No último mês de junho, a ABEINFO nomeou José Guilherme Junqueira Dias de Souza para o cargo de Presidente da Entidade. José Guilherme, atuou destacadamente nas entidades que já dirigiu como XPLOR, GRUPAS, tendo participado também das Comissões Técnicas da Infoimagem e da ABGD. Atualmente, é CEO da VIRTAUS Gestão empresarial, palestrante e articulista da Revista Information Management.
Nesta nova fase da ABEINFO, sob a presidência do José Guilherme, a entidade pretende se consolidar como uma Associação que represente as empresas e profissionais do segmento, tornando-se um centro de referência em treinamentos e capacitação, além da criação de certificações nacionais que reconheçam e preparem, para o mercado, profissionais qualificados nas mais diversas áreas de atuação, garantindo que suas práticas sigam padrões, normas e que estejam capacitados para coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar e ou desenvolver soluções e planejar implementações de gerenciamento de documentos, informações, processos e conhecimento.
Além dos desafios dessa nova etapa na presidente da ABEINFO, conversamos sobre experiências em outras entidades, pandemia e o avanço e tendências da utilização de ferramentas de gestão no Brasil.
Seja bem vindo! Poderia contar para nós um pouco de sua carreira no mercado de ECM e GED?
Minha primeira experiência com gestão de documentos e informações já completa 30 anos, quando comecei a trabalhar no Lloyds Bank, sendo responsável pelas áreas de microfilmagem e arquivo inativo.
Começávamos a falar sobre digitalização de documentos, mas ainda parecia ser um futuro muito distante e não tínhamos acesso a essa tecnologia.
Lembro que uma das minhas primeiras missões foi terceirizar a guarda do arquivo inativo e, confesso, nem tinha pleno conhecimento de que isso, naquela época, era possível e havia poucas empresas no mercado, que começavam a oferecer esse tipo de serviço. E olha que o acervo do Lloyds, naquela época, era bem considerável, pois era um banco com mais de 100 anos no Brasil e um acervo de 50.000 caixas.
Quando, já por volta dos anos 2000 fui trabalhar na BCP Telecomunicações (hoje Claro), tive a oportunidade de gerenciar, dentre outras, a área de gestão documental e aí implantamos um grande projeto de digitalização de todos os contratos e documentos dos clientes, entre outros documentos corporativos. Implantamos uma solução robusta de capture, dispúnhamos de um parque de scanners com grande capacidade de digitalização e também implantamos um sistema de COLD, que depois passou a ser denominado de ERM (Enterprise Report Management).
Nessa época, passei a ter participação ativa em eventos do segmento, tendo me tornado membro da Comissão Técnica do CENADEM, que organizava o congresso da INFOIMAGEM.
A partir daí, passei a frequentar, anualmente, os congressos da AIIM (Association for IntelligentInformation Management) nos Estados Unidos, quando obtive minhas certificações CDIA+ e MIT (Master ofInformation Technology).
Nos últimos 15 anos, mudando de lado da mesa, passei a atuar não mais como consumidor de serviços e tecnologias ligadas à gestão de documentos, processos e informações, e sim fornecedor de soluções e serviços, ocupando o cargo de Diretor em empresas como Iron Mountain, Interfile, Metrofile e SBK BS. Também ocupei o cargo de Diretor da ABEINFO desde a criação da Associação.
Poderia nos contar também das experiências em outras entidades, como GRUPAS, XPLOR e ABGD?Fui presidente da XPLOR Brazil, por 8 anos, entidade filiada a XplorInternational, representante de mais de 2,7 mil organizações que desenvolvem e usam a tecnologia da indústria mundial de sistemas de documentação e impressão eletrônica. Naquela época, tivemos a oportunidade de realizar vários congressos e criar um comitê técnico que passou a ser referência do segmento.
Também tive a oportunidade de ser presidente do GRUPAS, grupo de profissionais ligados à gestão de facilites, que inclusive, naquela época, era a área das organizações que cuidava, dentre outras responsabilidades, dos acervos documentais das organizações.
Na ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, atuei como representante empresarial e fiz parte das comissões técnicas daquela Associação.
Uma pesquisa divulgada ano passado pela AIIM confirmou o crescimento mundial da tecnologia ECM e GED, no qual 89% das empresas aderiram ao método. Aqui no Brasil, esse número é de 72%. A legislação brasileira ainda é um dos grandes entraves para essa diferença?
Era, mas tanto a MP 2.200-2 de 2001, quanto a Lei 12.682 de 2012, a Lei 13.874 de 2019 e principalmente o Decreto 10.278 de 2020 deixarão de ser um entrave para boa parte da utilização dessas tecnologias.
Na verdade, entendo que para a utilização de tecnologia para gestão de conteúdo informacional das organizações um dos principais entraves está ligado à cultura organizacional, mais do que à uma lacuna legal.
Além dos números apresentados, qual a evolução sentiu na última década no Brasil para a utilização de ferramentas de gestão de documentos? E quais as principais resistências?
Como disse anteriormente, a cultura organizacional apresenta-se como um dos fatores de maior resistência, mas isso vem mudando rapidamente, pois as empresas não continuarão a ser competitivas se não otimizar seus processos de negócios.
A simplificação dos processos de negócios em uma organização afeta mais do que apenas seus resultados. Suporta sua saúde organizacional geral e capacita sua equipe a fazer o melhor trabalho possível - o que ajuda a organização a crescer de dentro para fora.
Porém, o nível de maturidade e utilização de soluções de ECM, em nosso mercado, ainda dão sinais de que essas soluções precisam ser repensadas, bastando, para isso, que conversemos com algumas empresa para entender o real valor que elas estão obtendo com suas plataformas de ECM.
A tendência geral é a implementação de soluções empresariais que sejam tão intuitivas quanto às soluções que usamos em nossas vidas pessoais. A transformação digital mudou completamente o que as empresas, clientes e funcionários esperam de seus sistemas de gerenciamento de informações.
A COVID19 está impactando todos os segmentos. Quais os desafios do nosso setor nesse momento tão difícil para a humanidade? Quais aprendizados? O que acredita que levaremos adiante?
Infelizmente o mundo foi impactado pela COVID19 e lamentamos, principalmente, pelas milhares de vidas e nos solidarizamos com todos os familiares e amigos dessas vítimas.
As empresas, de maneira geral, terão que se adaptar à nova realidade, principalmente na forma de se fazer negócios e de administrar seus recursos. Diversas organizações entenderam que sim, é possível adotar o trabalho remoto (home office) como uma forma, inclusive, de reduzir seus custos sem grandes impactos para o dia-a-dia dos seus negócios.
Vejo grandes oportunidades, para nosso segmento, na oferta de soluções e serviços para otimizar processos, racionalizem operações, reduzam custos.
Vejo, também, uma oportunidade pessoal de revisitarmos alguns de nossos valores e crenças pessoais, nossos compromissos com a sociedade e com o meio ambiente.
Temos ciência de que enfrentaremos grandes desafios, com aumento do desemprego, redução dos investimentos das empresas e um cenário econômico aparentemente bem desfavorável para os próximos 2 anos.
Porém, espero que possamos sair mais fortes dessa crise e que mudanças positivas ocorram em nossas vidas pessoais e na vida das nossas organizações.
E qual o impacto pessoal na vida do José Guilherme?
Além das oportunidades que surgiram nessa fase, principalmente pelo convite de assumir a Presidência da ABEINFO, esse período de isolamento permitiu a continuidade dos negócios, de forma remota, mesmo com o mercado apresentando um desaquecimento nesse momento.
Felizmente a tecnologia nos permitiu manter contatos, realizar reuniões, participar de seminários, enfim, manter parte da nossa rotina, inclusive nos conscientizando de que podemos racionalizar o nosso dia-a-dia, reduzir nossos custos e das nossas empresas com deslocamentos e espaços físicos desnecessários.
Apesar de estarmos em uma fase de uma rotina anormal e de preocupação constante com nossa saúde e de nossos familiares, esse período de quarentena está me permitindo dar continuidade a alguns projetos pessoais que a rotina diária estava postergando.
Quais os planos para a sua gestão na ABEINFO?
Há muito temos falado da falta de uma representatividade efetiva das empresas e profissionais ligados à gestão de documentos, informações e do conhecimento, tanto na esfera privada, fornecendo capacitação profissional, gerando conhecimento, contribuindo para o aprimoramento de profissionais e corporações potencializando seu segmento e melhorando as suas estratégias competitivas de mercado, bem como na esfera pública, participando da elaboração de regulamentações, decretos e leis, buscando a defesa dos interesses dos profissionais e das corporações do nosso segmento e, também mantendo relacionamentos com outras entidades na troca de informações, conhecimento e capacitação.
Hoje, as organizações sentem falta, não só de uma Associação que as represente, como, também, de um centro de referência em treinamento e capacitação, além da criação de certificações nacionais que reconheçam e preparem, para o mercado, profissionais qualificados nas mais diversas áreas de atuação, garantindo que suas práticas sigam padrões, normas e que estejam capacitados para coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar e ou desenvolver soluções e planejar implementações de gerenciamento de documentos, informações e conhecimento.
Mas uma Associação se consolida apenas com a participação de pessoas e empresas, e, com esse objetivo, convidamos você a fazer parte dessa nova fase da ABEINFO. Serão criadas novas Comissões e um Comitê Técnico com a participação dos mais renomados profissionais e empresas do nosso segmento. Também estaremos estreitando relacionamentos com outras Associações Mundiais que representam nossos segmentos, tais como FIEGI que congrega vários países latino-americanos (com a qual já iniciamos os primeiros contatos), AIIM, Prism, dentre outras.
Em breve, essas ações serão detalhadas e levadas a conhecimento de todos que queiram participar.
Enfrentaremos juntos os novos desafios que o momento atual nos impõe. Serão momentos de reinvenção, de colaboração e de fortalecimento para que possamos contribuir para a retomada dos negócios, a competitividade, a empregabilidade e a lucratividade essencial para que as empresas se mantenham ativas.
A ABEINFO estará cada vez mais ao seu lado. Contamos com você.
