Muitas vezes, em minhas apresentações e classes de treinamento, sou informado pelos meus alunos e congressistas de que ficam aliviados em saber que não são os únicos que lutam com vários desafios organizacionais. Não importa em que lugar do mundo estejam. Não importa o tipo de empresa da qual estejamos falando. Os principais desafios discutidos parecem ser os mesmos. Não temos uma estrutura consistente para nosso conteúdo, nem temos uma estratégia que nos permita criar rótulos e implementar uma taxonomia consistente, além de metadados práticos. Como resultado, não podemos encontrar a informação correta quando precisamos e também não podemos defender a integridade dessa informação, se contestada. 
[private] Estes são desafios muito reais que surgem muito mais rapidamente, a medida em que a legislação e as regulações ganham campo junto às organizações. Desafios de rastreamento estão na ordem do dia em tempos de litígios e auditorias. Além disso, a explosão de conteúdo corporativo simplesmente enchendo “aterros digitais faz da entrega da informação certa às pessoas certas, na hora certa, uma tarefa monumental. Muitas empresas tentam enfrentar esses desafios aplicando tecnologia sem propriamente identificar os requisitos necessários de cada negócio e os eventuais problemas decorrentes da implantação dessa tecnologia, pelo bem da própria tecnologia, que não funciona. E o resultado de seu esforço para eliminar este depósito digital é a criação de um “lixão digital”, onde achar informação é uma tarefa ainda mais difícil.
No meu ponto de vista, um dos primeiros lugares para se começar a elencar os requisitos de cada negócio, desafios e consequências, está relacionado às práticas correntes de gerenciamento de conteúdo de cada um, antes mesmo de se tentar aplicar a tecnologia para resolver problemas. Acesse seu próprio conteúdo arquivado e o classifique agora. Você tem um sistema de taxonomia ou de metadados estabelecido na sua empresa? Você deve ter para registros, mas estou me referindo ao seu próprio conteúdo... Se você está na mesma situação de muitas empresas, que provavelmente possuem alguns padrões para uso comunitário, como o uso de terminologias para contratos, propostas, brochuras etc, que podem não estar organizados da mesma forma, variando de pessoa para pessoa, comece já. Trabalhe na organização de seu conteúdo de forma a apoiar os requisitos do seu negócio e, depois, selecione e aplique a tecnologia que dará todo o suporte para sua estrutura de gerenciamento de conteúdo. Deixe o negócio conduzir a tecnologia e não a tecnologia conduzir seus negócios. Se você está pronto para avançar, mas não está seguro sobre como começar, ou ainda não sabe o que vem a seguir, procure um consultor ou faça um treinamento, e esteja pronto para começar. [/private]
* Texto escrito por Texto escrito por Bob Larrivee , Diretor da AIIM e consultor - Email: blarrivee@aiim.org - Twitter: @BobLarrivee
