A história se repete em várias empresas. Sem achar o documento correto ou sem conseguir enviar a informação necessária para a pessoa certa, funcionários perdem tempo e eficiência. No final da semana esse montante chega a oito horas, segundo alguns especialistas. Com isso, um projeto comum de seis meses tem pelo menos uma semana inteira jogada fora só pela falta de organização. Mesmo em empresas repletas de tecnologias de gestão de documentos e informações isso acaba sendo regra. Por que isso acontece e o que seria necessário, então, para que isso deixasse de ocorrer? A pergunta é necessária porque, aparentemente, conhecer esses problemas é o primeiro passo para resolvê-los.
- As pessoas não sabem o que procurar
Os modelos e chaves para busca no ambiente de trabalho são diferentes do que usamos no Google. Pela forma como foram construídos os arquivos corporativos, as pessoas precisam saber o que o sistema entende como uma ordem de procura. Em geral, elas sabe que tipo de arquivo querem, mas sempre falta um parâmetro. Quem fez, quando, qual o último que mexeu, etc. Treinamentos e manuais costumam diminuir esse problema.
- Falta de ferramentas adequadas
A tecnologia para a gestão de documentos e informações evoluiu muito recentemente, mas também fazem parte do mundo corporativo há muito tempo. Com fusões e companhias desaparecendo nos últimos anos, é comum que uma empresa possua uma plataforma que não tenha sistema de busca adequado ou mesmo nem tenha isso. Upgrades são sempre necessários quando se fala em tecnologia. Uma simples atualização do sistema ou, se necessária, a troca por um mais moderno, resolve esse problema.
- A importância da gestão de documentos e informações será um dos destaques no ECMSHOW 2015, que, em sua sexta edição, traz um formato novo, com 3 eventos presenciais (em 01 e 02 de setembro) e mais 10 congressos virtuais durante todo o ano. Acesse o site do ECMSHOW para ver mais sobre o evento presencial e a agenda dos eventos virtuais. -
- Duplicação de informação
Outro problema grave em empresas de todos os tamanhos. E isso é histórico. É comum ver uma informação sendo tratada de um jeito pelo departamento de vendas e de outro pelo atendimento. Não é raro o mesmo documento existir em pdf, word, html e impresso. Com isso, muitas vezes, o documento é enviado na hora certa e para a pessoa certa. Mas não era aquele documento. Esse problema é mais complicado e envolve tecnologia e métodos de guarda, uso e recuperação. Mas não é nada que não exista.
- Há muitos aplicativos para verificar
Funcionários costumam desistir de buscar uma informação se ela não está onde deveria. Com isso, a perda de tempo se estende para um retrabalho da busca. Repositórios únicos facilitam isso, mas trazem algum custo com infraestrutura. Outras tecnologias de gestão de informações que trabalham com metadados e estão integradas com todos os aplicativos também funcionam. Mesmo assim, ambas precisam de métodos e treinamento para que tragam o melhor resultado
- Confusão sobre papel e arquivos digitais
Muitas empresas ficam perdidas em informações duplicadas em papel e arquivos digitalizados. Muita duplicação ocorre porque faltam parâmetros para decidir o que deve ser mantido em suporte físico, o que deve ser passado pelo scanner e o que pode ser criado e mantido digitalmente. Conhecer as regras de mercado, leis e fazer cálculos sobre os custos de cada um resolve esse problema. Há casos em que perder uma ação judicial de vez em quando é mais barato do que manter montanhas de papel.
