Por Marcelo Araújo , CBO - Diretor Comercial na Ebox Gestão e Proteção da Informação S.A.
Um sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma tecnologia projetada para administrar documentos digitalmente, desde a criação até o arquivamento, passando por todas as etapas intermediárias como distribuição, armazenamento e recuperação.
A solução tornou-se fundamental em um mundo onde a agilidade na obtenção de informações e a eficiência na gestão de recursos são vitais para o sucesso de qualquer empreendimento.
O funcionamento do GED baseia-se na digitalização dos documentos, o que permite a eliminação de arquivos físicos, reduzindo significativamente a necessidade de espaço físico para armazenamento. Além disso, facilita o acesso remoto aos documentos, característica essencial em uma era onde o trabalho remoto e as equipes distribuídas são cada vez mais comuns.
O sistema permite não apenas a visualização, mas também a edição e compartilhamento de documentos em tempo real, garantindo que a informação certa chegue às mãos certas no momento necessário.
Venha entender mais sobre o sistema GED e suas particularidades para o dia a dia de sua empresa.
Centralização de armazenamento
A centralização de armazenamento é fundamental, uma vez que a quantidade de dados produzidos e gerenciados nas empresas cresce a cada dia. Como solução, o sistema GED consolida todos os documentos da empresa em um repositório digital unificado, eliminando os silos de informação e facilitando o acesso e a gestão documental.
Essa centralização não apenas simplifica os fluxos de trabalho, mas também melhora a colaboração entre equipes, permitindo que informações sejam facilmente compartilhadas e acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento.
Digitalização
A digitalização de documentos é outra vantagem positiva dos sistemas GED. Transformar documentos físicos em digitais facilita processos. Além disso, economiza espaço e preserva a integridade dos documentos, tornando-os mais acessíveis.
Nesse processo, documentos históricos e atuais são salvaguardados contra deterioração física e desastres, ao mesmo tempo em que se promove a sustentabilidade reduzindo a necessidade de papel.
Indexação
A indexação de documentos é o que torna o sistema GED verdadeiramente poderoso em termos de recuperação de informações. Através da aplicação de metadados — como data, tipo de documento, autor, entre outros — a indexação transforma um repositório digital vasto e complexo em um sistema facilmente navegável.
Essa estruturação permite que usuários encontrem exatamente o que precisam em questão de segundos, eliminando longas buscas e aumentando significativamente a produtividade.
Controle de acesso
Quanto ao controle de acesso, esta particularidade assegura que informações e dados sensíveis sejam protegidos e acessíveis apenas por pessoas autorizadas. O GED possibilita a configuração de permissões detalhadas, o que é crucial para a conformidade e a segurança da informação.
Isso significa que documentos confidenciais são mantidos seguros, enquanto ainda se mantém a flexibilidade necessária para o fluxo de trabalho.
Segurança da informação
Por fim, a segurança da informação, ampliada pelo GED, vai além do controle de acesso. Com funcionalidades como criptografia de dados, backups automáticos e proteção contra invasões, os sistemas GED são projetados para proteger as informações contra uma ampla gama de ameaças digitais.
Implementar um sistema GED é um processo que requer planejamento cuidadoso e execução meticulosa. Começa com a definição clara dos objetivos da empresa e a seleção de um sistema que atenda a essas necessidades. A partir disso, vem a fase de preparação e organização para garantir uma transição suave para o digital.
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Publicado originalmente em eBox Digital
