Segundo a definição da AIIM, ECM – Enterprise Content Management são estratégias, métodos e ferramentas para a captura, armazenamento, gestão, preservação e disponibilização do conteúdo corporativo. Quando falamos em estratégias, estamos nos referindo desde a priorização das aplicações para efeito de implementação, forma de abordagem do acervo existente, até o roll-out da aplicação. Já em termos de métodos, exemplificamos com a necessidade de haver uma classificação dos tipos documentais, a definição de suas temporalidades, a estruturação de taxonomia e metadados. Por fim, há as ferramentas para a automação das funcionalidades desejadas. 

[private] Muitos organizadores presumem que, com o término da implementação de uma ferramenta, um projeto de ECM esteja encerrado. O projeto pode até estar, mas a iniciativa não. Abordagens de ECM ou gestão do conteúdo corporativo necessitam de uma alocação contínua de recursos para sua manutenção e aperfeiçoamento.

De pronto, podemos citar as atividades de monitoramento da iniciativa como algo fundamental. Acompanhamento de uso do sistema fora dos padrões (alguém fazendo download de forma exacerbada) ou do não uso do sistema (como será que está trabalhando?) é um exemplo. Lembrando que o monitoramento é uma das melhores maneiras para se assegurar a eficácia dos mecanismos de segurança.

Depois vêm as atividades de manutenção, tais como a de tabelas de usuários, direitos de acesso e tipos documentais (a burocracia em nosso país cria documentos de uma forma bastante pródiga). Além disso, as temporalidades mudam (por exemplo, o novo código civil alterou a temporalidade de muitos documentos).

Existem as atividades de manutenção operacional, tais como a migração de documentos entre diferentes suportes, buscando otimizar a relação custo de mídia X frequência de acesso ou legalidade. Nesse contexto, temos mais uma atividade crítica, que vem a ser a iniciativa de preservação digital, já que ninguém garante que a mídia e o formato de arquivo em uso hoje ainda estejam acessíveis em alguns poucos anos. Iniciativas de back-up também consomem tempo, já que movimentações na casa dos Tera e Petabytes não são tão rápidas assim.

O treinamento também deve estar disponível, pois o turnover natural de funcionários requer que novos usuários sejam treinados. Eventualmente, através do monitoramento, detecta-se que alguns usuários precisam de reforço, já que o perfil de uso destes não está condizente com os padrões.

Por fim, a metodologia normalmente empregada na nossa indústria para a implementação – MIKE2 – Method for an Integrated Knowledge Environment – possui nos seus fundamentos, entre outros, o PDCA – Plan, Do, Control e Act – das iniciativas de melhoria contínua. Ou seja, está previsto que as iniciativas de ECM sejam acompanhadas constantemente através de seus principais indicadores de desempenho e métricas associadas, para que possam ser aprimoradas constantemente. Como exemplos de melhoria contínua, podemos citar aquele formulário que foi redesenhado para ser processado por OCR. Alguém deveria estar verificando qual o índice de reconhecimento de cada um dos campos, já que, no uso efetivo, podem estar ocorrendo problemas como o usuário estar sobreescrevendo campos, impactando negativamente no reconhecimento. Ou então, como está o balanceamento da estrutura hierárquica da taxonomia. Estruturas de árvore podem ficar desbalanceadas muito facilmente, acarretando problemas de desempenho.

Resumindo, como uma série de outras coisas na vida, não basta ter. É preciso cuidar e manter. Uma planta que não é regada periodicamente sucumbe. Se até um sentimento natural, como o amor, requer cuidados diários, o que se poderia esperar de uma iniciativa complexa como o ECM sem uma atenção constante. [/private]

 

* Texto escrito por Walter W. Koch, diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001.Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil