Mais de um ano após a Unisys ter implementado a solução em nuvem Google Apps for Government para a Administração Geral de Serviços dos EUA (GSA, na sigla em inglês), funcionários do governo americano afirmam que as novas ferramentas transformaram a forma de executar suas tarefas, levando ao aumento na colaboração e à redução de custos.
A AGS firmou este contrato com a Unisys no final de 2010 para a instalação do Google Apps for Government em nuvem, o que incluía ferramentas de e-mail e colaboração. Aproximadamente 17.500 funcionários da AGS começaram a usar essas aplicações em junho de 2011. Desde então, a AGS estima ter economizado cerca de US$ 2 milhões e prevê ainda uma redução de US$ 15 milhões em custos de TI nos próximos cinco anos.
Os funcionários da AGS criaram e compartilharam mais de 274.000 documentos no Google Docs e desenvolveram mais de 500 sites internos utilizando o Google Sites.
A AGS também menciona uma redução de aproximadamente 90%no consumo de energia dos servidores e uma diminuição de 85% na emissão de carbono. De acordo com estimativas do Google, a economia de custo com essa redução no uso de energia será de US$ 285 mil ao ano.
Exemplos de como o Google Apps transformou o órgão do governo foram ilustrados pelas experiências de duas organizações da AGS: o Centro de Integração e Gerenciamento de Sistemas Federais (FEDSIM - Federal Systems Integration and Management Center) e o Serviço de Obras Públicas (PBS - Public Building Service).
FEDSIM
O FEDSIM, a organização da AGS que presta serviços de aquisição para habilitar projetos de tecnologia em larga escala para outros órgãos federais, usou o Google Apps com o objetivo de promover a mobilidade de sua força de trabalho. Muitos funcionários do FEDSIM precisam trabalhar remotamente nas dependências dos clientes, e o Google Apps permite que eles usem seus smartphones e tablets para manter o contato com seus gerentes, editar documentos e visualizar a agenda de seus colegas.
A funcionalidade de vídeo chat no Google Apps ajuda os funcionários a reduzir despesas de viagens. Além disso, o FEDSIM usou o Google Sites para configurar um portal interno em três dias, sem qualquer custo adicional, um processo que anteriormente teria exigido meses, uma vez que o trabalho era feito por uma empresa contratada.
A infraestrutura está agora inteiramente sob o controle do FEDSIM. Ela é utilizada pelos funcionários como repositório de formulários e documentos relacionados a políticas; para reserva de salas de conferência e carros oficiais e para criar e anunciar indicações a prêmios, slides de marketing, material de treinamento e outros documentos. Novos recursos são continuamente adicionados.
PBS
Os gerentes do PBS rapidamente reconheceram o potencial do Google Apps como uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento para organizar informações e disponibilizá-las para a força de trabalho que usa diferentes dispositivos, incluindo smartphones e tablets. A organização executou um projeto este ano para usar as ferramentas a fim de criar um hub de conhecimento que atenda como um ponto central para compartilhamento de práticas recomendadas, políticas e padrões para gerenciamento de propriedade.
O PBS usou o Google Sites para definir “comunidades” criadas ao redor de diversas áreas de missão, como, por exemplo, gerenciamento de dependências, leasing e clientes, permitindo aos clientes de diversas regiões compartilhar informações sobre suas atividades. Por exemplo, o PBS gerencia diversas dependências para o FBI em todo o país, e os gerentes do PBS que trabalham com o FBI puderam usar o Google Apps para discutir desafios comuns e melhores práticas. E, o que é mais importante, o Google Apps possibilita padronização e consistência, o que torna o PBS mais eficiente, proporcionando melhores serviços ao cliente.
“A AGS provou que soluções inovadoras baseadas em nuvem podem ajudar o governo a melhorar as operações e reduzir custos", afirmou Venkatapathi “PV” Puvvada, vice-presidente do grupo para agências civis federais na Unisys Federal Systems. “Estamos entusiasmados com a parceria da AGS neste projeto e ansiosos para ajudá-los a continuar a maximizar os benefícios dessas ferramentas, bem como ajudar outras agências a seguir a liderança da AGS.”
