* Márcio Teschima
Buscando atender a demanda de alguns clientes, avaliei alguns dos mais conhecidos softwares de Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM) disponíveis no mercado nacional e levantei uma série de pontos que seriam fundamentais para cada tipo de implementação, dessa lista, montei um ranking comparativo das aplicações tomando como ponto principal os requisitos de cada um de meus clientes.
Dessa forma consegui montar uma lista baseado nas expectativas finais de meus clientes e ainda consegui um modelo comparativo interessante e com uma visão clara para o uso desse ECM pelo olhar de quem irá utilizá-lo.
Dessa forma, e com uma nota muito alta dentro de um grupo de características eu “dissequei o Dokmee, software desenvolvido pela Office Gemini americana www.officegemini.com e que tem um grande apelo por sua interface intuitiva e com características já consagradas por quem usa sistemas multi-plataforma.
O Dokmee já opera hoje com 8 idiomas nativos, inclusive o nosso Português Brasileiro, e é distribuído em várias versões, Standalone, Enterprise, CLOUD, Web e mobile, o que lhe dá muita vantagem devido a essa facilidade de se adaptar as necessidades atuais, inclusive na já falada mobilidade.
Com recursos avançados de busca por palavra chave, pesquisas full-text e generosa utilização de filtros, se destacou em sua avaliação por conseguir controlar uma enorme quantidade de arquivos armazenados dentro de uma mesma pasta de dados, assim como gerenciou um grande volume de pastas simultaneamente. Em sua documentação não há limites para quantidades de arquivos em pastas e quantidades de pastas.
Um ponto muito bom no modelo de licenciamento do Dokmee é que não tem custas a mais pela quantidade de arquivos digitalizados e ainda a digitalização pode ser feita através de qualquer dispositivo que se conecte através de um driver TWAIN. Dentro das características de captura e indexação o seu mecanismo de OCR já está integrado para tipos de arquivos TIFF e PDF, deixando qualquer documento pesquisável dentro de sua base de conteúdo.
Durante o uso do produto, também foi de grande valia os recursos disponíveis de anotação, onde utilizei com muita facilidade os recursos de anotações no formato de caixas de textos, carimbos, imagens e ainda a mão livre.
Com o Dokmee também foi possível trabalhar com uma integração dinâmica com workflow, onde as caixas de entrada do usuário são tratadas de forma individual, e com isso conseguimos o encaminhamento automático de documento através de regras personalizáveis para roteamento de documentos e ações. O próprio sistema gera notificações de e-mail que possibilitam o rastreamento do histórico de documentos.
Como diferenciais entre os produtos avaliados o Dokmee tem disponível em seu ferramental a importação arquivos automática de origens diversas inclusive vindos de servidores de fax eletrônicos, scanners, redes, dispositivos multifuncionais, MFP, bem como de rede e pastas locais.
Para quem se preocupa com o e-mail e com caixas de entradas lotadas, ele também tem um calendário customizável para a recuperação de e-mail automático. Regras e filtros para a classificação automática, importe e-mails com e sem anexos. Integra com o Microsoft Outlook e Lotus Notes. Além de registrar todas as ações realizadas o Dokmee imprime ou exporta um log de auditoria totalmente pesquisável com base no usuário, data, ações e arquivos.
Concluindo, o Dokmee, produto da Americana Office Gemini, é um software simples aos olhos do usuário, porém sofisticado para quem busca uma opção para rápido gerenciamento de documentos. Com várias edições disponíveis, o Dokmee é capaz de atender às necessidades de empresas de qualquer tamanho. É eficiente e uma ótima ferramenta para quem precisa de uma solução que se auto instale e que rode imediatamente.
Márcio Teschima, Consultor da Interpublicis, especialista em ECM, conselheiro da revista Information Management.
