Se existe um período do ano que é sempre caótico nas instituições de ensino é o de matrículas e rematrículas. Com a pandemia de coronavírus isso pode ter ficado ainda mais complicado, já que alguns processos que eram feitos de forma presencial agora, para a segurança de todos, precisam ser realizados remotamente.
De forma inevitável, os processos digitais se tornaram uma necessidade e exigiram uma adaptação rápida. As instituições de ensino tiveram as aulas presenciais canceladas em todo o Brasil e a educação à distância se tornou a realidade de quase a totalidade dos estudantes do país. Para aqueles que já eram adeptos aos avanços tecnológicos, essa transição ocorreu de forma natural, mas para as instituições mais tradicionais a mudança foi um pouco mais
Para Bruno Doneda, CEO da Contraktor, a pandemia impulsionou a digitalização e é preciso que as empresas se adaptem às novas rotinas para seguirem atuando nesse cenário. "Por conta do isolamento social e da continuidade da necessidade de seguirmos com pouco contato físico, houve uma maior procura pelos nossos serviços. A assinatura digital que oferecemos de forma gratuita, por exemplo, foi buscada 15 vezes mais entre março e agosto do ano passado", explica.
A alteração não foi somente nas aulas em si, já que todo o processo de matrículas e rematrículas dos alunos também ocorreu e está acontecendo de forma remota. E uma forma de conseguir destaque em um momento como esse é oferecer aos alunos ou pais mais facilidade e segurança. A utilização da assinatura digital, por exemplo, é uma ferramenta que acelera o tempo de execução de contratos em até 85% e mantém todos os envolvidos seguros, sem a necessidade de contato físico ou deslocamento.
O que é assinatura digital?
Primeiro é necessário entender que existem dois tipos de assinatura: a digital e a eletrônica. A diferença entre as duas está principalmente nas características e no processo pelo qual as duas são realizadas. A primeira se refere a qualquer forma eletrônica de assinar um documento, sendo praticamente um gênero de assinaturas. Já a segunda está dentro da primeira, sendo um tipo específico, que é uma das melhores soluções para agilizar o processo de matrículas e rematrículas. É um recurso utilizado para assinar documentos eletronicamente, usando dados protegidos por criptografia, o que garante a autenticidade e a segurança dos contratos. Esse tipo de assinatura possui a mesma validade jurídica que uma feita de próprio punho.
Como o processo ocorre?
A instituição de ensino envia o contrato ao responsável (aluno ou responsável legal) por e-mail, por exemplo. Essa pessoa recebe o contrato, pelo computador ou celular, abre o arquivo e clica no botão para assinar. A partir disso, o documento será aberto na tela para que dados e termos sejam conferidos. Ao seguir para o próximo passo corretamente, o documento já estará assinado e válido.
Gestão de contratos digitais
Para contribuir com o processo de matrículas e rematrículas nas instituições e desafogar os funcionários, não basta apenas aderir à assinatura eletrônica de documentos, é preciso investir na gestão destes documentos importantes. Optando pela gestão de documentos, a instituição de ensino consegue enviar contratos em massa, poupando, assim, tempo e a necessidade de um profissional para fazer o envio de cada proposta individualmente.
"Uma das metodologias que pode ser automatizada e gerar fluidez dentro das companhias é a tramitação de processos, que pode fazer com que empresas poupem até 97% do tempo gasto atualmente. Além disso, uma gestão ineficiente de contratos chega a comprometer até 9,2% da receita", completa Doneda.
