Aprimorar e automatizar os processos internos da companhia, acelerar a tomada de decisão e integrar as informações de negócios. Esses foram os objetivos da Copastur, empresa consagrada no mercado de viagens corporativas há mais de 42 anos, ao adotar a solução Back Office da Benner, uma das principais fornecedoras de software de gestão do Brasil. O ERP foi projetado para atender ao segmento de turismo e sua implantação proporcionou uma mudança significativa na forma da Copastur gerir os negócios e, sobretudo, acelerou o fluxo de troca interna de informações.
A Copastur atua no gerenciamento de viagens corporativas com um atendimento voltado às necessidades específicas de cada cliente, assumindo critérios rigorosos frente à qualidade do atendimento e prestação de serviços. Por meio do seu sistema de reservas, busca oferecer sempre as melhores tarifas disponíveis no mercado dentre 500 companhias aéreas, 8 mil hotéis e 13 companhias marítimas em todo o mundo.
Antes da implementação do Benner Back Office, a empresa não tinha acesso aos dados referentes aos negócios de forma consolidada. Os processos internos eram descentralizados e realizados manualmente, ou seja, as informações eram lançadas uma a uma no antigo sistema, o que resultava, muitas vezes, em dados incoerentes. Levando em consideração a complexidade que envolve a implantação de um sistema de gestão, o projeto superou as expectativas. Após quatro meses de desenvolvimento, o ERP entrou em operação.
Hoje as informações são importadas para o sistema automaticamente, gerando resultados extremamente precisos. Além disso, todos esses processos foram remodelados e as etapas operacionais totalmente integradas, garantindo a troca de informações instantaneamente. A agilidade e eficiência dos processos de gestão administrativa foram maximizadas e otimizadas, o que também contribuiu para incrementar a produtividade dos colaboradores.
Segundo Edmar Mendoza Bull, diretor da Copastur, um dos aspectos mais importantes do projeto está relacionado ao processo de conciliação. Com o antigo sistema da Copastur, os bilhetes aéreos eram analisados um a um para realizar a consolidação dos resultados, trabalho que demandava muito tempo para ser finalizado. Já com o Benner Back Office, uma leitura online dos bilhetes é realizada e a conciliação feita automaticamente: “O processo foi extremamente simplificado e tornou-se muito mais efetivo do ponto de vista operacional, principalmente porque agora nós só tratamos manualmente casos de divergência nos bilhetes”, ressalta.
Os resultados positivos também se estendem ao controle e gestão das informações referentes aos clientes, principalmente em relação ao processo de vendas. O acesso aos relatórios é possível em questão de minutos, um grande avanço para a companhia, que costumava demandar cerca de dois dias para realizar a extração destes relatórios. “Isso trouxe grande agilidade na análise do conteúdo e o resultado mais importante é a satisfação do cliente”, finaliza Bull.
