Segurança e Integridade para seu negócio
O desenvolvimento das atividades diárias das empresas contribui para com o acúmulo de documentos, que quase sempre são dispostos em pilhas e mais pilhas até tomarem por completo o espaço físico.
O que fazer quando não houver mais espaço para guardar os documentos?
Certamente, não é recomendado jogá-los fora por uma questão de segurança, pois podem ser solicitados posteriormente.
Uma das soluções mais viáveis para continuar armazenando os seus documentos é investir na guarda de documentos, que nada mais é do que um serviço que se encarrega de cuidá-los, transportando-os para um local que garanta a sua conservação e segurança.
A Guarda e Gestão de Documentos é um serviço especializado em armazenar os documentos das empresas, disponibilizando infraestrutura segura e tecnologia adequada para mantê-los conservados, agregando praticidade para que sejam utilizados quando for necessário.
O funcionamento da guarda de documentos acontece por etapas e é bastante simples:
Em primeiro lugar, recolhe os documentos e posteriormente separa-os e os classifica, tendo como objetivo oferecer o máximo de organização para a sua empresa, que por sua vez têm os seus espaços físicos desobstruídos.
Como funciona a Guarda e Gestão de Documentos
A guarda de documentos é um serviço que tem como objetivo oferecer organização e segurança para a sua empresa. Para que isso seja viável ela é dividida em etapas fundamentais, tais como:
Transferência dos documentos para o espaço de Guarda de Documentos .
A primeira etapa da guarda de documentos é a transferência dos documentos. Neste processo, os documentos do cliente são transportados da sua sede para o espaço físico que é responsável por guardá-los.
O transporte é feito por meio de veículos e acessórios especiais para que os documentos não sejam danificados no meio do caminho.
Separação e Classificação dos Documentos:
A segunda etapa da guarda de documentos consiste na separação e classificação dos documentos, de modo a atender às necessidades da sua empresa. Portanto, os documentos são analisados para checar se estão em bom estado , depois são organizados e classificados por temas, ordem de importância e data.
Digitalização dos Documentos
Os documentos da sua empresa podem ser mantidos e armazenados em estado físico ou convertidos para o formato digital.
A terceira etapa da guarda e gestão de documentos, é a digitalização dos documentos, para armazená-los ou disponibilizá-los em um sistema virtual privado para que sejam acessados via Web.
A quarta etapa da guarda e gestão de documentos trata do armazenamento dos documentos, em que inicialmente eles são registrados por um código de barras para que sejam encontrados com praticidade e depois são colocados em um espaço com estrutura especial para comportá-los, com boa iluminação e livre de umidade para evitar que se deteriorem ao longo do tempo.
Disponibilização dos documentos para a consulta:
A quinta e última etapa da guarda e gestão de documentos é a disponibilização dos documentos para consultas, o que normalmente é feito por meio de sistemas de buscas que podem ser acessados através de softwares exclusivos.
Conheça a Empresa GuardWell e nossos serviços de guarda e gestão de documentos além de digitalização de documentos em nuvem.
Publicado Originalmente em GuardWell
