Nosso mundo é digital. A tecnologia está transformando a maneira como as pessoas trabalham. Muitas empresas de todos os setores da economia estão concentrando esforços, tempo e recursos consideráveis para alavancar a tecnologia para oferecer melhores experiências aos seus clientes e funcionários.
Nas circunstâncias atuais, em que grande parte das empresas está se tornando cada vez mais digital e se adaptando para um ambiente de trabalho mais híbrido, acumular arquivos em papel, seja para instituições públicas ou privadas, faz ainda menos sentido. Migrar para o eletrônico é o imperativo, mas para que esse processo ocorra de forma totalmente segura e eficiente, existe uma série de requisitos a serem seguidos, conforme o e o Decreto nº 10.278/2020.
Dando sequência a série de entrevistas sobre a legislação aprovada em março de 2020, conversamos com a Diretora-Geral do Arquivo Nacional Neide De Sordi,Calos Augusto de Oliveira - Sócio-Diretor da Gennus, Gileno Gurjão Barreto – Presidente da Serpro, José Roberto de Lazari - fundador e CEO da SML Brasil e Walter Koch - Diretor da ImageWare e da Abeinfo (ver mais nos boxes). Veja:
Qual tem sido a postura dos bancos em relação a isso?
WALTER KOCH - Os bancos buscam facilitar a vida de seus clientes, principalmente neste período de pandemia, tornando as operações cada vez mais digitais, reduzindo com isto a necessidade de deslocamento e de contato físico. Consequentemente, qualquer iniciativa que possa propiciar estas vantagens será levada em conta.
CARLOS AUGUSTO DE OLIVEIRA - A postura tem sido de certa forma comedida com relativa repercussão. Trata-se sem duvida de um importante avanço para dar segurança jurídica ao mercado medida que o decreto estabelece formalmente que documento digitalizado se equipara ao documento físico para comprovação de qualquer ato, porém existe certa cautela na aplicação aos documentos relativos a operações e tran sações geradas pelo mercado financeiro já que neste caso os Bancos estão também sujeitos as exigências e dispositivos normativos da Bacen, como a Resolução 4.474.
Acredita que as empresas financeiras e instituições bancárias têm todas as garantias para digitalizar e descartar os documentos físicos, ou se ainda haverá alguma insegurança sob esse aspecto?
NEIDE DE SORDI - As garantias são o cumprimento dos requisitos técnicos e procedimentais estabelecidos como parâmetros mínimos pelo decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. O decreto regulamenta a Lei n.º 13.874, de 20 de setembro de 2019, que teve por motivação fomentar a implementação da política de transformação digital dos serviços públicos e a redução da burocracia aos empreendedores. Ela reconhece a validade jurídica do documento digitalizado.
No entanto, o decreto regulamentador manteve e resguardou a aplicabilidade da Lei n.º 8.159, de 1991, a “Lei de Arquivos”, e a observância às diretrizes e normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, garantindo a adoção de boas práticas arquivísticas.
CAO - Sem dúvida as garantias e respaldo jurídico têm avançado significativamente, de forma a dar maior segurança ao mercado, fundamental para boa precificação dos processos de concessão de crédito e robustez a formalização das garantias, mas existe um risco potencial em função da complexidade do nosso ordenamento jurídico , que demora a pacificar completamente o assunto em todas instâncias.
Importante registro contudo que em função dos esforços legislativos como o mencionado anteriormente que apesar do potencial risco, os avanços e evolução da industria financeira tem sido notável inclusive configurando de fato o uso intensivo da digitalização em aplicações com ticket financeiros maiores, em especial novas plataformas de operação digital, consolidando assim uma jurisprudência real para todo o mercado, tanto por questões por questões concorrenciais quanto para promover novas iniciativas dos órgãos de reguladores do mercado.
WK - Os primeiros projetos de digitalização de cheques remontam à década de 90. Ou seja, já existem conhecimento, competência e lições aprendidas suficientes para realizar a digitalização. Após a implementação da compensação de cheques por imagem, está mais que provado que a digitalização e troca de imagens de valor entre organizações funciona e agrega valor.
GILENO GURJÃO BARRETO - A digitalização dos serviços é hoje imprescindível em todos os setores. Consequentemente, os documentos também precisam acompanhar essa jornada. Acreditamos que a segurança da informação existe para garantir que esse processo seja tão seguro, ou mais, que os físicos. Quanto aos bancos, entendo que eles podem se aproveitar do disposto no Decreto Nº 10.278, que trata da digitalização de documentos. As instituições que seguirem corretamente as técnicas e requisitos estabelecidos na norma estarão aptas a digitalizar seus documentos e, assim, terão o seu equivalente digital com validade legal para substituir o antigo documento físico. Ainda que o decreto faça exceção quanto aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, nessas corporações também tramitam diversos documentos não relacionados à sua atividade principal. Além disso, grande parte das transações financeiras já são feitas por meio de documentos nato-digitais.
Quanto ao descarte, uma importante ressalva é feita no Decreto: os documentos de guarda permanente, mesmo que digitalizados, não poderão ser eliminados. Isso atende ao disposto da Lei 8.159 no seu art. 10° - os documentos de guarda permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
JOSÉ ROBÉRTO DE LAZARI - Um ponto muito positivo é que as Instituições Financeiras têm caminhado a passos largos na adoção plena das operações nato-digitais, os clientes já estão acostumados a isso. É um processo em evolução. Para os documentos que ainda estão no mundo físico, a decisão de digitalizar e descartar passa pelo entendimento do risco e pelos pontos de falta de clareza ou de definições da lei.
Quais as recomendações para que haja uma segurança maior com relação à preservação digital?
GGB - Classificar, descrever e monitorar os objetos digitais é fundamental. Classificar, para empregar esforços de preservação em conteúdos importantes; descrever, a fim de garantir a segurança, a localização e a rastreabilidade do objeto; e monitorar, para garantir que o conteúdo se mantenha acessível, mesmo com a constante evolução da tecnologia.
JRL - A preservação digital deve seguir os conceitos já definidos pelas diversas organizações e agências que cuidam do tema. Adicionalmente, é importante que os documentos digitais sejam agnósticos à software e hardware, visando exatamente sua preservação ao longo da sua vida útil.
NS - Além do cumprimento dos requisitos estabelecidos no decreto nº 10.278/2020, as empresas privadas deveriam adotar programas de gestão de documentos, estabelecendo formalmente como se faz o tratamento arquivístico de seus documentos. A informação digital é frágil e instável, necessitando de gerenciamento cuidadoso desde o momento da sua criação e, ainda, de política de preservação digital.
É preciso garantir a integridade e a autenticidade dos documentos digitais, armazenando-os em um sistema confiável, aderente às principais normas internacionais que versam sobre o assunto, como as ISOs 14721:2012 e 16363:2012.
Neste sentido, os repositórios digitais se configuram como a melhor alternativa para a preservação em longo prazo, entretanto as ações para gerar confiabilidade ainda são pouco difundidas.
WK - Existem diferentes formas de obsolescência digital e existem diversas maneiras de implementar mecanismos de preservação digital.
Como é algo que interessa à sociedade no todo, esta matéria deveria ser detalhada e regulada a partir do decreto 10.278 pelos principais interessados. Lembro que na prática nem tudo é possível.
CAO - Adotar com disciplina as melhores práticas e standards nacionais e internacionais e cumprir com rigor as corretas técnicas de armazenamento em mídias compatíveis com a criticidade, risco da operação, tabela de temporalidade e retenção, observando a intensidade de acesso aos dados ao longo do ciclo de vida do documento. Desde que aplicados corretamente a indústria também se beneficia do avanço tecnológico que tem possibilitado um vasto universo acessível de ferramentas que garantem unicidade de pesquisa, controle de autoria e log de alteração, registros inequívocos de aprovação e anuência, comprovação de autenticidade, recuperação segura das versões, mesmo quando os documentos foram convertidos de sua mídia originaria para um segundo meio ou plataforma de suporte, facilitando a preservação e integridade da documentação suporte e validade da operação.
Quais os riscos que enxerga para as empresas e instituições públicas digitalizarem e descartar os documentos originais, tendo como base o decreto?
CAO - Um risco importante é assegurar o entendimento correto das recomendações e alcance do decreto para não cometerem erros nos procedimentos de gerenciamento dos documentos digitais, seja na falta de planejamento na implementação, seja estruturação e execução das politicas e metodologias de armazenamento e recuperação da informação. Deve se atentar para a cultura da organização, capacidade da governança tecnológica e apetite de risco para aplicar os novos requisitos de acordo com o tipo e complexidade de operação da empresa. Um bom amparo jurídico e técnico especializado ajuda a mitigar os riscos envolvidos e orientar como evoluir na aplicação do decreto a luz do timming de amadurecimento e penetração do âmbito de aplicação do novo decreto dentro da sociedade e instancias judiciarias, evitando questionamento das partes que ainda defensáveis, podem prejudicar a celeridade do rito de execução do contrato.
GGB - O Decreto Nº 10.278 faz uma importante ressalva no seu Art. 9º, quando coloca que os documentos de guarda permanente não podem ser eliminados mesmo que passem pela digitalização. Isso preserva os documentos de cunho histórico da instituição, caso seja necessário estudos específicos ligados à diplomática arquivística. Todo o processo de digitalização, conferência da qualidade de imagem, preenchimento de metadados, tratamento arquivístico e a geração do arquivo em formato PDF/A é minucioso e deve cumprir todos os requisitos do Decreto. Isso é essencial não só para o arquivamento dos documentos no meio digital quanto para a recuperação destes quando necessário.
Há o risco, porém, da instituição não respeitar todas as etapas citadas pelo Decreto e, com isso, não tenha o tratamento arquivístico adequado da sua documentação. Esse fato pode gerar uma massa documental acumulada em formato digital e, ao invés de obtermos os benefícios com o processo de digitalização, é possível que encontremos novos problemas ainda mais complexos do que os trazidos pelo arquivo físico. Alguns exemplos seriam a impossibilidade de encontrar os documentos dentro da base de dados, documentos sem validade por não cumprirem todos os requisitos do Decreto, falta de metadados, dentre outros.
JRL - Essa é uma ótima pergunta e muito ampla. Você descartaria o documento original da Monarquia? Provavelmente não. E um contrato de R$100,00? E um contrato de sociedade anônima? Eu diria que existem desafios a serem vencidos, como por exemplo: Que um determinado documento digital seja aceito em todas as camadas da sociedade por onde ele tenha que passar. Portanto, de nada adianta ter um contato societário assinado por cada um dos sócios usando ICP-Brasil se uma determinada Junta Comercial não o reconheça.
NS - Os riscos de perda ou de adulteração de documentos ou mesmo da perda da sua validade jurídica seriam decorrentes do não cumprimento dos requisitos mínimos estabelecidos no decreto e da não realização do registro das atividades técnicas de digitalização, para fins de rastreamento e auditoria.
Vale ressaltar que a eliminação de documentos públicos só poderá se dar em documentos cuja temporalidade não seja definida como permanente nas tabelas de temporalidade dos órgãos produtores desses documentos, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – SIGA, da administração pública federal, o Arquivo Nacional publicou a instrução normativa “Recomendações para os procedimentos de eliminação decorrentes da digitalização de documentos de arquivo pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal”, em razão do Decreto nº 10.278/2020, que está disponível no portal da instituição (https://www.gov.br/ arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao--tecnica-1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacao_04_eliminacao_digitalizacao_2020_11_19.pdfhttps://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de--documentos/orientacao-tecnica-1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacao_04_eliminacao_digitalizacao_2020_11_19.pdf)
A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado? a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados?
WK - A transferência de documentos de suporte não é nova. Só lembrando que desde 1968 documentos são microfilmados com amparo legal. Um processo certificado com a geração de trilhas de auditoria que demonstrem o isto e o uso de mecanismos que assegurem a preservação da imagem tais como a geração de hash da imagem na captura, trazem a segurança desejada.
CAO - Obedecendo as boas práticas, mapeando adequadamente os processos de negócio envolvidos, e utilizando ferramental adequado, o risco é quase nulo de problemas estruturais posteriores.
NS - A integridade e a confiabilidade serão garantidas com o cumprimento dos requisitos técnicos e procedimentais estabelecidos no Decreto nº 10.278/2020, e na adoção de programas de gestão de documentos. Além disso, esses documentos em formato digital (digitalizados ou nato-digitais), devem ser mantidos em ambientes capazes de manter a sua integridade, preservação e acesso, pelo tempo que se fizerem necessários, e de forma confiável
Fundamental. O decreto nº 10.278/2020 se refere a essas instâncias. Isto se realiza com o registro dos procedimentos adotados nas diversas atividades de digitalização (atividades técnicas) e nos subsequentes procedimentos de gestão de documentos, que devem ser formalizados pela organização.
GGB - Sem dúvida a integridade e a confiabilidade são questões-chaves na preservação de documentos digitais ou digitalizados. São intimamente relacionados com segurança e, ainda, os processos de produção e preservação. Para garantir a integridade, ou seja, manter os documentos sem corrupção ou alteração não autorizada, é fundamental mantê-los com processos bem definidos e em armazenamento seguro. A confiabilidade é talvez até mais complexa, considerando que está relacionado com a produção do documento. Por isso, no caso da digitalização de documentos, é fundamental que o processo garanta que o documento digitalizado realmente seja cópia completa e fiel do documento original.
Enfim, damos um passo à transformação digital – oficialmente, ou ainda não?
NS - A transformação digital é uma realidade necessária para aumentar a eficiência da administração pública. Ela apresentou novas questões para garantir o acesso aos meios digitais, como a padronização de formatos digitais; a autenticação das transações; e a manutenção dos documentos arquivísticos, para que possam servir como evidência das atividades das organizações e na defesa dos direitos dos cidadãos. Também trouxe desafios aos profissionais da tecnologia da informação e principalmente aos arquivistas, dada a necessidade de realizar processos arquivísticos em plataformas informatizadas, como sítios da web, bancos e bases de dados, correio eletrônico. A prestação de serviços digitais passa pela digitalização dos documentos. No entanto, assim como a preservação dos documentos físicos, a preservação da documentação em meio digital é complexa e exige investimento financeiro. Ela demanda storage, pressupõe a atualização permanente das mídias e formatos, além de estratégias para possibilitar a recuperação das informações, que passam pela manutenção e atualização de hardware e de software. Nesse sentido, o decreto, em seu art.7º, estabelece que a digitalização dos documentos públicos deve ser precedida pela avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de forma a evitar custos elevados de guarda e preservação, com a digitalização indiscriminada de documentos públicos que, simplesmente, podem ser eliminados, e para possibilitar a digitalização daqueles de guarda longa.
O Arquivo Nacional tem procurado orientar a administração pública federal, tanto na questão da digitalização de documentos, quanto na produção e manutenção dos nato-digitais. Recentemente, orientamos, por exemplo, o projeto que visa digitalizar todas as pastas funcionais dos servidores federais ativos e inativos, coordenado pelo Ministério da Economia. O Arquivo Nacional também dispõe de infraestrutura para o recolhimento e a preservação de documentos digitais do governo federal, classificados como de valor permanente. Trata-se de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), que consegue manter os documentos digitais autênticos, preservando-os e garantindo o acesso a eles por longo prazo.
JRL - Com certeza. Passos nessa direção vem acontecendo desde os primórdios da computação. Leis, são a base da segurança jurídica, portanto, depende dos legisladores construir leis focadas no objetivo, simples, claras e com as definições necessárias para que elas sejam efetivamente aplicadas.
WK - A transformação digital é uma realidade e, a medida que a população sente os benefícios desta, não quer abrir mais mão. Cito como exemplo a entrevista apresentada no Jornal Nacional com o vendedor no Sahara, no Rio de Janeiro, maravilhado com a redução de prazos de compensação de cheques, notadamente de outras praças. Voce acredita que voltaria aceitar pagamentos que iriam dar um sinal de vida (se o cheque era bom ou não) após 7 dias?”
Sim já entramos na realidade da transformação digital. Só entramos!
Muito ainda acontecerá e mudará as formas de se fazer negócio e das pessoas interagirem. Seria interessante voltar no Sahara e entrevistar novamente o mesmo lojista que estava maravilhado em receber em até 2 dias e perguntar a ele o que acha do PIX. Ou melhor ainda, se ele tem saudades do cheque em papel...
CAO - Sem dúvida que sim. Abre caminho indubitavelmente para aceleração da jornada de transformação digital. No entanto, lembro apenas que o redesenho dos processos e modernização dos serviços digitais não para com a digitalização, senão com a completa integração da operação de forma eletrônica fim a fim, gerando total conveniência para operação completamente operada de forma remota e digital e portanto sem emissão de documento físico ou necessidade de digitalização posterior. O novo decreto trata especificamente de documentos físicos que serão digitalizados, documentos nato-digitais não fazem parte do escopo da nova lei pois já tem as suas próprias regras e regulamentações.
GGB - Podemos comemorar consideráveis avanços no processo da transformação digital. A velocidade com que novos serviços públicos e privados são disponibilizados de forma completamente digital é impressionante. No último ano, com o advento da pandemia e a necessidade imperiosa do digital, o Brasil viveu um desenvolvimento sem precedentes. Ainda temos um caminho longo a ser percorrido para universalizar acessos, oferecer as mesmas condições a todos os cidadãos, transformar ainda mais os serviços e facilitar a vida da sociedade. Mas acredito que tudo isso será muito mais rápido do que podemos imaginar. O Serpro segue empenhado para implementar estratégias para transformar o Brasil digitalmente, conectando governo e sociedade com soluções digitais simples e inovadoras.
Agradecimentos: Géssica Janaína da Trindade (Assessoria de Comunicação da SGD), José Marcio Batista Rangel (Assessoria de Comunicação Social do Arquivo Nacional), Lucimar Rodrigues de Oliveira Cunha, Aldo Maranhao e Loyanne Aparecida Salles da Cruz Leite (Comunicação Serpro).
