É função do empreendedor escolher um bom sistema de gestão empresarial para gerenciar seu negócio e ter informações detalhadas, que vão do fluxo de caixa à dados de estoque, por exemplo. Cada vez mais flexíveis, os sistemas ERP conseguem atender a perfis diversos de empresas, assim como serem acessados de qualquer local pelo smarphone.
Segundo Deivison Alves Elias, diretor executivo do eGestor, quando digitalizadas, as empresas ganham mais vantagens competitivas em relação aos concorrentes, além de uma visão diferenciada em relação ao próprio negócio. Além disso, um software de gestão contribui para redução de custos. Para ajudar micro e pequenas empresas, o executivo separou algumas dicas para escolher o sistema ideal:
1) Pesquise e pondere
Antes de escolher o sistema, pesquise e compare opções considerando as necessidades da sua empresa. Pense no que sua empresa realmente precisa e coloque em um papel para encontrar as vantagens do software, como: integração de departamentos, fluxo de caixa e de trabalho, inteligência do negócio, relatórios, além de possibilidade de riscos e plataforma configurável para que atenda ao seu modelo de negócio.
Nem sempre aquele gestor que você gostou é o ideal para suas necessidades e fazer essa comparação pode ajudá-lo a manter o foco no que é essencial para a marca.
2) Crie a cultura do software
Algumas empresas podem nunca ter usado um sistema de gestão empresarial e isso pode ser um limitador para que as equipes façam adesão à tecnologia. Por isso, introduza a necessidade e importância de possuir um sistema que possa trazer mais agilidade ao trabalho, além de informações que poderão melhorar o fluxo financeiro da companhia.
É válido ainda selecionar colaboradores para treiná-los e deixá-los a vontade quanto ao uso da ferramenta. Isso também facilitará na orientação a outros colaboradores que terão acesso ao sistema.
3) Praticidade
Opte por sistemas intuitivos e fáceis de serem utilizados. Quando muito complexos, a usabilidade da tecnologia pode comprometer seu uso, principalmente quando há resistência por parte da equipe. Além disso, é válido considerar sistemas que integrem departamentos, pois diante de qualquer tomada de decisão as informações gerenciais estarão acessíveis para serem analisadas.
4) Custo-benefício
A implementação desse tipo de sistema deve, antes de tudo, ser considerada um investimento e não um gasto. Antes de dar um veredito, considere todos os benefícios trazidos pelo sistema e compare aos custos que serão reduzidos com seu uso. Não tenha pressa ao analisar todas as questões envolvidas, pois caso você decida mudar novamente de sistema, sua empresa pode sofrer prejuízos.
5) Usabilidade
O sistema deve ser de fácil de usar para que seus colaboradores aproveitem todo o potencial da ferramenta e se beneficiem de seu uso. Usar uma ferramenta confusa demais pode causar desânimo e desencorajar a equipe de usá-la em seu dia a dia.
Parta para um software mais complexo apenas depois que a equipe já esteja familiarizada com um sistema.
6) Mobilidade
Com o crescimento do acesso a internet e ao numero de smartphones, avalie se o sistema tem capacidade para funcionar em dispositivos móveis. É prático poder conciliar outros compromissos com a gestão da empresa.
7) Disciplina na informação
De nada adiante ter um sistema de gestão se ele não é alimentado com dados pela empresa. Não basta apenas comprar um sistema. É preciso ter disciplina na atualização das informações e no acompanhamento gerencial.
8) Suporte
Atente-se a capacidade de suporte que a empresa pode lhe oferecer. Contar com uma ajuda especializada em caso de dúvidas é essencial, assim com ter atendimento diante de qualquer dificuldade ou problema
*Deivison Alves Elias é diretor executivo com 16 anos de experiência em sistemas de gestão empresarial. Está a frente da Zipline, empresa responsável pelo eGestor – sistema ERP com mais de 10 mil micro e pequenas empresas atendidas.
