Os CIOs e gerentes de negócios irão falhar em seus esforços para melhorar o desempenho do negócio através da gestão de processos de negócios (BPM) se eles não puderem superar as principais barreiras de comunicação e colaboração, de acordo com a Gartner. Segundo a empresa de pesquisas globais, os líderes de negócios podem evitar essa falha, abraçando colaboração extrema (XC), um novo modelo operacional e um estilo extremo de colaboração.
A XC é ativado por unir quatro forças dentro de um padrão que pode inovar dramaticamente a forma como as pessoas se comportam, comunicam, trabalham juntas e mantém relacionamentos - muitas vezes entre grandes fronteiras organizacionais e geográficas - para entregar coletivamente o desempenho do processo da descoberta.
"A colaboração é uma atividade crítica em muitos processos operacionais de negócios, estruturados e não estruturados. A XC é essencialmente um ambiente, uma sala de guerra virtual ou centro de crise, onde as pessoas podem se unir para trabalhar em cooperação um propósito comum", disse Janelle Hill, vice-presidente e analista do Gartner. "Este ambiente está disponível 24/7, permitindo que as pessoas trabalhem quando, onde e como eles precisam, a fim de cumprir as metas compartilhadas e resultados. Que a torna extrema é a disposição das pessoas para atravessar fronteiras geográficas, organizacionais, políticos, de gestão, habilidades e recursos coletivos para resolver problemas e avançar para a realização de um objetivo, compartilhado ambicioso. "
O Gartner identificou seis melhores práticas para a mudança para uma cultura de XC:
1- Promover a utilização de espaços virtuais, colaboração baseadas na Web
Segundo o Gartner esta é uma forma de estimular novas formas de colaboração para selecionar uma atividade atualmente tratados através de métodos tradicionais, tais como pessoalmente ou e-mail, e incentivá-la a ter lugar em um virtual, , em vez de um provável espaço de colaboração baseada na web. Esses ambientes são de fácil acesso e quase sempre disponíveis. Ambientes virtuais utilizados para hospedar esses espaços podem variar de ambientes de colaboração do processo para redes sociais ou no local por meio de ferramentas de colaboração e mídia social.
Experimentando e ganhando experiência com a colaboração virtual, é fundamental para XC, porque um ambiente XC praticamente opera na mesma vizinhança onde as pessoas fazem suas tarefas diárias. A característica de estar sempre disponível em um ambiente XC significa que este tipo de comportamento extremamente colaborativo pode ser dinamicamente incorporado nos processos como uma atividade ad-hoc.
2- Explorar o valor da Comunicação Near-Real-Time Addiction
O aumento em tempo real, ou quase em tempo real, das atividades de comunicação, como mensagens de texto, twitter ou atualizações do Facebook, não são apenas uma moda passageira e as empresas devem abraçar e incentivar tal comportamento. Estabelecer hábitos de comunicação em tempo real no ambiente de trabalho permite um fluxo mais livre de informações e mais notificações pró-ativas, de modo que as pessoas possam responder mais rapidamente a eventos inesperados e interrupções de negócios. Isso pode resolver o problema comum de informação que está sendo restringido e atrasado através de canais formais de comunicação e que pode percorrer para cima e para baixo na hierarquia organizacional, ou através de e-mail com a necessidade de saber listas de distribuição. A comunicação em tempo real pode quebrar comportamentos arraigados de contar com a hierarquia de gestão para distribuir informação de forma adequada e, assim, ajudar a superar alguns dos problemas relacionados à comunicação aos colaboradores dentro da política organizacional.
3- Use Crowdsourcing e ferramentas populares de mídia social para facilitar comunidades dinâmicas e colaboração
Uma boa maneira de dar início a mentalidade de colaboração extrema é para hospedar uma "jam tweet" para desencadear uma comunidade dinâmica para discutir sobre um problema. Isso envolve simplesmente um tempo e tema definidos, e incentivar as pessoas a participar e começar a trabalhar. Ao contrário de uma conversa em uma sala de reuniões, toda a comunicação é capturado por isso há um claro registro do que foi discutido, quem contribuiu com idéias, e que os participantes destacaram para facilitar discussões e resolução de problemas. Crowdsourcing também está provando ser muito eficaz para reunir pessoas - que muitas vezes não se conhecem previamente - para resolver problemas comuns. Embora não seja XC, por si só, crowdsourcing é um outro estilo de colaboração.
4- Mudar sistemas de recompensa para incentivar a colaboração
Métodos atuais dominantes de gerenciamento de desempenho são ineficazes para o processo centralizados em organizações, pois eles desencorajam a colaboração ao premiar os esforços individuais, ao invés de gratificar a colaboração e os esforços da equipe. As organizações que adotam XC influenciam o comportamento colaborativo e a recompensa contribui para a resolução de problemas complexos, além de premiar resultados individuais. Eles projetam avaliações de desempenho e incentivos para fomentar o trabalho em equipe e recompensar colaboradores excepcionais. O uso de tecnologias de colaboração também torna mais fácil para acompanhar o comportamento colaborativo e amarrá-lo diretamente para os resultados alcançados.
5- Use a Análise de Redes Sociais para medir o comportamento de colaboração entre equipes
Outra maneira de medir e recompensar o comportamento colaborativo é rastrear como as pessoas interagem. Análise de redes sociais (SNA) são o monitor de rede social e a influência de algumas pessoas da mídia sociais. Uma cultura XC é construída com mútuo respeito, confiança, abertura e uma SNA técnica para ajudar os proprietários de processos em sua melhoria para negócios (BPI) identificarem líderes fortes nas redes sociais. Uma vez que tais redes são identificados, as organizações devem tentar alavancar essas relações, pedindo esses grupos de indivíduos unam suas forças coletivas para tratar de algumas áreas críticas, diante do desafio e do desempenho dos processos. Outras tecnologias sociais, mobilidade e nuvem também irá fornecer novas maneiras de controlar como e onde as pessoas têm colaborado e medir o que aconteceu.
6- Grupo Eventos plano para arrancar com a comunicação em tempo real e colaboração
A alguns passos simples podem ajudar as pessoas a força de suas "zonas de conforto" para experimentar novas formas de colaborar e interagir, incluindo:
Dispositivos móveis e vídeo para participantes nas reuniões. Ferramentas de vídeo móvel permitem que as pessoas a participar em reuniões através de seus dispositivos móveis. Este uso do vídeo móvel é um avanço dramático em comparação com a videoconferência, que requer instalações especializadas. Embora talvez não seja apropriado para grupos maiores, o vídeo móvel é particularmente eficaz para trazer especialistas-chave para a conversa quando necessário.
7-Use o jogo para estimular novas formas de colaboração e interação criativa.
A Gamificação é uma ótima maneira de estimular o engajamento na resolução de problemas coletivos. Experiências com técnicas baseadas em jogo podem agitar as coisas e levar as pessoas a trabalharem em conjunto de novas maneiras.
8- Considere desligar o e-mail por um período de tempo definido.
O E-mail é o principal meio de comunicação de negócios, mas é uma ferramenta colaborativa pobres - e uma "muleta" que privam as pessoas de usar abordagens mais coletivas e interativas para resolução de problemas. Para quebrar o hábito, as organizações devem tentar desativar e-mail para um intervalo de tempo definido, assegurando que as alternativas estão no lugar e são fáceis de usar. Tais experiências vão forçar as pessoas a usarem as redes sociais e a comunicação em tempo real de forma como nunca fizeram antes.
