Cada dia a digitalização de documentos vem se tornando uma ferramenta importante quando se trata da otimização de processos e segurança, preservação e organização de conteúdos em mídia papel. 
[private] Porém, sempre que se fala em digitalização de documentos, pontos importantes podem não ser devidamente considerados. Um deles, como mencionado de forma rápida na minha matéria anterior, é a importância do uso de uma metodologia na condução não só de projetos que envolvam digitalização, como de projetos de qualquer natureza. Este assunto é mostrado com muito mais propriedade pelo Prof. Tadeu em sua coluna.
Outro ponto que considero de suma importância seria incluir no escopo de qualquer projeto de digitalização a otimização e melhoria dos processos, pelos quais o acesso e geração de documentos em papel seriam minimizados ou até eliminados. Ou seja, quando falamos de digitalização, devemos também pensar que todo o ciclo de vida dos documentos seja na forma digital e não de forma mista, com a criação no formato digital e a transação e processamento em papel. Sem isso, estaremos prolongando ou deixando para um futuro distante a solução definitiva para a questão do gerenciamento de documentos em papel.
Temos que entender que hoje convivemos com dois mundos muito diferentes e opostos. Um onde o papel impera, cresce e se acumula, dificultando qualquer forma de gerenciamento e é o motivo pelo qual os projetos de digitalização proliferam em abundância. E outro onde os conteúdos e documentos são predominantemente digitais, ou seja, já nascem na forma digital.
Em ambos os casos, ainda fica muito a dever a questão da gestão e organização destes documentos e conteúdos. Transportamos para o mundo digital as mesmas falhas e os mesmos procedimentos do mundo papel. Praticamente só mudamos a mídia em que o conteúdo é guardado.
Entre estes dois mundos, a digitalização vem a ser a melhor solução, transportando para o mundo digital conteúdos e documentos em papel e com isso, se não evitamos a geração de documentos em papel, ao menos evitamos a circulação destes nos processos de negócio. A digitalização deve ser encarada como uma ferramenta de transição, portanto o novo cenário deverá ser contemplado na elaboração de projetos de GED/ECM.
Em uma palestra no AIIM Show, foi mencionado o efeito Google, que por sua velocidade na busca e na capacidade de dar ordem ao caos, passa a falsa sensação de que não precisamos nos preocupar com a organização do conteúdo, pois sempre haverá uma ferramenta poderosa que encontrará a informação de que precisamos.
De fato, o Google tem evoluído muito, acrescentando mecanismos interessantes para filtrar os resultados da busca, facilitando para o usuário ao classificar os resultados por intervalos de data, imagens, vídeos, notícias, língua etc., e até colocando de forma gráfica as variantes do assunto pesquisado com temas relacionados.
O ideal seria um cenário onde teríamos uma organização dos conteúdos, com uso de taxonomia, ontologia, mapa de tópicos, vocabulário controlado etc., aliada a ferramentas poderosas de busca. Ou seja, organização da informação para busca e acesso de forma rápida e inteligente. [/private]
*Texto escrito por Wilton Tamane, administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos.
