Services, especializada em serviços de Limpeza Hospitalar, Limpeza Industrial, Conservação, Manutenção de Áreas Verdes, Portaria e Manutenção para Pequenos Reparos investiu no sistema de gestão da Jiva - desenvolvedora e provedora de soluções em gestão empresarial - para automatizar os processos de Ponto Eletrônico e Folha de Pagamento. Com a implantação 100% finalizada, a empresa conseguiu renovar sua área de Recursos Humanos nos quesitos de agilidade, documentação, atendimento ao funcionário, motivação e autonomia.
Com essa iniciativa já é possível mensurar ganhos obtidos em todos os processos do RH da empresa, que conta atualmente com mais de 1.200 funcionários e sede em Uberlândia-MG. “Conquistamos principalmente a nossa autonomia ao não dependermos mais de um escritório de contabilidade para finalização da Folha de Pagamento”, explica Vanessa Lima Almeida Ribeiro, coordenadora de Recursos Humanos da Ética Conservação, reforçando que agora a empresa consegue fechar a Folha totalmente de forma interna de modo fácil e ágil.
De acordo com ela, o que motivou a busca por uma solução de gestão foi a necessidade de unificar em um só sistema automatizado todo o processo de RH, considerado estratégico: “Antes, trabalhávamos controlando os descontos, proventos e benefícios dos funcionários, de forma manual, utilizando para isso uma planilha Excel. Todo processo de admissão e demissão de funcionários, pagamento, apuração do ponto, Vale Transporte, Vale Refeição e Alimentação, organização de documentos, atendimento ao funcionário e atualização de dados, era realizado dessa maneira. Hoje, tudo é feito pela Jiva e a cada dia incorporamos novos processos, de acordo com a nossa necessidade”. Ela ressalta que isso só vem sendo possível por causa da flexibilidade da solução. “É uma tecnologia simples de ser usada e que podemos agregar novas funcionalidades com facilidade”.
Diante de várias opções disponíveis no mercado, a Ética Conservação Facility Services optou pela Jiva, por oferecer a solução mais completa e ao mesmo tempo simples de usar. “Tivemos a apresentação de vários sistemas, alguns muito populares e usados pelo mesmo segmento em que atuamos. Porém, avaliando o nosso dia a dia e a inclusão de informações importantes, achamos a tecnologia da Jiva mais objetiva e fácil de trabalhar. A parametrização foi muito além do esperado, com todo o processo do Departamento Pessoal incluído no sistema”, explica a executiva.
O projeto também eliminou definitivamente os erros manuais que eram comuns ocorrerem no processo. “A implantação foi um sucesso. Em pouco tempo, a empresa melhorou seu processo com a diminuição significativa de falhas de digitação como pagamentos em duplicidade. A rotina de alterar manualmente e repetidas vezes as tabelas do Excel gerava despesas indevidas. Agora temos tempo de conferir e revisar documentos diversos como cartão de ponto, holerites, entre outros, diretamente no sistema e em uma única base de consulta”.
Além disso, segundo a coordenadora de RH, houve uma mudança completa em vários aspectos. Antes a empresa trabalhava com um escritório de contabilidade na finalização de holerites, férias e rescisões. Ou seja, tudo que era feito no Excel ainda precisava ser lançado em um sistema contábil que permitia somente um acesso de cada vez.
“O resultado disso era muita correria para fechar o ponto, pagar benefícios de mais de 1.200 pessoas até o quinto dia útil. Agora realmente é um sonho. Podemos antecipar as informações da folha e ponto e apuramos as batidas de cartão, enviamos para o sistema pessoal, e, com tranquilidade, pagamos todos na data certa, sem estresse. Todo processo de admissão até a demissão e envio de SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é feito por nós. Cada dia mudamos e melhoramos mais coisas que antes não era possível fazer”, comemora a gerente, que considera como certa a possibilidade de expandir a parceria com novos módulos de RH da Jiva.
