Antes de iniciar esta matéria, vale a pena reproduzir um texto publicado em 5 de maio de 2011 na CIO  sob o título “Antes de investir pesado em colaboração, crie a cultura”:

[private] “Muitos esforços de colaboração falham porque as empresas vão atravessando ‘modas’. Implementam algum software, nomeiam alguém para liderar o projeto e esperam que alguma coisa extraordinária aconteça.

A realidade é que é necessário construir uma infraestrutura e o hábito de uso. Plataformas colaborativas envolvem as pessoas e seus processos, antes da tecnologia. E o processo de implementação nunca é de um dia para o outro.” 

Muito do que foi citado acima cabe perfeitamente bem quando o assunto é Gestão de Documentos e Processos. Foram, em seu devido tempo, “moda” e vários projetos fracassaram ou não atingiram todos os objetivos e resultados esperados, porque simplesmente imaginava-se que basta instalar um software de GED/ECM que todos os problemas estarão resolvidos e o sucesso garantido.

O principal ponto a ser levado em consideração é que, antes da tecnologia, temos que criar todas as condições para que o sucesso na implantação de projetos de GED/ECM seja alcançado.

Quando nos deparamos com um projeto de Gestão de Documentos e Processos, antes de escolhermos a tecnologia mais adequada, o software mais eficiente, devemos nos preocupar com a Organização Documental, com a formação de uma equipe e com a colaboração de vários profissionais como arquivistas, historiadores, bibliotecários, profissionais de TI, fornecedores de solução GED/ECM, advogados, PMPs, analistas de processos, entre outros, dependendo do escopo do projeto.

Com tudo isso levado em consideração, com certeza o projeto terá grandes chances de atingir seus objetivos e principalmente estará dando condições para que a colaboração e o compartilhamento possam acontecer de forma eficiente e produtiva.

Ou seja, ao iniciarmos um projeto visando implementar ferramentas de colaboração, precisamos antes preparar todas as condições para que de fato a colaboração possa ser uma realidade. E a Gestão de Documentos e Processos são dois pilares importantes, pois é preciso haver desenho de processo colaborativo (atividades indicando como as pessoas poderão colaborar entre si) e como todas as informações, registros e conteúdos resultantes desta colaboração resultarão em uma base de conhecimento que servirá de base para a solução de problemas, melhoria de processos e produtos e, principalmente, para a inovação.

Dentro desse cenário, o Capture se torna uma ferramenta essencial, pois por ser a porta de entrada em sistemas de GED/ECM, é responsável pela captação, preservação e disponibilização de documentos, registros e conteúdos.

Quando a questão passa a ser a implantação de ferramentas de Business Intelligence, vamos pelo mesmo caminho.

O Capture é novamente uma ferramenta essencial. Normalmente extraímos dados de documentos, registros e conteúdos para efeito de indexação e, com isso, garantirmos sua localização.

No entanto, ao aplicarmos tecnologias para extrairmos mais do que dados para indexação, mas sim uma base de dados e informações que, ao final do processo de capture, sejam exportados ou integrados com ferramentas de Business Intelligence, geramos uma base de informação importante para a tomada de decisão estratégica de qualquer organização e uma base de conhecimento valiosa.

Como exemplo, podemos citar os prontuários médicos. Ao iniciar um projeto de digitalização desse tipo de acervo, normalmente podemos especificar o uso de dois ou três indexadores, como CPF, nome e filiação, e algum código de controle. Para a localização desse prontuário, talvez seja suficiente. Mas se, ao indexar, extraíssemos mais informações, como tipo de internação, data, evolução do quadro, tipo de doença etc., esses dados poderiam alimentar uma base de conhecimento valiosa não só para o próprio paciente, mas para a pesquisa médica e a geração de um acervo rico em conhecimento para os profissionais da medicina.

Concluindo, o Capture bem aplicado pode proporcionar uma série de benefícios adicionais, gerando valor agregado, servindo de base para o fornecimento de dados para ferramentas de BI e viabilizando o acesso e o compartilhamento de registros, documentos e conteúdos resultantes de um processo de colaboração. [/private]

 

* Texto escrito por Wilton Tamane, administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos.