Completando a tabela comparativa de scanners, publicada na última edição, este número traz também uma tabela comparativa de softwares de capture. Scanners e softwares de capture são os principais componentes de um ambiente de digitalização. E fabricantes de scanner também foram incluídos neste guia, pois normalmente incluem algum tipo de software de capture e este tem tido uma evolução em termos de recursos disponíveis, como detecção e leitura de código de barras, OCR, entre outros. Esses recursos eram inimagináveis em softwares desta categoria alguns anos atrás. 
[private] A escolha correta desses dois componentes é fundamental para que projetos de Document Imaging tenham sucesso, dai a importância dessas duas tabelas comparativas, onde o leitor poderá ter uma visão mais adequada de cada produto.
Porém não basta somente uma boa escolha, ou seja, ter o produto não significa que todos os resultados esperados serão alcançados. Na verdade, antes mesmo da compra, é preciso analisar todas as informações colhidas na fase inicial do projeto para termos todas as especificações adequadas e daí fazer uso da tabela e selecionar os produtos que atendem aos requisitos especificados.
E após o produto escolhido é preciso observar mais alguns pontos importantes, como um treinamento de como operar o scanner e como utilizar todos os recursos disponíveis. Quanto ao software, além do treinamento de operação, capacitar a equipe de suporte e customização responsável pela implantação do software. Scanners e softwares somente contribuirão para o sucesso do projeto se forem configurados de acordo com os requisitos do projeto e com sua utilização otimizada.
Vale lembrar também um aspecto importante quanto aos custos: Total Cost Ownership (TCO) ou seja, quanto custa utilizar um determinado modelo de scanner com um determinado software de capture.
Uma conclusão que podemos tirar quando analizamos todos os recursos hoje disponíveis, tanto nos scanners como nos softwares de capture, é que a cada nova versão e a cada novo modelo, os maiores problemas na digitalização e indexação serão minimizados ou eliminados, viabilizando soluções de custo compatível aliado à qualidade e segurança na operação.
O gerenciamento de conteúdos de documentos em papel, considerado um dos mais difíceis de gerenciar torna-se a cada dia mais seguro e confiável. E seguindo na linha de conteúdos, a partir de 2008, comecei a observar mais de perto a dificuldade de captar um conteúdo não menos importante: o conteúdo armazenado na memória das pessoas.
Muito tem se falado de ferramentas que viabilizam e facilitam a troca de informações entre pessoas em seu dia a dia e sua importância no cenário corporativo. Web 2.0, E 2.0, Facebook, Orkut, Blogs, Twitters, Chats, SMS, são algumas destas ferramentas disponíveis e muito ainda está por vir e este é um grande desafio: como escolher e utilizar essas ferramentas de forma produtiva dentro das corporações.
Em uma palestra no AIIM2008, um alto executivo do Google, mencionou que o resultado de uma pesquisa apontou que a ferramenta mais utilizada para buscar informações nas empresas é o telefone. Ou seja pessoas procuram por outras pessoas até que consigam localizar a informação desejada ou pelo menos uma indicação de onde buscar.
Frases como “eu não sabia que alguém na empresa sabia disso ou daquilo”, “por que não me perguntaram?” ou ainda “este assunto eu já estou tratando há muito tempo!” mostram claramente a inexistência de comunicação e colaboração.
As famosas reuniões de corredor ou na copa, tomando café, costumam ser foros onde se trocam informações, porém com um grave problema, não são documentadas, não são portanto oficiais e com isso todo o conteúdo continua na memória das pessoas.
Várias matérias e entrevistas com especialistas em gestão apontam esses fatos como sendo de alta importância na comunicação entre colaboradores e no desenvolvimento e retenção de know-how nas empresas.
E assim como scanners e software de capture, estamos observando uma evolução constante do desenvolvimento de soluções que ajudem as corporações a contornar mais este obstáculo na gestão de conteúdos corporativos. [/private]
* Texto escrito por Wilton Tamane, administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos.
