Na Era da Informação Extrema, é imprescindível encontrar soluções para diminuir a quantidade crescente de papéis que circulam na organização, seja os que ela mesma produz ou os que transaciona com seus parceiros diariamente.

Neste cenário, as justificativas da digitalização para diversas naturezas de documentos são o ponto de partida para parametrizar as decisões técnicas do profissional de ECM, que deve guiar o processo com base em conteúdo e não apenas por índices.

“A digitalização extingue o antigo problema da perda ou extravio dos documentos, bem como a demora em sua localização, gastos com transporte, segurança e preservação, além do custo de manutenção do espaço físico para os arquivos”, explica Wilton Tamane, especialista em imaging consulting, em palestra ministrada no ECM Show.

A digitalização pode ser executada em diferentes pontos do ciclo de vida do documento, tanto no momento de sua criação, quanto no processo de arquivamento. O interessante é que, para cada caso, o mercado oferece um scanner específico para isso.

“Felizmente, a indústria de scanners de documentos tem a preocupação com a qualidade do produto final e investe na tecnologia de OCR (reconhecimento óptico de caracteres). O documento bem digitalizado é facilmente encontrado quando perfeitamente indexado, caso contrário, é como se não o tivesse catalogado, pois velocidade e produtividade não significam nada sem controle”.

A diversidade dos modelos de automação que o mercado de scanners de documentos nos oferece hoje, com máquinas que chegam a digitalizar documentos num ritmo de até 120 ppm, nos possibilita reduzir o número de cinquenta indexadores para cinco.

“Vivemos num ecossistema corporativo híbrido, em que há processos nato-digitais e também analógicos, mas em longo prazo, sabemos que a transição para um ambiente 100% digital é um caminho irreversível”, afirmou.